CS_Podcast #20 Was tun gegen Dauerstress im Projekt – Teil 1 (entdecke deine Mañana-Kompetenz)

ShowNotes:
Grafik zum Stresspegel im Job zum Download
Meine Mañana-Kompetenz als Schaubild zur Ansicht

#20 Was tun gegen Dauerstress im Projekt – Teil 1 (entdecke deine Mañana-Kompetenz)

Die Ausgangssituation kennen wir alle
Du bist vermutlich nicht allein mit dieser neuen Ausgangssituation: In deinem Unternehmen wurden viele Projekte während der Corona-Krise auf „hold“ gesetzt. Nur die absoluten Prio-Themen habt ihr weiterverfolgt.

Darüber hinaus habt ihr sehr wahrscheinlich lediglich solche Initiativen und Projekte neu ins Leben gerufen, die unbedingt nötig waren, um auf die neue Situation angemessen zu reagieren und den notwendigen Wandel zu unterstützen. Ein vielbeachtetes Beispiel hierfür ist sicher die IT-seitige Umstellung auf Arbeiten von Zuhause und die Digitalisierung von ehemals nur offline verfügbaren Abläufen, Angeboten und Services. Zudem könnte es gut sein, dass auch Produktneuentwicklungen bei dir im Unternehmen angeschoben wurden. Denn auch hier mussten sich die meisten von uns auf einen sich teilweise dramatisch veränderten Bedarf der Kunden anpassen. Gar nicht reden möchte ich über diverse Programme zur Kosteneinsparung an allen Ecken und Enden. Im weiteren Sinne fällt unter dringliche, neue Projekte sicher auch die Verlagerung von Sales- und Marketingkampagnen in die Welt der Sozialen Medien. Je nach Branche wirst du jetzt zu Recht sagen, können wir beide die Aufzählung gut und gerne noch ein wenig fortsetzen. Das beste an der Situation war wahrscheinlich noch, dass wir alle gemeinsam in dem Schlamassel steckten.

Die Herausforderung #Neustart
Nun, mit etwas mehr Kontrolle über die Lage und ersten positiven Indikatoren eines „neuen Normal“, werden die zu Beginn der Krise auf Eis gelegten Projekte plötzlich wieder aufgenommen. Stück für Stück kommen sie (wie selbstverständlich) auf die ohnehin bestehenden Aufgaben und in der Zwischenzeit neu gestarteten Initiativen obendrauf. Denn, so hören wir es vielerorts will jetzt der „Turnaround“ geschafft werden. „Mit vereinten Kräften aus der Krise“ heißt es; aus der gleichzeitig nützliche Lehren gezogen werden sollen. Natürlich. Immerhin hängt die Zukunft der Firma hängt davon ab. Der Erwartungsdruck ist hoch.

UND, neben den Umstellungen in der Arbeit, bestehen weiterhin Einschränkungen in unserem Privatleben. Das sorgt natürlich für zusätzliche Stressfaktoren, die dich wie mich in unserem Job beeinflussen und deine Leistungsfähigkeit beeinträchtigen können. Und damit sind wir mitten beim Thema Stressbewältigung im Projekt und Leistungsfähigkeit trotz Dauerstress. Extrem relevant, extrem spannend, extrem mächtig ist da Thema. Und so ist dies hier Teil eins der Doppelfolge zum Thema Stress, in der wir gemeinsam folgende 5 Kernfragen beleuchten wollen.

Die Kernfragen
Dieser Artikel wird folgende Kernfragen beleuchten:

  1. Was sind eigentlich die Top Stressfaktoren im Projekt?
  2. Wie bleibst du leistungsfähig in einer von Dauerstress geprägten Zeit?
  3. Wie gehst du mit dem Erwartungsdruck um, der aus der neuen Lage entsteht?
  4. Wie behältst du den Fokus für die Dinge bei, die dir wichtig sind?
  5. Wie begegnest du auch künftigen Herausforderungen – mit mehr Gelassenheit und Souveränität?

Denn die Covid-19 Situation hält sicher noch ein paar Überraschungen für uns bereit.

Projekte sind mehr als lediglich Prozesse, Methoden und Tools. Nirgends wird dies deutlicher erkennbar als in stressigen Situationen. Da braucht es vor allem erst einmal den gesunden Blick auf sich selbst und mentale Stärke. Und es braucht Fähigkeiten, die deine eigene Leistungsfähigkeit dauerhaft erhalten und dir so zu mehr Gelassenheit trotz Stress und Souveränität im Umgang damit verhelfen. Doch wie entsteht Souveränität?

