Flow im Projektmanagement – der Wunsch nach ungestörter Konzentration

Effizienter arbeiten ... Ablenkungen vermeiden. Aber wie kommst du in einen produktiven Flow State?

Flow im Projektmanagement – Konzentration für dich und dein Team

Wenn du an deinen Arbeitsalltag denkst, wie oft wirst du da aus dem, was du machst, herausgerissen?

Gar nicht mal so selten, oder? Kenne ich! Und es führt bei mir zu ganz absurden Verhaltensweisen:

Zum Beispiel führt es dazu, dass ich manche Aufgaben gar nicht erst anfange. Nicht, weil sie unwichtig sind – sondern WEIL sie mir so wichtig sind.

Ablenkungen vermeiden: Die Gründe sind mannigfaltig

• Ich bin im Großraumbüro.
• Ich bin zwar im Homeoffice, doch Frau und Kind genauso.
• In einer halben Stunde ist schon der nächste Call, da lohnt es sich gar nicht anzufangen.
• Denn ich weiß, dass ich tief abtauchen muss.
• Und ich hab auch noch keine Ahnung, wie lange es dauern wird, damit es gut wird.
• Ich weiß nur, dass ich dafür in meinen Flow State kommen muss.
• Und dass mir jede Störung die Lust nimmt, daran zu arbeiten.

Und weil ich am Ende nicht genervt sein will von etwas, das mir so wichtig ist, muss es warten. Manchmal so lange, dass ich alleine davon schon genervt bin.

Warum Unterbrechungen in moderner Zusammenarbeit manchmal sein müssen – und wann sie stören

Doch unsere Arbeit ist geprägt von Störungen und Unterbrechungen. Das liegt zum einen in der Natur der Sache, weil Projektarbeit nun mal Zusammenarbeit ist. Und es sind auch immer mehrere Sachen auf einmal, die wir jonglieren. Da sind der Einfluss anderer und die Abhängigkeiten groß und die Kommunikation läuft auf allen Kanälen gleichzeitig.

Und auch rational steht fest: Störungen können sogar konstruktiv sein.

Beispielsweise, wenn ein Teammitglied alleine nicht weiterkommt. Oder ein Kunde unseren Rat sucht. Dafür sind wir ja (Team/Project) Lead geworden. Und dafür sind wir mit und in unseren Projekten schließlich auch angetreten, um challenging Problems zu lösen.

Eine gewisse Verfügbarkeit gehört ganz klar dazu.

Mehr Hintergründe zum Thema Sinn und Unsinn von Störungen und Unterbrechungen erfährst du gerne auch in meinem Buch zum Thema ‚Moderne Zusammenarbeit‘, 2023 im Haufe-Verlag erschienen.

Meistens sind Störungen genau das, sie stören. Wir haben nicht auf sie gewartet. Sie kommen on top. Und weil wir gerade an etwas anderem arbeiten, sind sie lästig.

Und allzu oft werden sie damit auch zum Grund, warum wir nicht unser Bestes abliefern können. Effizient arbeiten wird schwierig, wenn beim Switchen und späteren Wieder-Reinfinden Zeit und Fokus verloren gehen.

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Ungeteilte Aufmerksamkeit: Deep Work & produktiver arbeiten

Was machen wir also?

• Wir stehen unfassbar früher auf.
• Wir opfern abends Me-time oder sagen Dinner ab.
• Wir buchen Meetingräume nur für uns allein.
• Wir versuchen uns sogar in der eigenen Wohnung zu verstecken.
• Wir arbeiten am Wochenende.

Und das alles nur, weil wir mal ganz in Ruhe arbeiten wollen

Um endlich mal die Zeit um uns herum vergessen zu können. So lange wie es dauert, dauert es eben. Dafür fühlt es sich richtig gut an. Nach Genugtuung. Weil wir in unserem Job die Dinge dann mal so machen, wie wir uns das die ganze Zeit vorgestellt haben. In unserem Tempo. In unserem Deep Work-Modus. In unserem Flow.

Manche finden nie in den Flow, sind trotzdem geschäftig. Aber nicht zufrieden. Denn ihre PS verpuffen. Ihr Anspruch an die Ergebnisse ist ein ganz anderer. Doch die Ruhe nie da, damit es wirklich, richtig gut wird. Die Ruhe fehlt im Außen (zu viel los). Die Ruhe fehlt im Inneren (zu unsortiert).

 8 Tipps, um Stress zu reduzieren und im Flow State zu bleiben

Und genau da greifen jetzt meine Tipps (inkl. Homeoffice Tipps)

1. Manche Tage packe ich bewusst voll mit Meetings, damit dann andere fast frei von Terminen sind.
   
   
2. Mein Handy ist permanent auf stumm geschaltet. Wenn’s wirklich dringend/wichtig ist, folgt dem Anruf eine Mailboxnachricht oder SMS. Bei E-Mail und Chat weiß ich eh, dass es nicht dringend ist.
   
   
3. Ich krame erst mal rum, speziell wenn ich noch gar nicht sortiert bin. Herrscht Unordnung um mich herum, weiß ich, das mit der Ruhe in mir und dem erhofften Flow kann ich bei mir vergessen.
   
   
4. Bevor ich abends wichtige Aufgaben anfange, mache ich erstmal Sport. Auch eine Methode, um erst mal meinen Kopf frei zu bekommen und meinem Unterbewusstsein Zeit zu geben, sich auf die Aufgabe einzustellen.
   
   
5. In der Früh habe ich eine spezielle Priming-Exercise, um in meine Mitte zu finden und Energie zu bündeln. Manche nennen es den COACH-Zustand (Centered, Open, Awareness, Connected, Holding). Für mich ist es Healing, Strenghten, Solve, Celebrate, Serve.
   
