Leistungsfähigkeit trotz Stress im Projekt

Ich habe Stress im Projekt! Was tun? 
Richtig anpacken mit deiner Mañana-Kompetenz und der Affektbilanz!

Kennst du diese Situation?

In deinem Unternehmen wurden viele Projekte aufgrund der Corona-Krise teilweise auf "on hold" gesetzt. Nur die absoluten Prio-Themen habt ihr weiterverfolgt.

Darüber hinaus habt ihr in dieser Zeit nur solche Initiativen und Projekte neu ins Leben gerufen, die unbedingt nötig waren, um auf die neue Situation angemessen zu reagieren und den notwendigen Wandel zu unterstützen.

Du bist vermutlich nicht allein mit dieser Ausgangssituation. So ist es in vielen Firmen und in vielen Teams gekommen. 

Ein vielbeachtetes Beispiel hierfür ist sicher die IT-seitige Umstellung auf Arbeiten von Zuhause. Auch die Digitalisierung von ehemals nur offline verfügbaren Abläufen, Angeboten und Services.

Gleichermaßen sehe ich eine große Parallele zu Produktneuentwicklungen. Denn auch hier galt es auf einen sich teilweise dramatisch veränderten Bedarf der Kunden zu reagieren oder Kosteneinsparungen aller Art zu realisieren. Im weiteren Sinne fällt unter dringliche, neue Projekte sicher auch die Verlagerung von Sales- und Marketingkampagnen in die Welt der Sozialen Medien – du siehst: die Aufzählung ließe sich je nach Branche sicher noch etwas erweitern.


Die Herausforderung: Neustart

Mit mehr Kontrolle über die Lage und positiven Indikatoren sind wir im „neuen Normal“ angekommen.
Doch nun, was passiert jetzt?

 
Ach Schreck: Die ruhenden Projekte werden plötzlich wieder aufgenommen. Und kommen teilweise (wie selbstverständlich) auf die ohnehin bestehenden Aufgaben und neu gestarteten Initiativen obendrauf.

„Mit vereinten Kräften aus der Krise“ heißt es; aus der gleichzeitig nützliche Lehren gezogen werden sollen. Die Zukunft der Firma hängt schließlich davon ab.

Der Erwartungsdruck ist hoch. Zudem bestehen neben den Umstellungen in der Arbeit weiterhin Einschränkungen im Privatleben. Das sorgt für zusätzliche Stressfaktoren, die dich in deinem Job beeinflussen und deine Leistungsfähigkeit beeinträchtigen können.

Dauerstress im Projekt: Die Kernfragen auf die es eine Antwort braucht

Dieser Artikel wird folgende Kernfragen beleuchten:

• Was sind die Top-Stressfaktoren im Projekt?
• Wie bleibst du leistungsfähig in einer von Dauerstress geprägten Zeit?
• Wie gehst du mit dem Erwartungsdruck um, der aus der neuen Lage entsteht?
• Wie behältst du den Fokus für die Dinge bei, die dir wichtig sind?
• Wie begegnest du auch künftigen Herausforderungen – mit mehr Gelassenheit und Souveränität?
  

Denn die Covid-19 Pandemie hält vielleicht noch ein paar Überraschungen für uns bereit.

Projekte sind mehr als lediglich Prozesse, Methoden und Tools

Nirgends wird dies deutlicher erkennbar als in stressigen Situationen.

• Da braucht es vor allem erst einmal den gesunden Blick auf sich selbst und mentale Stärke.
  Genau diese Perspektive hat Heiner Boos unglaublich fundiert und anschaulich in einem Artikel herausgearbeitet.
• Und es braucht Fähigkeiten, die deine eigene Leistungsfähigkeit dauerhaft erhalten ...
• ... und dir so zu mehr Gelassenheit trotz Stress und Souveränität im Umgang damit verhelfen.

Okay super - aber wie wird man eigentlich souverän und gelassen?

Souveränität entsteht dann, wenn dir verschiedene Handlungsoptionen zur Bewältigung deiner Herausforderung zur Verfügung stehen. Dann kannst du die für dich und die Situation passende Strategie wählen:

Das Besondere am Stress in Projekten ist dessen dauerhafter, permanenter Charakter. Auch dort gibt es sicher Spitzen, doch vor allem ist es das Grundniveau, das besonders hoch ist und das fast nie unter einen bestimmten Pegel abfällt.

