Der Unterschied zwischen Junior und Senior Projektmanager:innen und warum Erfahrung im Projektmanagement entscheidend ist
Wie viele in deinem Team „spielen“ auf Bundesliga-Niveau?
Vielleicht hattest du auch schon so ein Erlebnis wie ich in der 13. Klasse im Sportunterricht: Unser Sportlehrer war ein ehemaliger Bundesliga-Spieler im Squash. Also haben wir ihn, halbstarke Teenager wie wir waren, herausgefordert.
Jeder durfte am Rand der Sportstunden ein Match gegen ihn spielen. Was meinst du war das Resultat?
15 Jungs. Jeder hat gegen ihn gespielt. Und niemand hat auch nur einen einzigen Punkt gemacht. Niemand hatte auch nur den Hauch einer Chance.
Schlimmer noch: Jeder Einzelne von uns war danach völlig durchgeschwitzt. Und er? Der war nicht mal richtig aufgewärmt; musste sich kaum bewegen.
Zu jeder Zeit wusste er, was zu tun war, war uns viele Schritte voraus und ließ uns nicht den Hauch einer Chance.
Für unsere Projekte birgt diese Geschichte eine große Wahrheit und klare Botschaft!
Und diese Botschaft kannst du jeden Tag im Projekt spüren: Wenn Vollprofis am Werk sind, geht extrem was voran.
Wenn der Großteil der Leute in deinem Team noch richtig viel zu lernen hat, wird es zäh. Was dann auch die Ergebnisse, euer Zeitplan und der Abstimmungsaufwand reflektieren.
Wir übersetzen das mal in Projektmanagement-Sprech: Sicher kennst du das Magische Dreieck im Projektmanagement?
Das Magische Dreieck im Projektmangment wird auch als Triple Constraints bezeichnet, weil es eines sehr klar und deutlich macht: Jedes Projekt ist ein konstantes Abwägen und Ausbalancieren zwischen zeitlichen Ansprüchen, budgetären Vorgaben und qualitativen Zielen.
In der Praxis führt das zu permanenten Verhandlungen.
Meist ist es der Scope, der sich in Projekten aufbläht, weil am Anfang noch gar nicht alle Anforderungen bekannt sind. Das heißt, die Qualitäts-Ziele des Projekts werden ausgedehnt. Die entscheidenden drei Fragen, die sich die Literatur nun wünscht, dass du sie beantwortest, lauten:
- Bekommt ihr dafür mehr Zeit und die Projekt-Timeline wird angepasst?
- Oder bekommt ihr mehr Budget, um das Mehr an Arbeit auch abdecken zu können?
- Oder könnt ihr andere Anforderungen und Erwartungen fallenlassen, um „in time“ und „in budget“ zu bleiben?
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Doch die viel wichtigere Frage ist eine ganz andere:
Die entscheidenden Fragen in der Realität der Projekte lauten jedoch:
Habt ihr das überhaupt im Kreuz? Aka, könnt ihr das? Hat das schon mal jemand aus eurem Team gemacht? Bekommt ihr das überhaupt hin?
Denn es gibt EINEN Weg, alles gleichzeitig und noch viel mehr zu erreichen:
- in weniger Zeit.
- mit weniger Budget.
- in deutlich höherer Qualität.
Den Unterschied macht: die Erfahrung
Und das leuchtet ganz schnell ein: Nimm einen Experten oder eine Expertin, die seit 30 Jahren das macht, worum es in eurem Projekt geht. Diese Person hat viel gesehen, viel erlebt, Erfahrungen in den verschiedensten Bereichen und Branchen gesammelt.
Dasselbe Problem hat diese Person aus gefühlt 100 verschiedenen Perspektiven betrachtet. Und gelöst. Nicht zufällig. Sondern, weil sie auch ganz oft erlebt hat, wie es nicht geht. Was wirklich den Unterschied macht. Und was mit absoluter Sicherheit nicht zum Ziel führt.
