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  • 5 + 1 Strukturpläne: 6 Wege, um dein Projekt zu strukturieren
11.04.2022

Wie kriegst du Ordnung und Struktur in dein Projekt?
Wie erstellst du einen Plan, sodass alles geordnet abläuft? 
Wie schnürst du passende Arbeitspakete für dein Team?

We get you covered: Fertige deinen Strukturplan „WBS“ an

Das Strukturexperiment

WBS? Was Bitte-Schön soll das denn genau sein? 😉

Hinter WBS steckt das etwas sperrige Wortkonstrukt ,Work Breakdown Structure‘. Also ,Arbeitspaketstruktur‘ oder der offizielle deutsche Begriff ,Projektstrukturplan‘. Die Produktstruktur oder Produktarchitektur beschreibt, aus welchen Komponenten und Systemen sich ein Produkt zusammensetzt.

Wie bringst du Struktur ins Projekt? 

Damit du für dein Projekt optimal versorgt bist, erstellst du deinen ganz individuell angepassten Projektstrukturplan. Dafür stellen wir uns zuerst die Fragen:


  • Wofür wirst du als Projektmanager:in in egal welchem Projekt angeschaut?
  • Wie wirst du bewertet?


Ich sehe hier zwei Kriterien: Einerseits strukturierst du die Arbeit in deinem Team, andererseits muss der Zeitplan sitzen und aufs Team abgestimmt sein. Das ist der absolute Kern.


Wir werfen hier einen Blick darauf,


… wie du eine geeignete Form zur Strukturierung deines Projekts findest.

… wie du die Projektarbeit auf einzelne Arbeitspakete herunter brichst.

… und ab wann du getrost aufhören kannst, immer noch kleinere Arbeitspakete zu schnüren – damit du nicht wahnsinnig wirst und dich nicht im Kleinklein verlierst.

Arbeitspakete reduzieren Komplexität

Ein Produkt zu entwickeln kann genauso ein Projekt sein, wie eine neue Produktionslinie ins Werk zu stellen oder einen Prozess zu optimieren. Oder ein Event oder eine Marketingkampagne zu realisieren. 

Das heißt: Du wirst versuchen, den Elefanten, dein Projekt, in Scheiben zu schneiden und in Tätigkeiten oder managebare Arbeitspakete zu zerlegen.

Du fragst dich vielleicht: Wo soll man anfangen?

Ganz easy: Wichtig ist nur, die Arbeit strukturiert zu zerlegen.


So reduzierst du die Komplexität. Und dadurch erkennst du viel leichter

  • die logischen Abhängigkeiten
  • womit ihr anfangen solltet
  • was parallel abgearbeitet werden kann
  • wo am Ende genau was wieder zusammengeführt werden muss.

Die 100% Regel: alles drin und nix vergessen 

Und weil sich das am Beispiel der Produktstruktur so leicht abbilden und nachvollziehen lässt, ist das eine sehr gängige und beliebte Form, auch die WBS, also die Arbeitspaketstruktur abzubilden.

Dies geschieht in den meisten Fällen im Stile eines Organigramms, also hierarchisch.


Stell dir das mal am Beispiel eines Smartphones vor:

Da stehen dann ganz oben Smartphone und in Eben 2 Hardware, Software und Verpackung ganz oben.
Hardware unterteilt sich dann noch einmal in Handy und Accessoires. Handy unterteilt sich dann in Display, Hülle, Kameras, Speicher usw. Kameras unterteilt sich dann noch einmal in Front und Rückseite usw. So entsteht eine Art Verästelung.

Und da sind wir bei einer ganz wichtigen Stelle angelangt:

Wenn du dein Projekt herunterbrichst und in logische Einheiten zerteilst, beachte die 100% Regel.

Die besagt, dass alle Komponenten je Ebene stets 100% ergeben müssen. Achte beim Herunterbrechen also je Ebene in deinem Diagramm immer auf Vollständigkeit.

„Aus 16 Jahren Erfahrung in Projekten kann ich dir zum Thema Vollständigkeit sagen: die 100% sind immer wichtiger als die Detailtiefe.“

5 + 1 Arten von WBS: 

Es gibt eine ganze Menge an Wegen, um dein Projekt in kleinere Pakete aufzuteilen.