Die Antwort darauf möchte ich als Kernbotschaft dieser Folge gleich voranstellen, damit wir uns dann um das WIE GENAU kümmern können: Souveränität entsteht dann, wenn dir verschiedene Handlungsoptionen zur Bewältigung deiner Herausforderung zur Verfügung stehen. Dann kannst du die für dich und die Situation passende Strategie wählen.

Wie kommst du da also hin? Die vier Möglichkeiten, die du immer hast, um mit jedweder Art von Situation umzugehen (und die kennst du bereits aus Folge #12 als wir sie im Zuge der Risikobewältigungsstrategien näher betrachtet haben – hör da gerne nochmal rein), sind:

  1. Dich erkennend distanzieren.
    Es geht als darum, sich aus der Situation zu befreien, bspw. durch eine berufliche Neuorientierung.
  2. Dich liebend damit identifizieren.
    Was wohl sehr schwer fällt, wenn du den Stress als belastend erlebst.
  3. Die neue Situation als Regel anerkennen, um dich fortan danach zu richten.
    Also einen systematischen Weg des Umgangs damit finden, statt jedes Mal neu vor der Herausforderung zu stehen und zu fragen: „Wie fange ich an?“ Denn die Stressoren werden nicht einfach verschwinden. Das ist in meinen Augen der erste Schritt: Die Einsicht als Grundlage. Und damit beschäftigt sich diese Podcastfolge sozusagen als Teil 1 der Lösung.
  4. Und Handlungsoption Nummer 4: Versuchen, die Situation deinen Wünschen entsprechend zu verändern. Das ist in meinen Augen der zweite Schritt und meint die notwendige Veränderung. Damit beschäftigen wir uns in der nächsten Podcastfolge, also Teil 2 dieser Doppelfolge.

Bist du bereit? Zettel und Stift am Start? Dann starten wir gemeinsam durch. Stress ist natürlich kein Phänomen, das die Projektwelt gepachtet hat. In anderen Berufsbildern, wie im operativen Geschäft bspw. die Logistik oder die Produktion, gibt es genauso Stress. Doch dort sind es eher Stress-Spitzen oder Stress-Situationen. Nämlich dann, wenn in der täglichen Arbeit ungewünschte Ereignisse den üblichen Ablauf und die gewohnte Routine stören. Solche Störungen könne beispielsweise plötzliche Versorgungsengpässe von Lieferanten sein, durch die das Band in der Produktion stillzustehen droht. Dann schnellt der Stresspegel der Beteiligten schnell nach oben. Es wird fieberhaft nach Lösungen gesucht den Schaden abzuwenden. Sobald die Lösung gefunden ist, heißt es: zurück in den Normalbetrieb.

In den Shownotes habe ich dir dazu eine Grafik bereitgestellt, die genau dieses Phänomen verdeutlichen soll. Du kannst sie aber auch schnell selber auf deinem Blatt skribbeln. Nimm dein Blatt am besten quer und zeichne eine X und eine Y Achse, die sich ganz links im Nullpunkt treffen. Die Y Achse repräsentiert dein Stressniveau. Im Nullpunkt ist das bei Null, ganz oben ist dein Stresspegel extrem hoch.

Die X Achse steht für den Zeitverlauf. Nun kannst du gerne von links beginnend die Kurve einzeichnen, wie wir sie gerade für den operativen Job in der Produktion beschrieben haben. Du startets verhältnismäßig niedrig und in Situationen in denen es Abweichungen gibt und schnell reagiert werden muss entstehen in unregelmäßigen Abständen Stressspitzen, deine Kurve schlägt also plötzlich nach oben aus, um dann mit der Lösung des Problems wieder schnell abzuflachen. Back to normal, zurück also auf Normalnivieau.

Schauen wir in die Welt der Projekte, in dein Projekt, ist das besondere am Stress dort dessen dauerhafter, permanenter Charakter. Sicher gibt es auch in deinem Projekt immer mal Stressspitzen, doch vor allem ist es das Grundniveau, das besonders hoch ist und das fast nie unter einen bestimmten Pegel abfällt.

