Podcast # 10: Der Management-Regelkreis (PDCA Zyklus)

Der PDCA-Zyklus (Management Regelkreis) als Grafik zum Download: https://bit.ly/2WHOBJl

Der Management-Regelkreis (PDCA Zyklus)

Nachdem wir in der letzten Folge das 1. Prinzip (Frontloading) beleuchtet haben, dem du folgen kannst, um auch in solchen Situationen einen belastbaren Zeitplan zu entwickeln, in denen wenig Zeit für ein ausführliches Vorgehen nach Lehrplan ist. Schauen wir uns heute Prinzip zwei an. Und das ist der PDCA Zyklus oder auch Management Regelkreis als all beherrschendes Framework im Projektmanagement, egal ob klassisch oder agil wie bspw. im Scrum. Für mich ist das der größte gemeinsame Nenner aller Projekte.

Kernfragen die dieser Artikel und Podcast beantworten

1. Welches Rahmenwerk kannst du gänzlich unabhängig vom Projekttyp und Gegenstand und Kontext heranziehen, um dein Projekt von Anfang an im Griff zu haben?

2. Und wie macht dieses Rahmenwerk deine Planung immer belastbarer?

Versetzen wir uns gemeinsam in folgende Situation: Dein Projektstart ist reichlich hektisch. Am liebsten solltest du gleich mit der Arbeit beginnen, denn das Projektziel ist super ambitioniert. Für eine ausschweifende Planung gibt es keine Zeit, dein Auftraggeber will Ergebnisse sehen. Lamentieren, das das Projekt viel zu spät initiiert wurde, bringt dich auch nicht weiter.

Also packst du es an. Und brauchst einen Ansatz, der ohne viel Planung und Vorgeplänkel einen recht belastbaren ersten Zeitplan hervorbringt. Kann das überhaupt glücken? Die Antwort ist „mitunter schon“.

Und zwar indem du deinen ersten Plan erstellst, den du dann Stück für Stück nachschärfst. Und das Prinzip worauf dieses Nachschärfen beruht ist ein uraltes – „Learning by Doing“ – oder in die Managementwelt übersetzte Plan-Do-Check-Adjust, kurz PDCA-Zyklus. Ihr kennt sicher auch den Spruch „grow while you go“ also wachse an deinen eigenen Herausforderungen.

In definierten Zyklen (im Agilen sind es die Sprints die bspw. im reinen SCRUM nicht länger als 4 Wochen dauern) durchlauft ihr als Projektteam genau diese 4 Phasen von Planung, Durchführung, Kontrolle und Anpassung. Und lernt so aus dem Erlebten, aus den gemachten Erfahrenen und dem Feedback zum jeweils aktuellen Arbeitsstand. Ich habe mir das zum Motto gemacht und es lautet „Augen auf und durch“.

Damit gehst du dein Projekt iterativ an, drehst bewusst ein paar Schleifen, und adjustierst den Kurs stets nach Bedarf und auf Basis neuster Erkenntnisse. Schauen wir uns die Phasen genauer an, denn die sind deine Lebensversicherung, dein Backbone, dein Rückgrat und wahrscheinlich die einzige Chance das Projekt unabhängig von Gut Glück trotz schlechter Startvoraussetzungen ins Ziel zu führen.

Phase 1 – Plan – Die Planung: Egal wie grob, mach du oder ihr als Team (wenn du schon eines hast) einen Plan, bis wann ihr was erreicht haben wollt und welche Zwischenziele ihr nach und nach auf dem Weg dahin realisiert. Denk an deinen Projektstrukturplan. Bring einfach die Resultate/die Ergebnisse je Zweig in eine Reihenfolge, priorisiert diese, vergebt Zieldaten und starte von hier. Das ist eure Baseline, eure Absprungbasis. Und damit eure Grundhypothese, wie ihr glaubt als Team das Projekt voranzutreiben und zum Erfolg führen zu können. Wenn wir in Teil 3 die Frage beantworten, wie dir ein erster guter Wurf des Zeitplans gelingt, gehe ich noch etwas detaillierter in diese Planungs-Phase. Ganz grob willst du wenigstens das Projekt als Gesamtheit skizziert haben. Und schon etwas mehr im Detail die nächsten paar Wochen, damit ihr auch tatsächlich wie beabsichtigt schnell loslegen könnt.