Diese fünf Möglichkeiten, wie du deine Projekte strukturieren kannst, sind:


  1. Produktstruktur-orientiert
  2. Phasen- / Workstream-orientiert
  3. Organisations-orientiert
  4. Standort-orientiert
  5. Sub-Projekt-orientiert
  6. und zuletzt: eine beliebige, geeignete Kombination aus 1 bis 5.
    Beispielsweise Sub-Projekt-orientiert auf der obersten Ebene und darunter in Phasen heruntergebrochen. Oder zunächst in Abteilungen, also Organisations-orientiert und in den Ebenen darunter wiederum Produkt-orientiert. Du entscheidest, was Sinn macht.

Und da kommen wir zu einer weiteren Regel, die du beachten möchtest. Und die dir die Arbeit sehr leicht macht. Eine WBS, ein Projektstrukturplan ist immer Deliverable-orientiert.

Deliverables sind deine Arbeitsergebnisse. Je Ebene und je Paket hast du also immer ein konkretes Resultat vor Augen. Die unterste Ebene deiner Struktur spuckt stets dieses Ergebnis aus.

Falls du mehr hierzu hören möchtest: In dieser Podcast-Folge von „Projektmanagement on demand“ gibt's noch mehr Beispiele und Expertise aus der Praxis dazu! Und in dieser weiteren Podcast-Folge erfährst du, wie du Ergebnissen und Nutzen des Projekts für dein Team ganz transparent formulierst.

An der Stelle nehme ich uns allen die Illusion, dass es den einen goldenen Weg gibt.

 

Daher schauen wir uns jetzt noch weitere Formen an, einen Projektstrukturplan aufzubauen, damit du die gängigsten Varianten kennst und sie mitunter sogar clever zu kombinieren weißt.

Wann sind Arbeitspakete zu kleinteilig?

Auf der alleruntersten Ebene möchtest du mit konkreten Arbeitspaketen enden. Wir sprechen hier von Arbeitspaketen, die an Ergebnissen / Deliverables festgemacht sind, die ihr als Team dann in eine logische Abhängigkeit bringt.


Wann höre ich auf, die Arbeitspakete weiter herunterzubrechen?

Ganz einfach, wenn du die 3 R Regel beachtest:

Die 3 R Regel

Die 3 R Regel besagt, dass du aufhören kannst die Arbeit weiter zu verkleinern, …

  • wenn sie ein eindeutiges Result beschreibt, also ein klares Ergebnis produziert.
  • wenn du eine R wie Responsible Person, also eine Person die für das Ausführen der Arbeit zuständig ist, eindeutig zuordnen kannst. An der Stelle werfe ich kurz ein, dass es einen entscheidenden Unterschied macht ob jemand responsible / zuständig oder accountable / verantwortlich ist. Das beleuchten wir näher in der Podcast-Folge #15 zum Thema Rollen und Verantwortlichkeiten.
  • wenn du die benötigen R wie Ressourcen klar zuordnen kannst. Das sind immer Zeit und Budget, aber auch Materialien. Diese drei Parameter machen das ganze Arbeitspaket auch managbar.

Daran erkennst du eine gute WBS: 

Ihre Struktur erklärt sehr klar die Vision, die Gesamtheit deines Projektes als Übersicht.

Egal welcher Stakeholder deine WBS betrachtet, er/sie sollte daraus schlau werden und erkennen, wie das Projekt untergliedert und aufgebaut ist.

Nimm dir auch gerne noch sechs Minuten für dieses Video zum Struktur-Experiment.
Es zeigt sehr eindrucksvoll auf, warum eine gewisse Struktur so wichtig ist. Und wie du mit einer guten Struktur deine Projektlaufzeit halbieren kannst. Teile das Video und mach das Experiment also ruhig auch mit deinem gesamten Team. Es macht Spaß und ist lehrreich.

Und ein kleiner Tipp aus der Projektpraxis:

Wenn du zu Beginn noch nicht weißt welche Struktur die beste ist, schreib einfach erstmal eine Liste mit allen Aktivitäten auf, die dir einfallen und strukturiere dann.

Viel Erfolg mit den Strukturhilfen, um dein Projekt leichter zu organisieren.

Für mehr Leichtigkeit in der Projektarbeit – und damit auf zur Brillanz!


Tags

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