In der Geschichte zu Beginn des Newsletters ist das der/die Bundesliga-Spieler:in.
Erfahrung ist durch nichts zu ersetzen.
Und jetzt nimm im Vergleich dazu eine:n Junior Expert. 2 Jahre im Job. Glückstreffer will ich gar nicht ausschließen und manchmal hilft auch Naivität. Doch das praktische Wissen, warum was funktioniert und was nicht, kann diese Person noch gar nicht in dem Umfang besitzen.
Das Resultat: Manche Dinge gehen in 5 Minuten, wofür andere 5 Wochen benötigen.
Einfach weil der Experte oder die Expertin den direkten Weg und die Antwort kennt. Mit allen Abhängigkeiten und Implikationen. Mit der nötigen Weitsicht und sämtlichen Sonderfällen. Was dazu führt, dass die Dinge schneller umgesetzt sind, als dass sie wer anders in einem Action Item festgehalten hat.
Wohingegen der Junior Expert sich erstmal auf die Suche macht. Dinge ausprobiert, die nicht funktionieren. Viele Gespräche führt. Feedback einholt. Dann feststellt, völlig auf dem Holzweg zu sein. Nochmal von Neuem beginnt. Du verstehst, worauf ich hinaus will.
Und wenn das sogar mehrere Leute betrifft, erleben wir häufig heillosen Aktionismus. Alle kommen richtig ins Schwitzen, sind super busy. Während im schlimmsten Fall niemand ahnt, dass der/die Bundesliga-Spieler:in keinen Schweißtropfen an der Aufgabe vergeuden würde und die Aufgabe quasi im Vorbeigehen erledigen könnte.
Für dich heißt das: Es macht einen gehörigen Unterschied, wer da ganz genau auf deinem Projekt arbeitet.
Es ist nahezu irrelevant, wer gerade freie Kapa hat. Oder wie viele bei euch im Team mitarbeiten. Oder wie gut Prozesse designt sind. Oder wie viel Zeit die Leute zur Umsetzung haben. Oder wie viel ihr investiert.
Entscheidend ist in allererster Linie: Kann die Person das aus dem FF? Denn wenn ja, lohnt es sich mitunter, 9 Monate mit dem Projektstart zu warten, damit es binnen kürzester Zeit von genau den richtigen Leuten umgesetzt werden kann. Während irgendein zusammengewürfeltes Team, obwohl sofort gestartet, erst Monate später damit fertig ist.
Was das wirklich bedeutet:
Soweit klingt das super trivial und nachvollziehbar. Leider ist die Bedeutung in vielen Organisationen und genauso wenig im Projektalltag selten angekommen.
Denn die Konsequenz ist ja, dass sich alle Beteiligten eine wichtige Frage stellen:
Wer in eurer Organisation „spielt“ auf Bundesliga-Niveau?
Und wenn das in Anbetracht der ambitionierten Projekte und Unternehmensziele, die ihr habt, zu wenige sind – wie kommt ihr an diese Leute ran?
Und da reichen manchmal schon 3 oder 4 von, damit scheinbar unmögliche Dinge fliegen.
Wie erkennst du Bundesliga-Spieler:innen?
2010 war ich auf einem großen Entwicklungsprojekt. Und ich habe arg gekämpft, mir einen Überblick über den Stand der Entwicklung je Gewerk und Subsystem zu verschaffen. Niemand konnte mir sagen, wo das Projekt stand. Doch immerhin kannten viele Leute zumindest ihren Ausschnitt.
Also habe ich mich an einem Wochenende hingesetzt und all die Daten in einer Heatmap zusammengeführt. Anfangs aus Frust, im Laufe des Wochenendes aus Neugier. Dann aus purem Staunen, was das Ergebnis war.
