Welche verschiedenen Rollen eines/einer Projektleitung gibt es im Projekt?
DIE EINE PL-Rolle gibt es nicht.
Je nach Projekttyp, Gegenstand des Unterfangens und aktueller Situation, braucht es ganz andere Ausprägungen und Facetten der Rolle. Hinzu kommt, dass die Begriffe PM und PL nicht immer gleichbedeutend und austauschbar sind.
Mal sehen, ob du diese 21 Rollen-Ausprägungen kennst.
[4 Minuten Lesezeit]
Termin: Ich darf den Auftakt-Vortrag auf der Projektmanagement-Konferenz in Hamburg am 22. Mai 2025 halten. Es wird interaktiv und geht um Werte, Prinzipien und Haltung als Handlung im PM. Sehen wir uns in Hamburg? Hier gibt es die Tickets 200 € günstiger.
Was braucht dein Projekt gerade am meisten von dir?
Braucht es dich als Motivator:in? Oder sogar Antreiber:in? Braucht es dich als Führungsfigur, die vorangeht? Oder mehr als Akteur:in im Hintergrund – kaum sichtbar und dennoch den Rücken der Mannschaft stärkend? Oder vielleicht als Schutzschild vor zu viel Störfeuer von außen?
Schnell wird klar: DIE EINE ‚richtige‘ PL-Rollen-Ausprägung gibt es nicht.
Manchmal braucht es dich sogar als Marmeladenglas. Du liest richtig! Im kürzlich auf LinkedIn veröffentlichten Beitrag ziehe ich eine humorvolle und gleichzeitig absolut ernst gemeinte Parallele zwischen PLs und Marmelade. Es war mal wieder Zeit für ein Augenzwinkern. Wenn du den Beitrag verpasst hast, geht es hier entlang. Hinterlass gerne ein Emoji/Kommentar.
Worauf wir uns sicher einigen können: Du bist IMMER ein:e Strukturgeber:in!
Doch es fängt schon beim Unterschied zwischen PM und PL an. Für manche komplett austauschbar oder eine Frage für PM-Philosophen, legen manche Firmen sehr viel Wert auf eine Differenzierung.
Denn Namen geben Dingen auch stets eine Bedeutung!
Und die ist kontextabhängig. Ich habe Kunden, die vermeiden die Bezeichnung PL, weil in ihrer Company alle mit dem Titel ‚Leitung‘, auch ein Team disziplinarisch leiten. Was PLs jedoch dort m Unternehmen nicht machen. Sie führen lediglich fachlich.
Bei einem anderen Kunden ist dieselbe Bedeutung und Stellung im Unternehmen wiederum an den Titel ‚Manager‘ gekoppelt. Ein schönes Beispiel dafür, wie Titeln eine hohe symbolische Wirkung mitsamt Befugnissen und Status zukommt. Und wenn du dich erinnerst, über Symbole ging es u. a. in der vorletzten Botschafter-News.
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Doch jetzt mal ganz praktisch und pragmatisch: Welche Facetten brauchst du als PL?
Die folgende Auflistung ist eine schöne Übersicht, der Rollen, in die du situativ immer wieder eintauchen können musst. Da haben wir ...
Hier die Rollen-Übersicht als offene PPTX und Heatmap downloaden, die du frei bearbeiten und nutzen kannst.
21 Rollen im Projekt im Überblick
Personalentwickler: Hier hast du die Aufgabe, deine Teammitglieder auch weiterzuentwickeln. Gerade in Großprojekten verbringt die Mannschaft gerne mal ihre ganze Zeit auf deinem Projekt. Wo sonst also sollen sie sich systematisch weiterentwickeln?
Projekt-Koordinator: Managst du im wesentlichen Termine einstellst und die Kommunikation am Laufen hältst, dann wird dich dein Umfeld als Koordinator:in wahrnehmen.
Projekt-Verwalter: Ich selbst hab oft genug Projekte einfach nur verwaltet. Mein Fokus war alle Dokumente auf Stand zu halten, das Budget im Blick zu behalten und SteerCo-Termine vorzubereiten. Das ging auch gar nicht anders, bei 12 bis 15 Projekten parallel.
Projekt-Assistenz: Beides zusammen, Koordination und Verwaltung gebündelt, wird in manchen Firmen mit der Projekt-Assistenz abgebildet und sogar in eine extra Rolle ausgelagert. Insbesondere bei Großprojekten. Sonst fällt bspw. die Personalentwicklung schnell hinten runter. Oder das Wissensmanagement.
Project-Expeditor: Ist dein Fokus Effizienzen zu finden und überall nach Optimierungen auszuschauen, um Zeit zu sparen, bist du Antreiber:in bzw. Expeditor. Speziell in Turn-Around-Projekten ist diese Facette gebraucht, um Speed reinzubringen.
Project-Action-Tracker: Auch wieder in sehr großen Projekten mit vielen 100 bis 1.000 Entwicklern/Ingenieuren/aktiv Beteiligten habe ich schon ganze Teams von Projekt-Planern angetroffen. War sogar selbst einer. Unsere Aufgabe war es, sämtliche Actions mit Deadlines im Auge zu behalten und den Status in den vielen Planungsdokumenten zu pflegen und zu synchronisieren.