Die Ursachen haben wir beide schnell gefunden: 90% (frech geschätzt) haben den Genfehler, zu spät zu starten. Die Zeitplanung ist von Anfang an nicht realistisch. Wider besseren Wissens gilt ab Tag 1, bewusst faule Kompromisse einzugehen und erhebliche Risiken in Kauf zu nehmen, statt einen tatsächlich fundierten und realistischen Zeitplan zu verfolgen. Mit Projektstart heißt es noch: „Ja uns ist bewusst, wir sind spät dran.“ Eine Woche später schon wird sich laut gewundert: „Warum ist das nicht längst schon fertig?!“ Kein Wunder, dass dir das die Sprache verschlägt, dich ratlos bis frustriert zurücklässt und dir und deinem Team völlig unlogisch und nicht selten sinnbefreit vorkommt. Die Widersprüche beginnen sich zu stapeln. Wenn dir der Teil bekannt vorkommt, in Folge #17 zu Meilensteinen und Bottlenecks sind wir genau da tiefer ins Zeitmanagement eingestiegen.

Doch zurück zu dem zu spät gestartet Projekt. Es ist dir bereits klar, wer dafür den Kopf hinhält, oder? Du natürlich, als Projektleiter:in. Du trägst die Verantwortung für die Erreichung des Projektziels. Und da wird der Stress nicht weniger, wenn du dir bewusst machst, dass in Projekten die strategisch relevanten Unternehmensziele realisiert werden. Das bringt Exponiertheit, Visibilität und extrem hohen, Erwartungsdruck mit sich, den du natürlich auch spüren kannst.

Oft reichen die Abhängigkeiten durch die halbe Organisation und bis in die obersten Managementebenen. Der Neuigkeitscharakter von Projekten bringt zusätzliche Komplexität und stets unbekanntes Terrain, auf dem sich das gesamte Projektteam bewegt. Änderungen und Komplikationen sind vorprogrammiert, aber selten erwünscht. Dazu darfst du dann in Review-Meetings mit dem Management Stellung nehmen.

Ungewollt manövriert dich das mit Beginn des Projekts in eine Rechtfertigungsposition. Und damit kein Ende. Nicht selten werden wichtige Entscheidungen auf die lange Bank geschoben oder schon kurz nach Beschluss wieder revidiert. Dein Handlungsspielraum wird so immer wieder beschränkt. Das Stressniveau steigt. Willkommen in der Welt meines Projekts höre ich dich sagen. Und ich kann dich so gut verstehen. Ging mir in den letzten 15 Jahren selten anders.

Werfen wir einen Blick auf die Forschung, so kennt diese inzwischen die typischen Auslöser von belastendem Dauerstress. Maja Storch und Gunter Frank schreiben darüber in ihrem Buch „Die Mañana-Kompetenz“ (das verlinke ich dir einfach, denn es wird noch eine zentrale Rolle spielen). Alle dort aufgeführten Auslöser mit starkem Projektbezug habe ich dir hier schon mal aufgeführt:

  • Da haben wir hohe Anforderungen, ohne selbst Entscheidungsspielraum zu haben
  • Genau wie wenn du kaum Kontrolle über deine eigene Arbeitssituation hast
  • Auslöser für Stress ist auch die fehlende Aussicht für deine Anstrengungen auch belohnt zu werden
  • Genau wie fehlende Wertschätzung und Anerkennung von Kollegen
  • Und das Gefühl selbst nichts entscheidendes beitragen zu können

Oft geht damit eine Hoffnungslosigkeit einher, die bei gleichzeitig stark ausgeprägter Leistungsmotivation deinerseits zum echt giftigen Cocktail wird.

Wie gehst du nun damit um? Wie findest du einen gesunden Umgang mit dieser Situation, wenn keine Hoffnung besteht, dass sie sich der Stress in Luft auflöst?  So schwer es fällt dies zu akzeptieren, es hilft anfangs definitiv, sich davon persönlich zu distanzieren. Es ist nicht deine Schuld, es liegt nicht an dir. Es ist so wie es ist, der Stress liegt in der Natur der Sache und du bist okay.

Diese Haltung klärt deinen Blick für den Fokus auf die wichtigen Ergebnisse und Meilensteine im Projekt. Das macht dich handlungsfähig. Und Handlung heißt Aktion. Und in Aktion wiederum verspüren wir weniger Angst als vorab, als wir uns im Kopf noch alles Mögliche zusammenreimen konnten. Packen wir es also an und tun etwas dagegen.

Schritt 1, die Einsicht, will dich also ganz grundlegend erste einmal in Handlungsfähigkeit versetzen. Damit du für das Handeln dann auch noch Energie hast, brauchen selbst Power Menschen auch mal Pause, um neue Kraft zu sammeln. Wie oben beschrieben kann ich dazu das Buch „Die Mañana-Kompetenz“ absolut empfehlen.