Danach schließt sich an die Phasen 2 – Do – Die Umsetzung: Während ihr als Team an den ersten Arbeitspakten arbeitet werden euch Fehler in der Ablauflogik auffallen oder gar manche Grundhypothesen ins Wanken geraten. Sammelt diese Erkenntnisse bis zum Ende eures ersten Zyklus und versucht bis dahin den Fokus weiter auf die Ergebnisse, Mehrwert-Maximierung, eure Zwischenziele und den Erkenntniszugewinn zu legen.

Daran schließt sich an Phase 3 – Check – Fortschritts- und Erfolgskontrolle: Nun schaut ihr euch genau an, was ihr wie erreicht habt und wie groß das Delta, also die Abweichung ist. Im Prinzip entspricht diese einer Art Review, wo ihr auf die Ergebnisse blickt. Und ein erstes kleines Lessons Learned oder im Agilen Retrospektive genannt, um die Zusammenarbeit im Team, Abläufe, Schnittstellen und bspw. auch die Kommunikation kritisch zu beleuchten. Also wie gearbeitet wird.

Dieses wird gerne mal weggelassen oder nicht systematisch, sondern eher jeweils dann zum Thema gemacht, wenn es nicht gut läuft und Konflikte zutage treten. Am Ende wollt ihr ja aber vor allem als Team besser funktionieren, sonst hätte es ja kein Projekt gebraucht. Und von den guten Dingen könnt ihr natürlich auch gerne mehr machen. Oder ihr wollt mal eine Idee ausprobieren, die in der ersten Iteration vllt. noch zu abwegig erschien, nun aber durchaus plausibel wäre. In dieser Reflexion des WIE ihr zusammen arbeitet, um WAS zu erreichen liegt oft der größte Hebel, um Ergebnisse von Qualität und Mehrwert für den Kunden in kürzerer Zeit zu erzeugen.

Also sammelt ihr in dieser Phase alle Abweichungen zum geplanten Soll oder auch gewünschten Miteinander. Ggf. müsst ihr auch Änderungen seitens des Kunden oder Auftraggeber an den Zielen oder Rahmenbedingungen beleuchten und überlegen, wie ihr damit umgeht. Wichtig ist, selbst wenn ihr das Ziel erreicht habt, reflektiert wie ihr es erreicht habt und ob ggf. noch mehr gegangen wäre und ihr als Team zu mehr in der Lage gewesen wärt, euch vllt. aber einfach nur aus Unsicherheit zu wenig vorgenommen habt. Wenn ihr so zum Ziel kommt, ok, doch ggf. genügt die Umsetzungsgeschwindigkeit so nicht.

Wie du siehst, hier fließt viel Energie hinein, in den Vorher-Nachher oder Soll-Ist Vergleich. Oft macht den ein Projektteam als Reporting-Element um an den Auftraggeber oder Kunden zu berichten. Ich ermutige euch, macht es zu eurer Messlatte, zu eurem Report, zu eurem Tool, zu eurer Routine. Ihr solltet die ersten sein, die erkennen, dass etwas nicht läuft wie geplant, nicht der Kunde. Und so solltet ihr auch erkennen, wenn ihr verdammt nochmal nen richtig guten Job macht und euch dafür selber Anerkennung schenken, nicht auf den Schulterklopfer vom Vorstand warten. Die sind nämlich eher gewohnt das Haar in der Suppe zu suchen. Warum also warten, sage ich hier mal mit einem Augenzwinkern?

Und damit zur Phase 4 – Adjust – Anpassen bzw. Korrigieren – Hier betrachtet ihr die Abweichung und gewonnen Erkenntnisse und diskutiert mögliche Handlungsalternativen und ob euch etwas fehlt, um die Ziele zu erreichen. Ihr wägt ab, was für Optionen für das weitere Vorgehen ganz grundsätzlich infrage kommen. Darauf wird dann später der Plan angepasst.

Und wie geht es weiter?
Jetzt drückt ihr auf Repeat, Wiederholung. Ihr startet also in den nächsten Zyklus, die nächste Iteration, beginnend mit der Planung. Diese 4 Phasen durchlauft ihr in so vielen und so großen Zyklen wie euch sinnvoll erscheinen bis das Projekt abgeschlossen werden kann. Die Zyklen können dabei durchaus unterschiedlich lang sein und sollten sich nach den Zielen und Ergebnissen richten. Ihr als Team entscheidet.

