Frontloading im Projektmanagement: Besser starten, erfolgreicher liefern

Projekte richtig angehen

Was bedeutet Frontloading im Projektmanagement?

Wie sehen bei dir eigentlich Projektstarts aus?

Meist werden sie von meinen Kunden als chaotisch und vor allem hektisch beschrieben. Ab der ersten Sekunde sitzt allen die Zeit im Nacken, weil das Projekt ohnehin schon viel zu spät gestartet wurde. Am besten liegen die ersten Ergebnisse bereits morgen vor. Ungeduld, Nervosität, Anspannung wohin man schaut.

Dabei sind wir mit dem Projekt oft noch in der Phase, dass wir vom genauen Vorgehen lediglich eine vage Idee haben. Manchmal sogar von den Zielen und erwünschten Ergebnissen. Ganz im Sinne von „Fangt mal an, dann sehen wir schon.“

Einfach mal anfangen? Im Projektmanagement ist das in der Regel fatal!

Warum genau, zeigt diese Grafik mit ihrer exponentiellen Funktion deiner Einflussmöglichkeiten auf die Projektergebnisse über die Zeit. Sie wird auch oft als „Rule of Ten“ bezeichnet.

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Die Rule of Ten besagt:

Am Anfang hast du meist noch alle Möglichkeiten zu gestalten und große Entscheidungsspielräume. Beispielsweise, wer an deinem Projekt mitwirkt und wofür genau das Geld ausgegeben wird.

Nur ist das alles erst einmal festgelegt, steigt der Aufwand, um gegenzusteuern, extrem bis hin, dass manche Entscheidungen nicht mehr infrage gestellt oder gar revidiert werden. Dann musst du leben und arbeiten mit dem, was du hast.

Dann wurden Versprechungen gemacht und ihr müsst liefern. Dann ist die Zeit für Verhandlungen, Diskussionen, Dialog und Konsens vorbei. Die Kompromissbereitschaft sinkt genauso wie die generelle Bereitschaft zu einem Kurswechsel. Ganz besonders, wenn bereits Geld ausgegeben wurde. Dann geht es zur Not mit dem Kopf durch die Wand.

Ab hier werden Projekte ein absoluter Krampf, außer ...

Außer ihr habt am Anfang eure Hausaufgaben gemacht. Im Projektmanagement nennt man das Frontloading und meint das bewusste Investieren von Zeit, Ressourcen, Nerven und Knowhow in die frühe Phase.

Typischerweise indem ihr:

• Sauber analysiert, wer die Stakeholder eures Projekts sind.
• Um dann mit ALLEN zu reden.

Das allein kostet schon viel Zeit. Ist jedoch noch lange nicht alles und dennoch so furchtbar nötig, um ...

• herauszufinden, was ihr wisst und noch nicht wisst.
• den Projektplan zusammen mit den Mitwirkenden zu erarbeiten.
• das Commitment zur Verfügbarkeit der Mitwirkenden einzuholen.
• den blinden Fleck zu verkleinern.
• Risiken frühzeitig auf den Schirm zu bringen.

Oder wenn weiterhin ganz viel Unsicherheit und Unklarheit besteht, ...

• ein iteratives, agiles Vorgehensmodell zu wählen,
• dass euch schnell ermöglicht, Feedback und Daten zu sammeln,
• während ihr gleichzeitig die Risiken limitiert
• und adaptiv nachsteuert.

Alles andere führt später im Projekt zu:

• Frust, weil der Zeitplan null robust und eigentlich für die Tonne war.
• Grundsatzdiskussionen, die alles blockieren.
• Entscheidungshemmungen, weil die Datenlage schwach ist.
• Risiken, in die scheinbar blind reingelaufen wurde.
• Änderungen, die gegen keine Baseline laufen und alle überfordern.
• Ständige Verschiebungen und chaotische Zustände.
• Extremen Motivationsproblemen bei den Beteiligten.
• Einem schlechten Ruf der Projekte und des Projektmanagements.

Daher kann es Sinn machen:

1. Projekte erst einmal als „Vorprojekt“ zu starten und in den Dialog und die Analyse zu gehen.
2. Zu sondieren, wer was weiß und welche Möglichkeiten es gibt.
3. Das grundsätzliche Timing des Projekts zu hinterfragen, damit Frontloading stattfinden kann.
   

Gute Projektvorbereitung zahlt sich aus

Ganz oft haben dann Projekte bereits so früh eine so hohe Qualität, dass die Umsetzung zum Selbstläufer wird. Das Projekt total geräuschlos abläuft. Es allgemein läuft, wie geschmiert. Bzw. du vielleicht nicht mal die Projektleitung übernehmen musst, weil jemand weniger Erfahrenes das ziemlich easy umsetzen kann.

Daher meine Empfehlung: 

💡 Mein Tipp für dich

Investier in die frühe Phase und mach dir damit das Leben im restlichen Verlauf des Projekts selbst leichter!

Denn das erspart dir später unnötige, zeitraubende Diskussionen und Chaos.

Fragen & Antworten zum Thema „Frontloading“

Was ist Frontloading im Projektmanagement?
Frontloading beschreibt das bewusste Investieren von Zeit und Analyse in die frühe Projektphase, um spätere Probleme zu vermeiden.

Warum sind Projektstarts oft chaotisch?
Weil Projekte unter Zeitdruck beginnen, gerne mal ohne klare Ziele, ohne Struktur oder abgestimmte Erwartungen.

Was sagt die „Rule of Ten“ aus?
Dass Änderungen im Projektverlauf exponentiell teurer und aufwendiger werden, je später sie erfolgen.

Welche Vorteile hat Frontloading konkret?
Bessere Planung, weniger Risiken, klarere Ziele, höheres Commitment und deutlich weniger Chaos im weitere Projektverlauf. Was in weniger Meetings und mehr Effizienz mündet.

Was gehört zum Frontloading dazu?
Stakeholderanalyse, Zielklärung, Projektplanung, Risikoanalyse, Erwartungsgespräche und das Einholen von Commitment.

Wann lohnt sich ein Vorprojekt?
Immer dann, wenn die Unsicherheit hoch ist und wichtige Grundlagen noch fehlen bzw. Grundsatzfragen noch gänzlich offen sind, also auch keine Hypothesen stehen.

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