Wie du es schaffst das Projekt von Beginn an im Griff zu haben, selbst wenn der Projektstart mehr als hektisch und das Projektziel super ambitioniert ist:
Was es in solchen Situationen braucht, ist einen Ansatz, der ohne viel Planung und Vorgeplänkel einen recht belastbaren initialen Plan hervorbringt. Kann das überhaupt glücken? Die Antwort: Ja, mit dem PDCA-Zyklus!
Ist dir der Spruch «grow while you go», also wachse an deinen eigenen Herausforderungen, bekannt?
Stell dir vor, ihr als Projektteam durchlauft in einem definierten Zyklus immer diese vier Phasen von Planung, Durchführung, Kontrolle und Anpassung. Auf diese Weise geht ihr euer Projekt iterativ an. Ganz bewusst dreht ihr ein paar Schleifen, und adjustierst den Kurs stets nach Bedarf und auf Basis neuster Erkenntnisse.
Schauen wir uns die Phasen genauer an, denn die sind deine Lebensversicherung, dein Backbone, dein Rückgrat und wahrscheinlich die einzige Chance, das Projekt unabhängig von Gut Glück trotz schlechter Startvoraussetzungen ins Ziel zu führen.
Wie funktioniert der Management-Regelkreis?
Phase 1 – Plan – Die Planung:
Egal wie grob, mach du dir oder ihr euch als Team einen Plan. Bis wann wollt ihr was erreicht haben? Und welche Zwischenziele wollt ihr nach und nach auf dem Weg dahin realisiert?
Das ist eure Baseline, eure Absprungbasis. Denk hier an den Projektstrukturplan! Und damit eure Grundhypothese, wie ihr glaubt, als Team das Projekt voranzutreiben und zum Erfolg führen zu können. Ganz grob willst du wenigstens das Projekt als Gesamtheit skizziert haben.
Phasen 2 – Do – Die Umsetzung:
Während ihr als Team an den ersten Arbeitspakten arbeitet, werden euch Fehler in der Ablauflogik auffallen oder gar manche Grundhypothesen ins Wanken geraten.
Sammelt diese Erkenntnisse bis zum Ende eures ersten Zyklus und versucht bis dahin den Fokus weiter auf die Ergebnisse, Mehrwert-Maximierung, eure Zwischenziele und den Erkenntniszugewinn zu legen. Es gilt die Devise "Speed of Learning".
3. Phase – Check – Fortschritts- und Erfolgskontrolle:
Nun schaut ihr euch genau an, WAS ihr WIE erreicht habt und wie groß das Delta, also die Abweichung ist. Zudem könnten Änderungswünsche an euch herangetragen worden sein.
Im Prinzip entspricht diese Phase einer Art Review, wo ihr auf die Ergebnisse blickt. Und es bietet sich ein Lessons Learned an, oder im agilen Retrospektive genannt, um die Zusammenarbeit im Team, Abläufe, Schnittstellen und bspw. auch die Kommunikation kritisch zu beleuchten.
Wichtig ist, selbst wenn ihr das Ziel erreicht habt, reflektiert WIE ihr es erreicht habt und ob ggf. noch mehr gegangen wäre und ihr als Team zu mehr in der Lage gewesen wärt!
Ich ermutige euch, macht es zu eurer Messlatte, zu eurem Report, zu eurem Tool, zu eurer Routine. Mehr erzähle ich dir dazu in der ausführlichen Podcastfolge!
In der Phase solltet ihr auch erkennen, wenn ihr nen richtig guten Job gemacht habt. Dafür solltet ihr euch acuh selber Anerkennung schenken, statt auf den Schulterklopfer vom Vorstand zu warten.
Adjust – Anpassen bzw. Korrigieren in der 4. Phase:
Hier betrachtet ihr die Abweichung und gewonnen Erkenntnisse und diskutiert mögliche Handlungsalternativen. Wie müsst ihr den initialen Plan anpassen. Fehlt euch etwas, um die Ziele zu erreichen?