Kernbotschaft
Und das kann ich nicht genug betonen: Der Buy-In, also die Unterstützung jedes Einzelnen in deinem Team und von den wichtigen Stakeholdern ist wichtiger als dein gesamter Plan, ruf dir das gerne immer wieder vor Augen. Dein erster Blick sollte stets auf das Team, nicht auf den Plan gehen. Das ist meine Kernbotschaft für dich in dieser Folge.

Reflexion
Jetzt könntest du sagen, dass du das mit den Retrospektiven, Reviews und Anpassungen ja permanent und immer mal wieder zwischendurch machen könntest. Doch ist das angesichts der Ausgangssituation von wenig Zeit für die Planung und de Anspruch möglichst schnelle Ergebnisse zu liefern echt ein cleverer Ansatz. Hättest du einen soliden Plan als Ausgangsbasis, ok. Doch in diesem Fall bewegen sich einfach noch zu viele Teile. Die Gefahr ist groß, dass du permanent anpasst, ihr euch im Kleinklein verliert und den Blick vom Mehrwert und den Zielen und Ergebnissen abwendet genau wie vom Team und der Kommunikation und dem Miteinander. Du sitzt dann vor euren Tools und Rechnern und bist ständig damit beschäftigt farbige Boxen die den Status anzeigen von rechts nach links zu schubsen und Linien für Abhängigkeiten zu verschieben und Daten zu änderst und nochmal zu überarbeiten, um damit im Endeffekt unzählige Arbeitsstände zu erzeugen. Ganz schnell passt da vorne und hinten zwischen den verschiedenen Dokumenten nichts mehr zusammen oder es entsteht eine sinnfreie Scheingenauigkeit, die zwei Tage später wieder obsolet ist.

Mein Tipp
Sammelt lieber die wesentlichen Erkenntnisse während der Umsetzungsphase an einem Ort – in einer Liste oder an einem Board – und reflektiert dann alles als Gesamtheit. Und dann passt ihr den Plan in etwas größeren aber dafür ganzheitlichen Stil und mit viel weniger Aufwand ein. Wenn die Zyklen kurz genug gewählt sind, fällt da auch relativ wenig runter. Und so entsteht eure nächste Baseline, die neue Absprungbasis. Und die frierst du wieder bis zum Ende des nächsten Zyklus ein.

Zusammenfassend
lässt sich sagen, dass der PDCA Zyklus nicht nur beliebt ist, wenn wenig Zeit ist. Sondern auch und vor allem, wenn die Sachlage noch teilweise unklar oder zu Beginn unüberschaubar komplex ist. Oder tiefgreifende Änderungen bereits jetzt absehbar sind. Dann braucht es einen extrem flexiblen Ansatz, der es dir und deinem Team ein iteratives Vorgehen erlaubt, schnell aber systematisch fehlende Informationen und neue Erkenntnisse in euren Plan einzubringen. Erst planen, dann ausführen, dann messen/checken/prüfen, dann abwägen, korrigieren und den Plan anpassen.

Daher ist der PDCA Zyklus dein zentrales Strukturelement wie du und dein Team euer Vorgehen im Projekt organisieren könnt und auf Sicht einen ersten Plan stetig systematisch weiterentwickeln könnt. Dabei werden die Änderungen in der Regel immer weniger umfangreich und der Plan stetig stabiler. Was dir und deinem Team auch ermöglicht längere Laufzeiten für die Zyklen zu wählen. Dahingehend seit ihr also frei. Und deshalb findest du auch keine Zeitangaben an der Grafik in den Show Notes.

Ausblick
Und damit leite ich über zu Teil 3 und der Frage, wie dir nun der aller erste Wurf deines Zeitplans gelingt, den du dann überhaupt erst nachschärfen kannst. Alles in eine Folge zu stecken, hätte den Zeitrahmen einfach gesprengt. Daher die 3 Teilung. Meine erste Trologie, yeah. #mächtigStolz

Ich freue mich auf Teil 3 und darauf, wenn du wieder rein hörst.

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