Die Ursachen sind schnell gefunden:

„90% aller Projekte haben den Genfehler, zu spät zu starten.“

- von mir frech geschätzt aus 16 Jahren Projekterfahrung.

Die Zeitplanung ist von Anfang an nicht realistisch.

Kennst du solche oder ähnliche Beispiele aus Projekten? 

• Wider besseren Wissens gilt ab Tag 1, bewusst faule Kompromisse einzugehen und erhebliche Risiken in Kauf zu nehmen, statt einen tatsächlich fundierten und realistischen Zeitplan zu verfolgen. 
• Mit Projektstart heißt es noch: „Ja uns ist bewusst, wir sind spät dran.“ Eine Woche später schon wird sich laut gewundert: „Warum ist das nicht längst schon fertig?!“

Kein Wunder, dass es dir die Sprache verschlägt. Dass solche Situationen dich ratlos bis frustriert zurücklassen und die Projektarbeit dir und deinem Team völlig unlogisch und nicht selten sinnbefreit vorkommt. Die Widersprüche beginnen sich zu stapeln.

Es ist dir bereits klar, wer dafür den Kopf hinhält, oder?
Du natürlich, der oder die Projektleiter:in. Du trägst die Verantwortung für das Projektziel. Und da wird der Stress nicht weniger, wenn du dir bewusst machst, welche strategisch relevanten Unternehmensziele realisiert werden sollen.

Das bringt Exponiertheit, Visibilität und extrem hohen Erwartungsdruck mit sich, den du natürlich auch spüren kannst.

Oft reichen die Abhängigkeiten durch die halbe Organisation und bis in die obersten Managementebenen. Der Neuigkeitscharakter von Projekten bringt zusätzliche Komplexität und stets unbekanntes Terrain, auf dem sich das gesamte Projektteam bewegt. Änderungen und Komplikationen sind vorprogrammiert, aber selten erwünscht. Dazu darfst du dann in Review-Meetings mit dem Management Stellung nehmen.

Ungewollt manövriert dich das mit Beginn des Projekts in eine Rechtfertigungsposition. Und damit kein Ende. Nicht selten werden wichtige Entscheidungen auf die lange Bank geschoben oder schon kurz nach Beschluss wieder revidiert. Dein Handlungsspielraum wird so immer wieder beschränkt. 

Und das bedeutet automatisch:
Das Stressniveau steigt!

Mehr Handlungsfähigkeit dank deiner Mañana-Kompetenz

„Die Forschung kennt inzwischen die typischen Auslöser von belastendem Dauerstress“ schreiben Maja Storch und Gunter Frank in ihrem Buch Die Mañana-Kompetenz. 

Große Empfehlung meinerseits! Das Buch kannst du gern über den affiliated Link beziehen – viel Spaß beim Lesen!

Alle dort aufgeführten und mit starkem Projektbezug habe ich hier noch einmal aufgeführt:

• hohe Anforderungen, ohne selbst Entscheidungsspielraum zu haben
• kaum Kontrolle über die eigene Arbeitssituation
• keine Aussicht, für seine Anstrengungen auch belohnt zu werden
• fehlende Wertschätzung und Anerkennung von Kolleg:innen
• das Gefühl, selbst nichts Entscheidendes beitragen zu können

... und die damit einhergehende Hoffnungslosigkeit bei gleichzeitig stark ausgeprägter Leistungsmotivation.

Wie gehst du nun damit um?
Wie findest du einen gesunden Umgang mit dieser Situation, wenn keine Hoffnung besteht, dass sie sich in Luft auflöst?

So schwer es fällt, dies zu akzeptieren, es hilft anfangs definitiv, sich davon persönlich zu distanzieren.

Es ist nicht deine Schuld, es liegt nicht an dir. Es ist so wie es ist, der Stress liegt in der Natur der Sache und du bist okay.

Diese Haltung:

--> klärt deinen Blick für den Fokus auf die wichtigen Ergebnisse und Meilensteine im Projekt.

--> Das macht dich handlungsfähig.

--> Und Handlung heißt Aktion.

--> Und in Aktion wiederum verspüren wir weniger Angst als vorab, als wir uns im Kopf noch alles Mögliche zusammenreimen konnten.