Darin geht es bspw. darum, herauszufinden, was Pause für dich bedeutet und wie du wirklich zur Ruhe kommst, um Energie zu tanken. Die einen können wunderbar im Liegestuhl am Strand entspannen und ihre Batterien dabei auffüllen. Die anderen halten das nicht aus und können keine 30 Minuten stillhalten. Das stresst sie.

Zu denen gehöre ich auch. Für mich ist Ruhe etwas anderes. Ruhe für mich ist beispielsweise, wenn ich etwas tue, das ich gerne mache und dabei nicht befürchten muss, gestört zu werden. Ich veranschauliche das gerne mit einem Beispiel: meine Frau und ich (yes du hörst richtig, ich bin seit kurzem verheiratet, yeiiih). Also meine Frau und ich sind ganz allein am Strand. Sie schläft oder liest im Liegestuhl und ich baue im Sand eine Formel 1 Strecke aus Steinen und Sand. Danach sind ihre genau wie meine Batterien wieder aufgeladen. Dasselbe passiert, wenn ich Musik höre. Wunderbar schweifen dann meine Gedanken und ich kann mich von der stressauslösenden Situation auch emotional distanzieren und den Stress-TV in meinem Kopf abschalten.

Jede:r von uns, also auch du hat mehrerer solcher Mañana-Kompetenzen: Sport, Saunieren, ein Schaumbad, Computerspielen, ein Museum besuchen, das Spektrum ist extrem weit wie individuell. Doch es sind immer wieder dieselben Kategorien und Muster für einen selbst, die dahinterstecken. Und diese sind sowohl Teil der Einsicht (dich selbst besser kennenzulernen) als auch Handlungsoptionen in einem.

Damit das griffig und anschaulich wird, habe ich dir mein Muster und meine Handlungsoptionen, respektive Mañana-Kompetenzen als Grafik mit in den Shownotes eingefügt. Das Muster sind die Fragen, die zur Handlungsoption führen. Je nach Bedürfnislage und Situation kann mein Energietanken dann durch ganz verschiedene Aktivitäten erfolgen.

Zu einer meiner absoluten Lieblingstätigkeiten gehört es Sand mit Pinzette zu sortieren. Also nicht irgendwelcher Sand. Der Sand ist von einer Vulkaninsel auf der ich vor einem Jahr im Urlaub war. Es ist also ganz schwarzer Sand und er ist voller grüner Olivin-Kristalle. Und genau die sortiere ich raus. Dabei kann ich herrlich abschalten, brauche dennoch Konzentration sodass meine Gedanken nicht in einem stetigen Karussell rotieren können und das Ergebnis lässt sich auch sehen. Ein Gals voller in der Sonne grün schimmernden Olivin-Kristalle. Andere schleifen sie und machen daraus Schmuck. Sie sind also echt schön. Und das baut ganz herrlich meinen Stress ab.

Nicht nur wegen solcher tollen Nebeneffekte ist das Buch von Maja Storch und Gunter Frank in meinen Augen eine ganz erstklassige Burnout-Prävention zum besten Preis-Leistungsverhältnis ever. Im Buch ist sogar ein Selbsttest enthalten. Du bekommst also wirklich Antworten und Handlungsoptionen an die Hand. Und, das hatten wir ja eingangs, diese Handlungsoptionen verleihen dir Souveränität.

Soweit Teil1 der Doppelfolge zum Umgang mit Stress im Projekt in der wir beleuchtet haben, was die Top Stressfaktoren im Projekt sind und wir du Energie tankst in einer von Dauerstress geprägten Zeit, um mit dem hohen Erwartungsdruck umzugehen, den so eine Krise wie sie das Covid-19 Virus in der Folge ausgelöst hat mit sich bringt.

In Teil 2 wird es darum gehen, wie du in stressigen Projekten den Fokus für die Dinge behältst, die dir wichtig sind und wie du auch künftigen Herausforderungen mit mehr Gelassenheit begegnest.

Ich hoffe Teil 1 war schon mal nach deinem Geschmack und würde mich freuen, wenn du auch in die nächste Folge wieder reinhörst. Bis dahin wünsche ich dir viel Spaß beim brainstormen, was wohl deine Manana-Kompetenzen sind, wie du also deine Akkus ganz bewusst wieder auffüllst.

Damit sage ich meinen herzlichen Dank für deine Aufmerksamkeit und verabschiede mich wie gewohnt mit den Worten auf zur Brillanz!


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