Best Practice im Projektmanagement: Die Methode für nachhaltigen Projekterfolg.
Wie dein Projekt mit der Stakeholder-Impact-Analyse echte Wirkung erzielt
Was machst du ganz am Ende deines Projekts?
Lessons Learned ableiten natürlich. Und dich beim Team dankbar zeigen. Den Projekterfolg vielleicht sogar feiern. Nett oder? Genau! Doch das ist lediglich die B-Note.
Was eigentlich passiert und worüber viel zu wenig gesprochen wird, ist die Übergabe. An den Kunden. Oder die Linie. Oder wer auch immer, mit euren Projektergebnissen weiterarbeiten soll/möchte/müsste. Bzw. diese nutzt, einsetzt oder konsumiert.
Denn das Ende deines Projekts ist stets der Anfang des Projekts eines anderen!
Und das ist die eigentliche Pflicht vor der Kür, nämlich dafür zu sorgen, dass die Ergebnisse, die ihr erarbeitet habt, auch ihre Wirkung entfalten. Möglichst lang. Möglichst nachhaltig. Das bestimmt nämlich den Wert deines Projekts maßgeblich. Und steigert ihn mitunter sogar.
Weshalb ich auch dafür plädiere, die letzte Phase im Projekt so zu benennen, dass auch von Anfang an klar ist, was zu tun ist und was sie bedeutet. Hier ein paar Vorschläge:
Die Konsequenzen und Implikationen
Viel entscheidender als die Benennung jedoch, ist die Bedeutung, die damit einhergeht. Wenn also der Projekterfolg maßgeblich von der Übergabe an Kunden/Linie/Nutzer/... abhängig ist, impliziert das, dass du diese von Tag 1 an auf dem Schirm haben willst.
Nennen wir sie Key-Stakeholder. Die heute vielleicht noch nicht mal etwas von ihrem Glück wissen. Und ganz oft bis kurz vor Schluss auch nichts erfahren werden. Dann plötzlich werden sie vor vollendete Tatsachen gestellt oder viel zu spät um ihre Meinung gebeten.
Oft sind wir sehr fixiert auf das, was unser Chef bzw. Chefin von uns möchte. Oder die Sponsoren des Projekts. Oder der Managementkreis, der unsere Leistung im Projekt sowie dessen Status und Fortschritt beurteilt. Dass wir den eigentlichen Kunden, für den das Projekt etwas verändern/verbessern soll, leicht aus den Augen verlieren.
Selbst wenn das für dich bis hierher trivial klingt und du sagst, dass dir das sicher nicht passiert, Frage an dich:
Wie genau sieht denn deine Stakeholder-Impact-Analyse aus?
Wie beurteilst du also, was wirklich an Veränderungen auf deine Key-Stakeholder zukommt? Und wie du sie folglich ansprichst? In welchem Maß du sie wozu genau einbindest? Wo vielleicht nur informierst?
Ein nützliches Tool dafür ist die Stakeholder-Impact-Analyse. Denn sie differenziert verschiedene Dimensionen der Auswirkungen des Projekts sowie seiner Ziele und Ergebnisse. Nicht nur den alleinigen Grad der Betroffenheit zwischen sehr hoch und niedrig allein.
Einladung: Nimm gerne deinen aktuellen Kunden bzw. Key-Stakeholder, der/die am Ende mit den Ergebnissen deines Projekts weiterarbeiten sollen!
... Und bewerte den Impact von 0 ... kein Einfluss, 1 ... sehr wenig Einfluss, 3 mittlerer Einfluss bis 9 ... sehr signifikanter Einfluss bzgl.
