Decision Log: So dokumentierst du Projektentscheidungen klar & nachvollziehbar

Das unterschätzte Werkzeug im Projektmanagement: So notierst du Entscheidungen im Projekt

Decision Log für dein Projekt, alle Entscheidungen transparent für alle einsehbar 

Nirgends wird so viel Schindluder getrieben wie bei der Dokumentation von Entscheidungen. Und ganz oft sprechen wir in Projektmeetings immer und immer wieder über dieselben Dinge, die eigentlich schon beschlossene Sache sind. Schluss damit: Hier kommt das Decision Log. 

[4 Minuten Lesezeit]

Wo dokumentierst du Entscheidungen im Projekt?

Wo dokumentierst du eigentlich die Entscheidungen, die in deinen Projekten getroffen werden?


Wahrscheinlich im Meeting-Protokoll. Oder wenn es das nicht gibt, bestimmt zumindest in einer E-Mail an die jeweils betroffenen Personen.

Wenn ihr mit einem PM-Tool arbeitet, nutzt ihr womöglich die Kommentarfunktion in den Tickets bzw. Aufgaben-Kärtchen im Kanban-Board.


Prinzipiell ist das die halbe Miete. Doch ein großer Fehler unterläuft uns auf die Art und Weise dennoch.

Fehlende Übersicht über Projektentscheidungen? You're not alone.

Als ich 2019 meine PMP-Zertifizierung durchlief, habe ich eine Sache vermisst: Einen One-Pager mit sämtlichen Projektmanagement-Deliverables. Also alle Dokumente auf einen Blick, die das PMI zum Managen von Projekten vorschlägt und beschreibt. Also habe ich mir die Übersicht selbst gebaut (wenn du einen Blick drauf werfen willst, voilà).


Dabei ist mir eine zweite Sache aufgefallen: Es gibt kein Dokument, das in irgendeiner Art getroffene Entscheidungen dokumentiert.

Die Realität: Entscheidungen all over the place

Dabei ist mir in meinen eigenen Projekten genau das schmerzlich auf die Füße gefallen. Denn Entscheidungen wurden all over the place getroffen und protokolliert:


  • In spießigen Word-Protokollen aus dem Lenkungskreis
  • In freestyle One-Note-Listen der Projektbeteiligten
  • In Textwänden, die nach Projektmeetings verteilt wurden
  • In fancy PowerPoint-Dokumentationen von Workshops
Und genau das war das Problem: Alle Entscheidungen zu einem Projekt auf einen Blick? Gab es nicht!

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Drei nervige Phänomene, die du mit einem Decision Log löst

Das hat zu drei klassischen Problemen geführt:

  1. „War da nicht irgendwas?“
    → Wir diskutieren in Meetings immer wieder dieselben Themen, weil keiner mehr weiß, ob und was entschieden wurde.
  2. „War das nicht so und so?“
    → Entscheidungen werden interpretiert, als gäbe es sie gar nicht schriftlich. Jeder hat seine eigene Version.
  3. „Heute hü, morgen hopp.“
    → Entscheidungen werden nie wirklich verbindlich getroffen – was gestern galt, ist heute schon wieder Makulatur.

Mein Weg: Eine eigene Spalte für das Decision Log

Ich war das bald leid. Es war ineffizient, es nervte. Und ich machte mich ja selbst als Projektleiter nur unglaubwürdig.


Also habe ich – Pragmatiker, der ich bin – eine Spalte in unserer Zeit- und Arbeitspaketplanung eingefügt. Titel: Decision Log.


Und hier kamen sie alle rein. Sämtliche Entscheidungen, mir völlig egal aus welchem Meeting oder Gremium, habe ich dort dokumentiert.

Weiterführendes Wissen findest du hier:

So wird das Decision Log Teil deiner Projektstruktur

Meistens hatten die Entscheidungen ja ohnehin direkt etwas mit einem konkreten Arbeitspaket zu tun (Spezifikationen, Make-or-Buy, Budget/Ressource, Timing, ...).


Wenn sie das gesamte Projekt betrafen, habe ich sie an die jeweilige Projektphase gehängt (Meilensteinverschiebung, Out-of-Scope-Umfänge, Scope-Changes, Team-Setup, ...).

Was bringt das alles?

Die Vorteile wurden sehr schnell spürbar:


Weniger im Kreis drehen: Nicht nur haben wir uns gefühlt weniger im Kreis, um uns selbst oder die typischen „zwei Schritte vor und einen zurück“ bewegt.