--> Packen wir es also an und tun etwas dagegen.

Der eben beschriebene Schritt 1, die Einsicht, will dich also ganz grundlegend erste einmal in Handlungsfähigkeit versetzen. Damit du für das Handeln dann auch noch Energie hast, brauchen selbst Power Menschen auch mal Pause, um neue Kraft zu sammeln.

Wie oben beschrieben kann ich dazu das Buch „Die Mañana-Kompetenz“ absolut empfehlen.

Darin geht es bspw. darum, herauszufinden, was Pause für dich bedeutet. Und auch draum, wie du wirklich zur Ruhe kommst, um Energie zu tanken. Die einen können wunderbar im Liegestuhl am Strand entspannen und ihre Batterien dabei auffüllen. Die anderen halten das nicht aus und können keine 30 Minuten stillhalten. Das stresst sie.

Zu den letzteren gehöre ich auch. Für mich ist Ruhe etwas anderes. Ruhe für mich ist beispielsweise, wenn ich etwas tue, das ich gerne mache und dabei nicht befürchten muss, gestört zu werden.
 

Ich veranschauliche das gerne mit einem Beispiel: Meine Frau und ich sind ganz allein am Strand. Sie schläft oder liest im Liegestuhl und ich baue im Sand eine Formel 1 Strecke aus Steinen und Sand. Danach sind ihre genau wie meine Batterien wieder aufgeladen. Dasselbe passiert, wenn ich Musik höre. Wunderbar schweifen dann meine Gedanken und ich kann mich von der stressauslösenden Situation auch emotional distanzieren und den Stress-TV in meinem Kopf abschalten.

Jede:r von uns hat mehrere Mañana-Kompetenzen:

In meinen Augen ist das Buch von Maja Storch und Gunter Frank eine Burnout-Prävention zum besten Preis-Leistungsverhältnis. Es ist sogar ein Selbsttest enthalten.

Du bekommst also wirklich Antworten und Handlungsoptionen an die Hand. Und die verleihen dir Souveränität.

Die  Lösung – Teil 2 – Die notwendige Veränderung

In meinen Augen ist die Brücke von Teil 1 zu Teil 2 folgendes: Sich öffnen und deine eigenen Erfahrungen und Stressempfindungen teilen. 

Teilen? Mit wem denn?

Beispielsweise mit deinem Projektteam oder Vertrauten und Verbündeten. Mit noch viel höherer Wahrscheinlichkeit (höher als wärst du auf dich allein gestellt) gelingt es dir dann, einen schöpferischen Umgang mit der Stresssituation und Komplexität der Lage zu finden.

Womit wir bei Riemanns vierter Handlungsoption sind:

Die Dinge deinen eigenen Wünschen entsprechend zu verändern versuchen.

Jetzt gehst du also den Wandel aktiv an und legst den Grundstein für die notwendigen Veränderungen.
Hier eignet sich die Arbeit mit der persönlichen Affektbilanz ganz hervorragend (in Anlehnung an die Mottoziel-Methode nach Ryba, Pauw, Ginati, Rietmann (Hrsg.) aus Professionell coachen, Beltz Verlag 2014).

Affektbilanz: Ziele auf Motivation und Spaß trimmen

Bevor du damit startest, formulierst du zunächst ein Ziel, das du erreichen möchtest.

Beispielsweise könnte das so lauten: „Künftig achte ich darauf, den Stress nicht permanent in mir anzustauen, sondern lasse regelmäßig Dampf ab.“

Hast du das Ziel formuliert, stellst du dir genau zwei Fragen: 

• Frage Nummer 1: Auf einer Skala von 0 bis 100%, wie viel negative Assoziation löst das Ziel aus?
• Frage Nummer 2: Auf einer Skala von 0 bis 100%, wie attraktiv ist das Ziel? 
  

Starten wir gleich rein:

Frage Nummer 1: Wie viel negative Assoziation löst das Ziel in der Formulierung bei dir aus?
Auf einer Skala von 0 bis 100.

Vielleicht löst die Wendung „Dampf ablassen“ ad-hoc negative Bilder in dir aus. Weil sich vor deinem inneren Auge Szenen abspielen, in denen ihr euch im Team anschreit. Das ist eine negative Assoziation.

