CS Podcast #31 Große Leader lösen große Probleme – Problemlösungstechniken Teil 1

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Next Level Project Skills

#31 Große Leader lösen große Probleme – Problemlösungstechniken Teil 1

Tony Robbins sagt: Wahre Leader, also Führungspersönlichkeiten, sind Personen, die in der Lage sind, große Probleme zu lösen. Und ich erzähle dir nix Neues, wenn ich sage, dass deine Problemlösungskompetenz in Projekten immer wieder auf die Probe gestellt wird. Das Unerwartete ist vielleicht nicht an der Tagesordnung, aber ein Projekt ohne Probleme und plötzlich, unerwartet auftretende Risiken wäre kein Projekt.

In der Podcastfolgen heute geht es um Erfolgsfaktor Nummer 4 in der Umsetzung von Projekten und die Kernfrage:

Wie gelingt es dir, gemeinsam mit deinem Team, komplexe Probleme im Projekt zu lösen?

Dazu mitgebracht habe ich meine Lieblingsmethoden und Techniken. Heute geht es um die erste, das Ishikawa-Diagramm. Das ist zu meiner Lieblingsmethode geworden, weil es so universell anwendbar und einfach zu erklären und durchzuführen ist, dass es mir fast in jedem meiner Stationen in der Laufbahn als Projekt Manager begegnet ist.

Namensgeber: Japanischer Wissenschaftler – Methode aus dem Qualitätsmanagement (ist auch eine Domain/Knowledge Area lt. PMI im klassischen PM Standard)

  • Auch Fishbone Diagramm. Oder Ursache-Wirkung-Diagramm
  • Alle Problemursachen sollen identifiziert und ihre Abhängigkeiten dargestellt werden.
  • Darstellung als Fisch-Skelett.
  • Der Fisch stinkt immer vom Kopf her, wissen wir alle – also setzt du dort das Problem ein.
  • Haupt-und Nebenursachen identifizieren.
  • Alle 6 Dimensionen aufzählen – 6 M – zeichnen lassen!!!.
  1. Mensch
  2. Maschinen
  3. Milieu (meint Umwelt)
  4. Material
  5. Methoden (inkl. Prozesse, Tools)
  6. Management/Messung

Alle 6 Dimensionen an einem Beispiel erläutern – in meiner Zeit bei Danone

  • Das Problem: 1h Testlauf für Neuproduktentwicklung – ab und an keine Etiketten auf den Actimel Flaschen
  • Die Ursachen galt es nun herauszufinden.
  • Also: Stück für Stück alle Leute, die im Prozess beteiligt waren involviert
  • Operator an der Linie – Auffälligkeiten/was anders gemacht/gelaufen als sonst.
  • Schichtleiter – habt ihr schon was versucht zu unternehmen? Was macht ihr üblicherweise.
  • Techniker – irgend ne Idee – kennst du das Problem, was ist üblicherweise die Ursache.
  • Material Planer – welche Materialien /Mat.nummern) haben wir tatsächlich eingesetzt.
  • Q und R&D bzgl. Spezifikation einbeziehen.
  • Process Optimization Manager für Packaging. Hat Überblick über alle Materialien.
  • Ich als Projektleiter, weil es eine Neuentwicklung unter meiner Verantwortung betraf.
  • Performance Manager – Protokolle aller Läufe an der Linie aus den letzten 2 Wochen mit den Statistiken zu aufgetretenen Problemen.
  • Ursachen-Brainstorming ergab zukzessive folgendes Bild.

Maschinen: Eine Auffälligkeit: voller Kleber – da stimmt ggf. was nicht bei der Klebereinspritzung

Material: neu im neuen Produkt – Spezifikation die geliefert wurde weicht vom Datenblatt ab

Mensch: Nichts – Keine Bedienfehler – nichts anders gemacht als sonst

Milieu (meint Umwelt): Material nicht 24h vorher in der Produktionshalle zur Akklimatisierung aus der Lagerhalle

Methoden (inkl. Prozesse, Tools): Stumpfe Messer, die die Labels auf der Rolle nach und nach voneinander trennen

