Schlüssel zu moderner Zusammenarbeit. Ade Überlastung.
Projektleitung neu gedacht: Belastungswechsel statt Perspektivwechsel
Wann hast du dich das letzte Mal an etwas festgebissen, ohne voran zu kommen?
Das kann ganz schön frustrierend sein. Die Lösung wäre ein Perspektivwechsel, doch unsere Hartnäckigkeit, Sturheit, Verbissenheit, unser Fokus und unsere Persistenz versperren uns den Blick.
Sonst eine Stärke, ist zu viel des Guten dann eben plötzlich gar nicht mehr so gut.
Wenn also Perspektivwechsel nicht klappt, wie wäre es mit einem Belastungswechsel?
Das Gute daran: Du müsstest nicht loslassen und dich um etwas anderes kümmern, um später mit frischem Blick an dieselbe Aufgabe zu machen. Dafür ist auch gerne mal keine Zeit. Es muss halt JETZT fertig werden.
Doch mal weg von der Meta-Ebene, rein ins Erlebnis: Klettern und Projektmanagement
Sascha und ich waren also Klettern. Genau genommen Bouldern. Um uns aufzuwärmen, schlug Sascha vor, einfach mit der leichtesten Kategorie zu beginnen. Und uns dann sukzessive zu steigern. Also ran an die Wand.
Kategorie 1 ging super easy. Nummer 2 auch noch. Nummer 3 hab ich dann schon öfter probiert, bis es gelang. Bei Kategorie 4 fiel ich immer wieder aus der Wand.
Will heißen, egal wie oft ich's probiert habe, es gelang mir nicht. Allen Tipps von Sascha zum Trotz. Wie zuvor, blieb ich hartnäckig dran. Denn immer, wenn Sascha vorkletterte, sah es ja gar nicht so kniffelig aus.
Nur meine Muskeln wurden so langsam müde.
Und damit wurde es noch schwerer. Und frustrierender.
Dead end.
Dead end? Denkste! Dann folgte der Belastungswechsel
Sascha weiß, was er tut, wenn er andere ans Klettern heranführt und trainiert. Statt mich verbissen in die Frust-Spirale laufen zu lassen, ging er mit mir an eine andere Wand. Andere Route, selber Schwierigkeitsgrad.
Und plötzlich hatte Klettern gar nix mehr mit Kraft zu tun. Bei dieser Kategorie 4 Route ging es nämlich um mein Gleichgewicht und eine Balance meiner Kraft in Bewegung.
Du kannst dir das so vorstellen: Es geht auf den Halterungen stehend von links nach rechts an der Wand entlang. Hängt dein Po raus, fällst du aus der Wand. Gerätst du in Rückenlage, fällst du aus der Wann. Gelingt es dir, den Körperschwerpunkt nahe an der Wand zu halten, schaffst du es ganz easy.
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Es brauchte deutlich mehr Konzentration und Präzision, doch gar keine Kraft, im Gegenteil.
Plötzlich war Kategorie 4 geschafft. Dasselbe Ziel also, jedoch auf anderem Weg. Und statt Frust war da mächtiger Stolz. Für mich ein Aha-Effekt.
Belastungswechsel: Kommen wir zum Transfer ins Projekt
Dieses Mal direkt rein ins Beispiel. Vor 2 Jahren kam unser Sohn in den Waldkindergarten. Bedingung war, dass ich mich im Elternbeirat (EB) engagieren. Bei der ersten EB-Sitzung legt die amtierende Vorsitzende ihr Amt nieder: Es ist einfach zu viel Arbeit und sie schafft das alles nicht mehr. Überlastung!
Kein Wunder, dachte ich mir: Vor der Sitzung stand ich schon auf dem EB-Email-Verteiler. 10 Elternteile und ein krasses E-Mail-Ping-Pong alleine wegen der Agenda für die EB-Sitzung. Und dann stand doch nicht alle in der Themenliste, die in der Sitzung an alle ausgehändigt wurde.
Meine Frage an die Runde: Wie organisiert ihr denn die ganzen Feste von Sankt Martin bis Sommerfest und all die Aufgaben von EB-Kasse bis Geburtstagsgeschenke für die Erzieher:innen?
Die Antwort: Genauso! Per E-Mail mit Anhängen.
Okay, da kann ich helfen und hab auch schon eine Idee wie. Wir können uns das Leben deutlich einfacher machen, so meine Vision und Ansage. Ist schließlich mein Element und meine Profession.
Und so folgte der Belastungswechsel
Ob ich direkt den Vorsitz übernehmen wolle? Wurde ich gefragt.