Jetzt gilt es, das Ziel umzuformulieren: „regelmäßig Dampfablassen“ ersetzt du dann vielleicht mit „regelmäßig Me-Time machen.“ Das bedeutet: Du planst Zeit nur für dich ein, in der du deine Mañana-Kompetenz trainierst.

Ein anderes Ziel, mit mehr Projektbezug, könnte lauten, dass „du darauf hinsteuerst, dass das gesamte Team und der Auftraggeber für den Zeitplan verantwortlich sind, nicht nur du alleine“. Nun könnte auch das negative Assoziationen auslösen: Beispielsweise, wenn das Ziel nicht konkret genug ist und dir nichts darüber sagt, wie du es genau anpacken und umsetzen kannst. Dann erscheint es dir wenig realistisch bis unlösbar.

In diesem Fall könntest du das Ziel ergänzen – beispielsweise mit einer Formulierung wie: „jetzt gilt es, gemeinsam im Team einen Standard für den Zeitplan zu schaffen, mit dem alle arbeiten und auf den alle permanent Zugriff haben.“

Du hast den Sinn der Übung verstanden:
Negativassoziationen mit dem Ziel? Es darf keine geben!
Gibt es doch welche, formulierst du das Ziel weiter um und verleihst ihm eine affirmative, positive Wendung.

Frage Nummer 2 mit Bezug auf dein Ziel lautet: Wie attraktiv ist das Ziel?

Attraktiv im Sinne von anziehend. Auch hier bewegen wir uns wieder auf der Skala von 0 bis 100.

Um beim Projekt-Beispiel zu bleiben. „Es sind alle verantwortlich“ klingt nach Agilität und einem wahrlich autonomen Projektteam – das gefällt dir, das ist zeitgemäß und attraktiv; super.

„Zeitplan“ hingegen, das klingt eher altbacken und kann in deinen Augen ruhig noch eine Portion „New Work“ vertragen. Es braucht also einen coolen Namen und eine ganz konkrete Aussage dahinter. Wieder formulierst du um.
Sagen wir: der „Zeitplan“ heißt nun „Masterplan zur Realisierung der festgelegten Etappenziele“.

Du siehst, welchen Twist wir hier machen. Du verleihst deinem Ziel Attraktivität. So gewinnt es an Anziehungskraft und ist dadurch zugänglicher für dich selbst; nun willst du es unbedingt erreichen.

So macht Veränderung Spaß. Nichts hält dich mehr zurück, da alle Negativassoziationen aus der Zielsetzung verschwunden sind. Und auf der Skala von 0 bi 100% der positiven Assoziationen befindest du dich mindestens bei 70%. Fein, so steigt deine Motivation. Wenn du es parallel an einem eigenen Beispiel nachvollzogen hast, spürst du es vielleicht sogar schon.

Mit dieser Motivation entsteht innere Sinnstiftung und Klarheit.

So wird das Ziel auch zu deinem Ziel. Und damit entsteht Leichtigkeit.

Und falls du dein Ziel mit mir zusammen formulieren möchtest ...
zur Affektbilanz biete ich dir an:

• Ein Probetraining – für lau
• Eine Podcast-Folge – auch für lau

Ergebnis: gesunder Umgang mit Dauerstress

Souveränität aus Schritt 1 und Leichtigkeit aus Schritt 2:

• Das macht Gelassenheit aus!
• So stehen auch deine Chancen auf einen gesunden Umgang mit Dauerstress wesentlich günstiger. 
• Und damit erhöhst du deine Basis-Resilienz gegenüber unerwarteten Stress-Spitzen. 

Auf diese Weise erhöhst du die Wahrscheinlichkeit , dass du deine Projekte erfolgreich durchführen und zum Abschluss bringen kannst. 

Wenn alles nichts nützt …
Stellt sich trotz aller Bemühungen partout keine Souveränität, keine Leichtigkeit, keine Gelassenheit ein?

Dann spring zurück zu Riemann Handlungsoption Nummer 1: erkennend distanzieren.
In ihrem Blogbeitrag holt dich Heike Nirschl  genau dort ab. Dann wird es Zeit für eine Neuausrichtung, eine Neuorientierung, oder vielleicht einen Jobwechsel.

Viel Spaß beim Weiterlesen und Weiterlernen. Und auf zur Brillanz!