   
6. Ich blocke mir gezielt mehr Zeit, als ich glaube, dass die Aufgabe dauert. Damit Augen eben nicht ständig zur Uhr und meine Gedanken zum nächsten Termin wandern.
   
   
7. I. d. R. keine Termine vor 10 Uhr, damit ich weiß, dass ich garantiert jeden Morgen mit den Dingen anfangen kann, die mir wichtig sind. Wie will ich sonst vor die Welle kommen? Wie 2 Schritte voraus sein? Wie führen?
   
   
8. Ich mache all die nerdy Regeln und meine Eigenheiten transparent – ggü. dem Team, Kunden und Partnern. Ich weihe sie in meine Routinen ein. Damit sie wissen, dass E-Mails für mich kein Kanal für Dringendes sind, alles vor 10 eine Ausnahme bleibt und unnötige Unterbrechungen uns alle beim Arbeiten behindern.

Diese Gewohnheiten helfen, Stress zu reduzieren und produktiver arbeiten zu können.

Dein Zeitmanagement: Was funktioniert für dich?

Wie gehst du mit Störungen um?

Hast du Rituale oder Strategien, um deinen Fokus zu schützen und dein Zeitmanagement zu verbessern?

Ich bin gespannt auf deine Erfahrungen, wie du in deinen Flow findest.

Schreib mir super gerne. Ich freue mich immer auf deine Perspektiven.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zum Thema Flow & ungestörtes Arbeiten

1. Was versteht man unter Flow im Projektmanagement?

• Der Flow-Zustand bezeichnet ein tiefes Eintauchen in eine Aufgabe, bei dem man Raum und Zeit vergisst.
• Im Projektmanagement sorgt dieser Zustand für höhere Produktivität und bessere Ergebnisse – weil man ganz fokussiert bei der Sache ist und die Außenwelt ausblendet.
  
  

2. Wie kann ich Ablenkungen vermeiden, um produktiver zu arbeiten?

• Digital Detox: Schalte Push-Benachrichtigungen und unnötige Apps ab. Oder schalte dein Smartphone ganz auf stumm.
• Feste Fokus-Zeiten: Plane Zeitblöcke im Kalender ein, in denen du an den Dingen arbeiten kannst, die dir wichtig sind.
• Aufräumen und Ordnung schaffen: Ein aufgeräumter Arbeitsplatz fördert ungestörtes Arbeiten und hilft dir, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
  
  

3. Was ist das Deep Work Prinzip und warum ist es wichtig?

• Deep Work bezeichnet Phasen tiefen, ungestörten Arbeitens ohne Ablenkung.
• Studien zeigen, dass regelmäßige Deep-Work-Sessions helfen, komplexe Aufgaben schneller zu lösen, Stress zu reduzieren und ein höheres Qualitätsniveau zu erreichen.
  
  

4. Welche Homeoffice-Tipps gibt es für ungestörtes Arbeiten?

• Kommunikation: Teile deinem Umfeld mit, wann du ungestört sein möchtest.
• Feste Rituale: Lege klare Start- und Endzeiten fest, um Ablenkungen zu vermeiden.
• Ergonomie & Komfort: Ein bequemer, professioneller Arbeitsplatz, an dem du gerne bist, verbessert Zeitmanagement und Leistung.

5. Wie gehe ich mit Unterbrechungen im Arbeitsalltag um?

• Klare Prioritäten: Wenn etwas weniger wichtig ist, verschiebe es.
• „Nein“-Sagen lernen: Schütze deine Fokus-Zeit. "Nein" zu jemanden zu sagen heißt auch "Ja" zu dir zu sagen.
• Regelmäßige Check-ins: Etabliere feste Zeitfenster für Team-Fragen, damit du den Rest des Tages effizient arbeiten kannst.

6. Welche Rolle spielt Zeitmanagement, um in den Flow zu kommen?

• Ein gutes Zeitmanagement sorgt dafür, dass du dir ausreichend Puffer für wichtige Aufgaben einplanst.
• So entstehen produktive Zeitfenster, in denen du weder hetzen musst noch ständig auf die Uhr schaust, was den Flow State begünstigt.

7. Was kann ich tun, wenn ich trotzdem Stress spüre?

• Kurze Pausen: Atemübungen oder ein Spaziergang können Wunder wirken, um deinen Kopf frei zu bekommen.
• Sport & Bewegung: Körperliche Aktivität bringen dir Energie.
• Reflexion: Prüfe, woher der Stress kommt – ist es das Projekt, zu viele Aufgaben oder fehlende Unterstützung?

8. Warum steigert ein Flow  Erlebnis die Motivation im Projekt?

• Wenn wir in unseren Flow State gelangen, erfahren wir das Gefühl von Fortschritt und Erfolg in Echtzeit.
• Dadurch wächst die intrinsische Motivation, was wiederum zu besseren Projektergebnissen und einem positiveren Arbeitsklima führt.

9. Wie kann ich andere zum Flow motivieren?

• Verständnis: Erkläre deinem Umfeld oder Team, warum Fokusphasen und ungestörtes Arbeiten wichtig sind.
• Transparenz: Kommuniziere deine Arbeits-Routinen und Gepflogenheiten mit dem Team.
• Vertrauen: Ermögliche eigenverantwortliches Arbeiten ohne Mikro-Management – das steigert meist die Eigenmotivation und führt zu produktiverem Arbeiten an deinem Ende, weil du weniger oft zum Engpass wirst.

Hast du weitere Fragen oder eigene Erfahrungen?

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