Gerne erstmal im Tandem mit jemandem, der/die schon länger dabei ist. Ich würde mich gerne darum kümmern, dass wir alle in ein zentrales Dokument reinarbeiten. Und mir einen Überblick verschaffen, wer sich hier eigentlich bisher worum gekümmert hat.
Schon am nächsten Tag stand das Google Sheet mit einer Karteikarte je Event und Thema. Über die nächsten Wochen wurde das von allen mit den Inhalten diverser Dokumente gefüllt, die bisher zirkulierten.
Kernbotschaft:
Frust? Festgefahren? Dead End? Ein kleiner Twist, einmal um das Gebäude rum, ein paar Schräubchen gedreht und die Belastung von A nach B geshiftet: Und schon geht es weiter! Ein bewusst gesetzter Belastungswechsel bringt euch genau da Erleichterung, wo es gerade hakt. Nutzt diesen Schlüssel aus dem 1 x 1 der modernen Zusammenarbeit und steigert eure Effizienz, Lösungsfindungs-Skills und Selbst-/Teamorganisation!
Und meine Vision wurde wahr: Selbstorganisation par Excellence
Weil plötzlich alle einen Link zu einem Dokument hatten, in das alle parallel reinarbeiten konnten, minimierte sich der Abstimmungsaufwand auf ein paar Whatsapp-Nachrichten im gemeinsamen Chat. Zudem musste niemand mehr das Rad für Sankt Martin neu erfinden. Programm und Aufgaben vom Vorjahr waren erfasst. Wir mussten nur noch abändern oder ergänzen, was dieses Jahr anders sein würde.
Wenig später wurde ich echt EB-Vorsitzender. Doch nur für ein halbes Jahr. Einen Vorsitz brauchte des defacto nicht mehr. Das Dokument war nicht meine, sondern unser. Die Aufgaben wurden gemeinsam verteilt und eigenständig wie gut abgestimmt angegangen.
Und je Gruppe im Kindergarten hab es für alle Eltern-Anliegen genau einen Ansprechpartner.
Wenn mal wer nicht konnte, hat er es im Chat mitgeteilt. Und wer anders sprang ein. Das klappt bis heute, zweieinhalb Jahre später.
Von Überlast keine Spur mehr!
Belastungswechsel sei Dank. Pragmatisch und hands-on, mit direktem Effekt. Genau wie ich es mag. Und dank Sascha, habe ich jetzt auch genau den richtigen Begriff für solche Interventionen.
Im Oktober zum PM-Game-Changer-Event bist du dann dran, mit den Aha-Effekten und Wow-Momenten. Dies ist ein Versprechen! 
Wie Sascha aussieht, weißt du ja aus meinem letzten Botschafter-Newsletter. Hier der Beweis (Wabi-Sabi Tattoo), dass Klettern für ihn eine Haltung und Einstellung zum Leben und Streben ist. Wahnsinnig inspirierend.
Ihn kennenzulernen und zu erleben, gönne ich auch dir.
Sei gerne dabei! 
Q&A: Häufige Fragen zu Change Management & Projektarbeit
1. Wie gelingt morderne Selbstorganisation im Projekt?
Eigenmotivation fördern. Und das Rad nicht neu erfinden müssen. In eurer Organisation gibt es sicher schon Vorlagen, Think-Tanks, Infos, die ihr als Katalysatoren nutzen könnt. An denen orientiert ihr euch. Wie beim Belastungswechsel oben: Pragmatisch und hands-on, mit direktem Effekt.
2. Was tun, wenn Projektarbeit feststeckt?
Dann braucht es klare und gute
Teamführung. Nix frontal, sondern einen gemeinsam getragenen Schritt in die richtige Richtung. So schaffst du gemeinsam mit allen Beteiligten einen Belastungswechsel, ganz im Sinne einer modernen Projektkultur mit moderner Zusammenarbeit.
3. Wie lässt sich Projektchaos vermeiden?
Habt ihr im Team schon digitale Tools im Einsatz? Legt euch ein zentrales Dokument zu (z. B. ein Google Sheet wie im Beispiel oben), in das ihr alle reinarbeitet. Als Single-Source-of-Thruth. So behaltet ihr den Überblick, wer sich kümmert. Und ganz konkret: bis wann, was hängt dran, was ist wichtig, etc.
Du hast noch Fragen oder möchtest dich mit mir austauschen?
Keine falsche Scheu, klick gerne in meinen Kalender rein und vereinbar einen kostenlosen Ersttermin mit mir. Oder schreib mir eine Mail an chris(at)pm-botschaft.com.