Und wie muss es deshalb weiter gehen? Das wird der aktualisierte Plan, ganz pragmatisch. Damit ihr so schnell wie möglich zurück ins Doing kommt.
Und ab da drückt ihr auf Repeat, also Wiederholung. Ihr startet so einen Zyklus nach dem anderen.
Der Unterschied zwischen klassischem Projektmanagement und SCRUM ist gar nicht so groß.
Die folgende Grafik zeigt, wie beide Ansätze, klassisches Projektmanagement und SCRUM in ihrem Voranschreiten durch die verschiedenen Events, gar nicht so verschieden von aneinander sind, wie uns das oft glauben gemacht wird.
Zwei Dinge möchte ich überdies noch ergänzen. Zum einen, dass ein Plan super wichtig ist, weil er Orientierung gibt. Ob es gelingt diesen in die Tat umzusetzen, liegt jedoch an denen, die im Projekt arbeiten. Deren Überzeugung und Motivation ist viel entscheidender als ein bis ins Letzte ausgefuchster Plan (den ggf. niemand befolgt).
Kernbotschaft - und das kann ich nicht genug betonen:
Der Buy-In, also die Unterstützung jedes Einzelnen in deinem Team und von den wichtigen Stakeholdern ist wichtiger als dein gesamter Plan! Dein erster Blick sollte stets auf das Team, nicht auf den Plan gehen.
Und die zweite Sache ist das Ding mit dem Abschluss, also der letzten Phase im Projekt. Meiner Erfahrung nach ist das Ende eines Projekts immer der Beginn des Projekts oder der Arbeit einer/eines anderen. Um dies zu unterstreichen, schlage ich vor, die letzte Phase im Projekt "Handshake" oder "Handover" oder "Transfer" oder "Übergabe" zu nennen. Dann wird auch klar, wen du ganz dringend von Anfang an mit einbinden möchtest. Nämlich die Person(en), die später mit den Ergebnissen aus deinem Projekt weiter arbeiten wollen oder sollen.
Mehr dazu findest du auch in meinem Blogartikel über die Werte und Prinzipien im modernen Projektmanagement.
Lass uns zum PDCA-Zyklus (oder auch Demming Cycle oder Management Regelkreis) reflektieren:
Jetzt könntest du sagen, dass du das mit den Retrospektiven, Reviews und Anpassungen ja permanent und immer mal wieder zwischendurch machen könntest.
Die Gefahr ist groß, dass du permanent anpasst, ihr euch im Kleinklein verliert und den Blick vom Mehrwert und den Zielen und Ergebnissen abwendet, genau wie vom Team und der Kommunikation und dem Miteinander.
Ganz schnell passt da vorne und hinten zwischen den verschiedenen Dokumenten, die so permanenent aktualisiert werden müssen, nichts mehr zusammen oder es entsteht eine sinnfreie Scheingenauigkeit, die zwei Tage später wieder obsolet ist.
Mein Tipp:
Sammelt lieber die wesentlichen Erkenntnisse während der Umsetzungsphase an einem Ort – in einer Liste oder an einem Board – und reflektiert dann alles als Gesamtheit. Wenn die Zyklen kurz genug gewählt sind, fällt da auch nix runter oder entgeht euch. Im Gegenteil, es ergeben sich mitunter Synergien.
Und am Ende eines jeden Zyklus frierst du die Dokumente wieder bis zum Ende des nächsten Zyklus ein.
Daher ist der PDCA Zyklus dein zentrales Strukturelement wie du und dein Team euer Vorgehen im Projekt organisieren könnt und auf Sicht einen ersten Plan stetig systematisch weiterentwickeln könnt.
Was dir und deinem Team auch nach und nach ermöglicht, längere Laufzeiten für die Zyklen zu wählen.
Du willst dir das lieber noch einmal anhören? Super gerne hier!
Oder das ausführliche Podcast-Skript zum Nachlesen? Hier geht es lang.