Weniger Suchen: Endlich habe ich mir die teilweise echt lästige Suche nach Beschlüssen gespart, i. S. v. wo stand das gleich nochmal? Und wie genau war das formuliert?


Transparenz für alle Beteiligten: Auch alle anderen konnten alles nachvollziehen, ganz unabhängig von mir oder ob sie im jeweiligen Entscheidungs-Meeting dabei waren.


Projekt-Onboarding: Und wer neu im Projekt war, konnte sehr viel schöner die Evolution des Projekts erkennen.


Und da ich ein großer Fan von Eigenverantwortung, Selbstorganisation und asynchroner Zusammenarbeit bin, hat mir die daraus entstehende Dynamik natürlich gefallen.
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💡 Tipps für dein eigenes Decision Log

Die Verknüpfung mit den Arbeitspakten, an denen wir arbeiten, war auch genial. Dadurch wurden insbesondere die Relevanz und der Bezug sehr viel deutlicher, als durch irgendeine Liste, welche die Entscheidungen nur chronologisch auflistet.

Das Einzige, was es braucht, ist:

  1. Disziplin: Denn dokumentiert werden Entscheidungen ganz sicher immer noch auf fünf verschiedene Weisen und in drei verschiedenen Tools. Fein. Doch an einer Stelle müssen sie zusammengetragen werden. Als PL kommst du nicht drumherum, dass du dir da den Hut dafür aufsetzt.
  2. Absprachen: Damit du jetzt nicht auf allen Kommunikationsfäden drauf sitzen musst (nicht leistbar) und jede E-Mail in cc bekommst (kontra-produktiv), sollten alle Projektbeteiligten wissen, wie das mit dem Decision Log gemeint ist und wie ihr damit arbeitet.
  • 💡 Verknüpfe Entscheidungen mit Arbeitspaketen
    → Dadurch wird die Relevanz und der Zusammenhang sofort klar.

  • 💡 Sorge für eine zentrale Sammelstelle
    → Entscheidungen dürfen in der Realität an vielen Stellen entstehen, aber du brauchst eine einzige Quelle der Wahrheit.

  • 💡 Etabliere klare Absprachen
    → Alle Projektbeteiligten müssen wissen, was das Decision Log ist und wie es genutzt wird. Sonst landest du wieder bei E-Mail-CC-Overkill.

  • 💡 Nutze dein PM-Tool clever
    → Viele Tools (z. B. Jira, Asana, MS Planner) bieten Möglichkeiten, ein Decision Log Board einfach zu integrieren.

Und damit viel Erfolg beim Aufsetzen deines ganz eigenen Decision Logs. Genau wie eine To-Do-Liste und Liste offener Fragen, sollte das zum Grundhandwerkszeug deiner Projektmanagement-Methoden gehören.

Lass mich gerne wissen, wie du es aufgesetzt hast. Oder, ob du andere Good Practices zum Thema Dokumentation und Transparenz getroffener Entscheidungen nutzt. Würde mich brennend interessieren.

Ja und Spaß zum Thema Entscheidungen muss auch wieder sein ...

FAQ: Häufige Fragen zum Decision Log im Projekt

1. Was ist ein Decision Log?
Ein zentrales Dokument oder eine Übersicht, in dem alle Projektentscheidungen nachvollziehbar festgehalten sind – unabhängig vom Ort und Zeitpunkt der Entscheidung.

2. Warum reicht ein Meeting-Protokoll nicht aus?
Weil Entscheidungen dort oft verstreut, ungenau, oder nicht wieder auffindbar dokumentiert werden – besonders wenn mehrere Tools genutzt werden.

3. Wer sollte das Decision Log pflegen?
Die Verantwortung liegt bei der Projektleitung, aber mit klaren Regeln kann das Team zuarbeiten.

4. Welche Tools eignen sich dafür?
Von Excel über Airtable, Notion, Confluence bis hin zu dedizierten Projektmanagement-Tools – alles, was Übersicht, Suchfunktion und Struktur erlaubt.

5. Was sind typische Inhalte im Decision Log?

  • Die Entscheidung selbst
  • Datum der Entscheidung
  • Quelle (z. B. Meeting, Gremium)
  • Kontext: Verknüpfte Arbeitspakete oder Projektphasen
  • Reichweite: Betroffene Personen

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