Am Montag habe ich das dem Gesamtprojektleiter gezeigt, mit dem ich ohnehin einen Termin hatte. Seine Reaktion sprach Bände: „Chris, dafür habe ich erst letzte Woche eine ganze Beratung für ein paar Monate beauftragt. Wo kommt das so plötzlich her?“
Seither weiß ich, dass ich einer von denen sein kann, die in 5 Minuten die Arbeit von 5 Wochen aus dem Hut zaubern können.
Und ich weiß, wie ich Leute erkenne, die Bundesliga-Niveau haben. An der Ownership und am Durchsatz!
Spielst du selbst auf Bundesliga-Niveau?
Hättest du gerne Zugriff auf Spieler mit Bundesliga-Niveau? Mit denen du in den Austausch gehen kannst. Zu deinen Herausforderungen? Die dir Tipps und Tricks geben. Deinen Fokus auf das Entscheidende richten helfen. Dir Dinge an die Hand geben, die dich schneller und erfolgreicher machen?
Dann solltest du dir überlegen, Mitglied im Fitness-Studio für Projektleitende zu werden. Was Projekte anbelangt, spielen da neben mir ca. 20 andere auf extrem hohem Niveau. Wo wir alle freilich nicht angefangen haben. Sondern, was wir uns erarbeitet haben. Teils alleine, oft gemeinsam.
Und wir alle haben eines gemeinsam: Wir teilen es auch gerne mit anderen!
FAQs: Fragen und Antworten zu Erfahrung im Projektmanagement
Warum ist Erfahrung im Projektmanagement so wichtig?
Erfahrene Projektmanager:innen erkennen Muster, Risiken und Abhängigkeiten schneller. Dadurch treffen sie bessere Entscheidungen und vermeiden typische Fehler.
Was unterscheidet Expert:innen von Junior-Projektmanager:innen?
Experten und Expertinnen greifen auf viele vergleichbare Situationen aus der Vergangenheit zurück. Sie wissen nicht nur was funktioniert, sondern auch warum und wann genau.
Warum können Experten Aufgaben oft viel schneller lösen?
Weil sie den direkten Weg kennen. Sie vermeiden Umwege, erkennen Zusammenhänge früh und wissen, welche Lösungen zuverlässig funktionieren.
Wie erkenne ich High Performer im Projektteam?
Typische Merkmale sind hohes Ownership, schnelle, intuitive Orientierung im Problemraum und ein außergewöhnlich hoher Durchsatz bei der Umsetzung.
Ist Erfahrung wichtiger als Prozesse und Tools?
In vielen Fällen ja. Gute Prozesse helfen, letztendlich entscheidet jedoch i.d.R. die Erfahrung der beteiligten Menschen über Geschwindigkeit und Qualität.
Wie können Organisationen mehr Expertise im Projektmanagement aufbauen?
Durch gezielte Entwicklung von Projektleitenden, Lernen aus Projekterfahrungen und vor allem dem Praxis-Austausch zwischen erfahrenen und weniger erfahrenen Teammitgliedern.
💡 Mein Tipp für dich
Frage nicht zuerst nach Kapazität, sondern nach Kompetenz.
Viele Projekte scheitern nicht an Ressourcen, sondern daran, dass die falschen Menschen an den falschen Aufgaben sitzen.
Stell dir daher vor Projektstart zwei Fragen:
- Wer in unserem Unternehmen hat diese Herausforderung schon einmal gelöst?
- Wie können wir genau diese Person frühzeitig einbinden?
Manchmal ist es klüger, ein paar Monate auf den richtigen Experten zu warten, als sofort mit einem unerfahrenen Team zu starten.
Du hast noch Fragen, einen Spezialfall vorliegen oder möchtest dich mit mir austauschen? Keine falsche Scheu, klick gerne in meinen Kalender rein und vereinbar einen kostenlosen Ersttermin mit mir. Oder schreib mir eine Mail an chris(at)pm-botschaft.com.