Operatives Teammitglied: In kleinen Projekten hingegen bist du oft PL und Expert:in in Personalunion. Mit beiden Händen tief in der Sch* ist es häufig besonders schwierig den Blick zu heben und auch steuern zu agieren. Auf der anderen Seite bist du an allem sehr nahe dran. Daraus ergeben sich viele Synergien. Weshalb ich das auch ganz oft sehe.
Projekt-Anstoßer: Wenn sich dein Projekt sehr gut planen lässt, dann braucht es dich mitunter nur beim Aufsetzen und Anstoßen. Für die Umsetzung bist du dann komplett raus. Der Rest geschieht selbstorganisiert. Nur bei Ausnahmen (Management by Exception), wirst du als Eskalationsebene proaktiv vom Team einbezogen.
Project-Change-Agent: Dann bist du mitunter nur noch bei Abweichungen vom Plan beteiligt. Im Wesentlichen steuerst du dein Projekt dann über Änderungen/CRs.
Projekt-Moderator: Das bist du ständig, der/die Moderator:in in Terminen, Workshops und Meetings aller Art. Noch viel zu selten fragen Kunden bei mir Schulungen in genau dem Bereich an. Dabei kann es echt kniffelig sein, diese Rolle zu übernehmen, weil man so fachlich involviert ist.
Projekt-Mediator: Konflikte treten ständig auf. Auf Aufgaben- und Ergebnisebene als inhaltliche Sachkonflikte. Auf Grundsatzebene als Zielkonflikte. Oder, gerade wenn zu lange unterm Teppich gehalten, als Beziehungskonflikte. Besser, du weißt dann, wie Schlichten und Vermitteln. Konfliktmanagement steht deshalb auch schon deutlich öfter auf der Trainings-Agenda.
Projekt-Motivator: Genau wie das Thema Motivation. Je kniffliger das Projekt. Je länger es dauert. Je langweiliger das Thema. Desto mehr bist du dort gefragt. Alleine schon aus Eigennutz.
Projekt-Mentor: Gerade erfahrene PLs können ein Quell von Anekdoten und Inspiration sein. Manchmal werden sie sogar gezielt anderen als Mentor beiseitegestellt. Heureka!
Project-Enabler: Enabeln und Empowern sind sicher sehr moderne Buzzwords in Projekten. Doch du bist im Lead. Und Leader lösen große Probleme. Mindestens helfen sie als Möglichmacher:in, Hindernisse für ihr Team aus dem Weg zu räumen, damit die ihre PS auf die Straße bekommen.
Projekt-Transformator: In Zeiten des ständigen Wandels, braucht es Knowhow zum Thema Change und Transformation. Sonst geht schnell gar nix mehr vorwärts. Gleichzeitig helfen dir diese Facette und Skills, um Identität zu stiften. Mit Team, Projektgegenstand und Ziel.
Projektmanagement-Trainer: Besonders oft (und gerne) war ich PM-Trainer auf dem Projekt. Warum? Weil es für manche ganz oft das erste Mal auf einem Projekt war, und sie gar nicht wissen konnten, was hier anders läuft, verglichen mit der Linie. Was meine Rolle ist und ihre. Was sie von mir einfordern können und ich von ihnen einfordern werde.
Projekt-Coach: Coaching-Skills für PLs, gerade auf dem Level der Interventionstechniken im Projektalltag sind auf dem Vormarsch. Insbesondere, weil Führung per Order Mufti aus der Mode gekommen ist und viel mehr Augenhöhe gefragt ist.
Projekt-Berater: Berater sind die mit der Lösung. Wie sie dahin gekommen sind, ist zweitrangig. Bist du Expert:in in Bezug auf die Projektinhalte und steckt das Projekt in der Krise, können sich alle glücklich schätzen, dass du [ich übertreibe] nicht nur blöde Fragen stellst, sondern klare Anweisungen gibst, was zu tun ist.
Project-Challenger: Die Rolle mag ich sehr. Den Finger in die Wunde legen. Provokante Fragen stellen. Ein bisschen Sticheln und Pöbeln. Zum einen, damit es sich niemand zu bequem auf dem Projekt macht, zum anderen, um überall dort in die Konfrontation zu gehen, wo ich die Projektziele in Gefahr sehe. Oder meinem Empfinden nach der Blick auf die Menschen vernachlässigt wird.
Project Sales Person: In manchen Branchen sind Projekte das Produkt. Nehmen wir die Beratungen. Als PL wird von dir daher verlangt, dass du zu Projektende schon den Folgeauftrag in der Tasche hast.
Business Developer: Diese Perspektive gibt es auch nach Innen, ins eigene Unternehmen rein. Als PL bist du eine:r der am besten vernetzten Personen im Unternehmen. Damit hast du einen großen Einfluss auf dessen Entwicklung. Mit dem zugehörigen Ende-zu-Ende-Verständnis und Wertstrom-Denken, bist du schon bald ein nur schwer ersetzbares Asset für die Company.
Sollte ich eine Facette vergessen haben, schreib mir gerne. 
Bei LinkedIn oder per Mail an chris(at)pm-botschaft.com