Management/Messung: Keine Messfehler

  • Ende vom Lied: wir haben vor Ort Messeinrichtung für Q-Checks anschaffen müssen, weil mit dem bloßen Auge nicht zu erkannt werden konnte, dass es dort minimale Abweichungen bei Materialdicke und Oberflächen-Friktions-Koeffizient gibt.
  • Messer an den Maschinen öfter warten.
  • Lieferant musste nachbessern (Grenzwerte für Q-Abweichungen) – Vorteil: für bestehende Materialien wurde dasselbe gemacht – es stellte sich nämlich heraus das wir auch mit anderen Standard-Materialien Probleme hatten – die Korrektur hat auch dort dazu geführt, dass die Maschinen weniger oft stillstanden – die Overall Efficiency / Effizienz der Laufzeit der Produktion konnte so gesteigert werden – was den Stückpreis für die Herstellung reduzierte – ein mehrere 100k Saving für den Standort (kein Wunder, wenn knapp 4 Mio. Flaschen am Tag produziert werden).
  • Vorteile der Methode
    • Super für Brainstorming im Team
    • Super zur Visualisierung von sonst sehr kognitiven Überlegungen und Zusammenhängen
    • Und damit auch super Diskussionsgrundlage, um weitere Experten:innen hinzuzuziehen
    • Super, weil man keine Dimension/keinen Aspekt vergisst – siehe 100% Regel – und damit weniger wahrscheinlich etwas Wichtiges übersieht – es ist also ein Brainstorming mit einem wortwörtlich vielseitigen System & einer simplen Struktur
    • Was ein Vorteil in sich ist – die Methode ist super simpel & macht sie damit flexibel und schnell einsetzbar bzw. nutzbar
    • Es gibt keine Vorgaben zur Detailtiefe (alle Beiträge werde berücksichtigt).
  • Nachteile und Grezen der Methode
    • Wobei diese Detailtiefe auch zum Nachteil werden kann
      • Es kann sehr schnell sehr viel zusammenkommen und dann unübersichtlich werden (egal ob it Posits offline an ner Metaplanwand oder digital auf einem Whiteboard)
      • Dann muss wieder sortiert werden – was gehört auf welche Ebene
      • Und es braucht auf jeden Fall eine Priorisierung, um den Überblick zu bewahren, was nun konkret daraus abgeleitet werden kann
      • Wobei am Ende eh priorisiert werden muss – am besten im Hinblick darauf, wie groß du/ihr schätzt, dass der Anteil als Ursache am Problem ist.
    • Es ist ein Ursachen-Finde-Tool, kein Lösungstool
      • Es fehlt also noch der Transfer bzgl. Was jetzt zu tun ist
    • Was dazu führen kann, dass wenn man immer tiefer gräbt (Ursache von Ursachen) alles nur noch unübersichtlicher wird
      • für komplexe Probleme also weniger geeignet
      • außer wenn das Problem in weitere, Sub-Probleme zerlegt wird und du 2 oder mehr separate Diagramme erstellt
    • Abhängigkeiten darzustellen, wenn sehr viele Ursachen identifiziert wurden, kann zusätzlich zur Unübersichtlichkeit beitragen
      • Gerade Wechselwirkungen (also eine Ursache bedingt die andere) lassen sich so zunächst überhaupt nicht schön erkennen/darstellen – natürlich kannst du tricksen und sagen, Ursachen die einander bedingen bekommen die selbe Farbe der Post-its oder werden mit Klebepunkten o.Ä. markiert
    • Nie vergessen
      • Ihr sucht nicht alle Gründe/Ursachen, sondern die, die ein echter Hebel sind
      • Also ruhig auch zwischendurch immer wieder bereinigen, was ihr gefunden habt und die Spreu vom Weizen trennen

Tipp und Kernbotschaft in einem: Bei aller Komplexität und Vielschichtigkeit, haltet auch weiter Ausschau nach den einfachen Ursachen und Lösungen für ein komplexes Problem.

  • Die Antwort scheint also ggf. zu simpel und wir wollen sie nicht immer wahr haben, daher übersehen wir sie gerne
  • Oder wird sind gut im Ignorieren, Ablehnen oder zumindest „Kleinmachen“ und ablenken vom Eigentlichen
    • Bspw. wir sollten uns jetzt endlich mal von dieser Maschine oder dem Lieferanten trennen
    • Hard choices, weil unbequem – kommt mit Folgekosten und Aufwand
    • Selbst wenn die Antwort/Lösung auf der Hand liegt
    • Weil uns die Konsequenzen nicht gefallen mögen & die Schritte die demnach einzuleiten sind

Den Link zum Kurs findest du hier. Und wenn du Fragen hast, schreibst du mit einfach.

Damit sind wir am Ende dieser Podcastfolge angelangt. Vielen Dank fürs Reinschalten. Viel Spaß beim Anwenden des Gelernte und …

Auf zur Brillanz!

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