- Strukturen und Befugnisse:
Ändert sich für ihn/sie viel an den formellen und informellen Strukturen in der Aufbauorganisation? Wenn ja, was genau? - Prozesse und Standards:
Ändert sich für ihn/sie viel an den Vorgaben und Abläufen? Wenn ja, was genau? - Leistungsbeurteilung & -bewertung:
Ändert sich für ihn/sie viel an den Maßgaben zur Beurteilung ihrer Leistung und was als Erfolg betrachtet wird? Wenn ja, was genau? - Software und Tools:
Ändert sich für ihn/sie viel an den IT-Systemen, die effizientes (Beitrag über Effizienzhebel im Projekt), durchgängiges und einheitliches Arbeiten ermöglichen? Wenn ja, was genau? - Skills und Erfahrungswerte:
Ändert sich für ihn/sie viel am notwendigen Wissen, Fähigkeiten, Fertigkeiten und Erfahrung zum Ausführen ihrer Arbeit bzw. zur Nutzung des Produkts? Wenn ja, was genau? - Verhalten und Kultur:
Ändert sich für ihn/sie viel daran, was als neue soziale Norm bzw. korrekte und angestrebte Einstellung und Arbeitsweise oder Nutzungsverhalten anerkannt wird? Wenn ja, was genau?
Das Tool selbst ist eine einfache Tabelle. In den Zeilen findest du die Stakeholder. In den Spalten die 6 Dimensionen. Und am Ende leitest du für jede Zeile, also jeden Stakeholder oder jede Stakeholder-Gruppe, die entsprechenden Maßnahmen ab.
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Stakeholder ins Projekt einbinden? Der Benefit:
- Deine bzw. eure Kommunikation wird viel gezielter und trifft auf mehr Verständnis, weil du dich ja bereits in ihre Lage versetzt hast.
- Die Interaktion, insbesondere der Erwartungsabgleich wird viel aufschlussreicher, weil du mit den sechs Dimensionen nicht bloß an der Oberfläche kratzt.
- Die Motivation, mit den Ergebnissen eures Projekts zu arbeiten wird deutlich höher, weil die Stakeholder viel früher und proaktiver einbezogen werden.
- Und die notwendige Beteiligung wird viel fruchtbarer, egal ob es lediglich um Feedback oder umfangreichere Zuarbeiten geht, weil ihr Augenhöhe herstellt.
Und in meinen Augen wird damit auch Stakeholder-Management genau wie Change-Management und Transformation sehr viel greifbarer. Weil klar wird, welche neuralgischen Punkte, neben den Inhalten des Projekts, erfolgsentscheidend sind. Und wie sich diese womöglich auf das Design von Produkten, Prozessen oder Dienstleistungen auswirken.
Betroffene zu Beteiligten machen, auf ganz natürliche Art und Weise, das sollte dir damit viel besser gelingen.
Ich bin gespannt, was deine erste Analyse bereits ergeben hat.
Und lass Oma mal noch erklären, dass die Pflicht vor der Kür kommt. Wir also erstmal machen, was gesund für unser Projekt ist. Um dann in den Genuss unserer guten Arbeit zu kommen. 
FAQs zur Stakeholder-Impact-Analyse
1. Was ist eine Stakeholder-Impact-Analyse?
Die Stakeholder-Impact-Analyse bewertet, welche Auswirkungen dein Projekt auf unterschiedliche Stakeholder hat und zwar strukturell, prozessual, kulturell und technologisch.
2. Warum ist die Analyse im Projektabschluss so wichtig?
Weil der Projekterfolg erst dann wirkt, wenn Stakeholder die Ergebnisse nutzen können. Die Analyse hilft, Engagement sowie Übergaben gezielt vorzubereiten und nachhaltige Wirkung zu sichern.
3. Welche Dimensionen werden betrachtet?
Typischerweise 6 Dimensionen: Strukturen, Prozesse, Leistungsbewertung, Tools, Skills und Verhalten/Kultur.
4. Wie unterscheidet sich die Stakeholder-Impact-Analyse von einer Stakeholder-Analyse?
Die klassische Stakeholder-Analyse bewertet vor allem Einfluss und Interesse auf dein Projekt. Die Impact-Analyse zeigt die konkreten Veränderungen für die Betroffenen durch dein Projekt.
5. Wie kann ich Stakeholder frühzeitig einbinden?
Durch präzise Kommunikation hinsichtlich des Grades der Betroffenheit, klare Erwartungsabgleiche und gezielte Change-Management Maßnahmen, die aus der Impact-Analyse abgeleitet werden.
Tipp für dein Projekt
Nutze die Stakeholder-Impact-Analyse nicht erst am Ende, sondern bereits ab Projektstart. So wird die Übergabe zur Pflicht mit Kür-Effekt – und du erhöhst die Chance auf echten Projekterfolg.
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