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  • Die vier Gründe für Zeitmangel im Projekt
06.04.2022

Warum immer zu wenig Zeit im Projekt ist ... 
und wie du und dein Team dagegen vorgehen können

An genau vier Dingen mangelt es im Projektmanagement immer wieder. 

Und deshalb haben wir IMMER ZU WENIG ZEIT. Und nichts ändert sich.

Eine Verkettung von Umständen möchte man meinen. Doch welche Umstände genau? Und wie kannst du diese Ketten sprengen?

Schritt Nr. 1: Genau hinschauen.

Beim Lesen der folgenden vier Punkte findest du vielleicht schon die ersten Parallelen zu deinem Projekt. Let’s go! Finden wir heraus, wo bei euch im Team die meiste Zeit flöten geht.


Denn wenn du weißt, wo es hakt, kannst du genau diese Punkte angehen. Dazu habe ich dir jeweils passende Folgen aus meinem Tutorial-Podcast „Projektmanagement on demand“ verlinkt.


Die gibt’s auch als Skripte inkl. Vorlagen und Schaubilder zum Nachlesen, falls du nicht so auf Podcasts stehst.


So kannst du den Zeitmangel bekämpfen und dir und deinem Team bleibt dann hoffentlich mehr Zeit, um alles zu schaffen. Und so führt ihr gemeinsam das Projekt zum Erfolg.

Wie entsteht Zeitmangel in Projekten überhaupt? 

𝟏. 𝐒𝐭𝐫𝐮𝐤𝐭𝐮𝐫:

Oft hapert es an grundlegenden Strukturen.
 
Gibt es ein Kuddelmuddel, wer überhaupt wofür zuständig ist?
Heißt es bei euch statt „gut sortiert“ schnell mal „Chaos“?
Finden sich neue Teammitglieder nicht gleich oder im schlimmsten Fall gar nicht zurecht?

Dann empfehle ich dir diese Podcast-Folgen:

Klare Strukturen erlauben es dir und deinem Team, Arbeit gezielt zu verteilen und effizient wieder zusammenzuführen. Das verschafft euch mehr Zeit, denn es greift Chaos an der Wurzel an und gibt allen im Team eine klare und einheitliche Linie.  

𝟐. 𝐊𝐥𝐚𝐫𝐡𝐞𝐢𝐭:

Klarheit und Transparenz. Ganz klar: Solange Ablenkung, Unsicherheit, Widersprüche und Entscheidungsprobleme bestehen, ist kein Fokus möglich.

Stattdessen möchtest du im Projekt lieber auf nachvollziehbare Ansagen, klar kommunizierte Entscheidungen, überprüfbare Hypothesen und definierte Verantwortungen setzen. Und ohne Ziele und Zweck des Projekts zu kennen, sind wir nur bedingt in der Lage, besonders viel Eigenmotivation aufzubauen.

Also ran an den Speck! In den Folgen kannst du dir anhören, …

𝟑. 𝐌𝐮𝐭

Mutig sein. Das ist so einfach gesagt, aber mit vielen Hürden behaftet. Aber vielleicht hast du auch schon die Erfahrung gemacht: Es lohnt sich. Immer wieder aufs Neue den Mut zusammenzukratzen.


Ja es braucht Mut, um die richtigen Fragen entlang des Weges zu stellen. Denn man könnte ja blöde dastehen oder inkompetent wirken. Daher stellen wir uns die wichtigen Fragen immer wieder selbst und drehen uns dabei im Kreis.


Vielleicht braucht es hier einen kleinen Twist, um die Gedanken und Hürden aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten un dso zu besseren Fragen zu gelangen. Dazu verlinke ich dir eine ganz besondere Podcast-Folge:

𝟒. 𝐆𝐞𝐬𝐭𝐚𝐥𝐭𝐮𝐧𝐠𝐬𝐬𝐩𝐢𝐞𝐥𝐫𝐚𝐮𝐦

Du kennst vielleicht den Spruch und auch die Situation „statt Veränderung zu gestalten, tust du nur verwalten“. Leider zu oft Realität in Projekten. Gerade in schwach ausgeprägten Matrix-Organisationen sind die Projektleiter:innen oft machtlos.

Aber nicht verzagen, um dir Handlungs- und Gestaltungsspielraum zu verschaffen, gibt es ganz praxisnahe Hebel, die du ansetzen kannst. Hier drei davon, handlich in Podcast-Form verpackt:

"Und genau aufgrund dieser vier Faktoren fehlt es uns hinten und vorne an Zeit im Projekt! Die brauchen wir aber so dringend, nicht nur für die eigentlichen Aufgaben. Sondern auch zum Denken und Planen."

– hier habe ich kurz ein Zitat von mir eingefügt. Denn genau darauf kommt es in Projekten an. Damit wir Zeit haben, um die Dinge so gut zu machen, wie wir können.

Wie kann ich besser planen?
Zeitmangel und Dauerstress loswerden:

Leider schieben wir im Real Life ganz schnell unseren Mangel an Zeit vor.

Ein schiefes Zeitmanagement dient ganz wunderbar als Grund, warum wir die Punkte 1 bis 4 nicht umgehend anpacken können.


Nette Zwickmühle, oder?


Wie du und dein Team jetzt trotz Dauerstress ein solides Zeitmanagement ins Projekt bringen?

Was, du bist mit allen hier verlinkten Podcast-Folgen schon durch?


Na da leite ich dich doch mal galant zu einem weiteren Blogbeitrag weiter, der dir zeigt, was du gegen Dauerstress im Projekt unternehmen kannst.


Und du weißt, du kannst mir immer gerne auf LinkedIn schreiben. Ich freue mich drauf, von dir zu hören. Wie läuft’s in deinem Projekt, wo hakt’s?

Projekte machen Spaß und deshalb schlage ich vor: Den Spaß lassen wir uns vom vermeintlichen Zeitmangel nicht vermiesen. Natürlich habe ich nie gesagt, dass das nicht anstrengend und zeitweise unbequem wird. Doch es lohnt sich für dich, ganz sicher. An der Herausforderung wirst du wachsen. Also, lass uns zusammen anpacken und damit auf zur Brillanz!


Tags

Gestaltungsspielraum, Klarheit, Mut, Projekt, projektmanagement, Struktur, Zeit, Zeitmanagement, Zeitmangel


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