Komplexität im Projekt reduzieren

Komplexe Projekte erfolgreich managen

Daher kommt die Komplexität in Projekten. Und so kannst du sie reduzieren: Die Komplexitätsformel im Projektmanagement

Du suchst nach Strategien, um komplexe Projekte zu managen? Die Komplexitätsformel hilft dir!

Wie oft verfolgst du einen Plan und es läuft dann doch anders? Und wie oft war das dann sogar besser so?

Jep, öfter als man denkt, wenn wir das Wort Planabweichung hören. Deshalb lasse ich in meinen Projekten auch immer Spielraum für Unvorhergesehenes und passe dann entsprechend an. Positive Risiken sozusagen.

In meinen Trainings verfolge ich dasselbe Prinzip und so kamen wir spontan an der Komplexitätsformel vorbei.

Deine Formel, um komplexe Projekte zu meistern:

Komplexität = Teilchen im System * Abhängigkeiten * Änderungen pro Zeiteinheit

Zugegeben, das ist eine Vereinfachung. Dennoch ein super Einstieg. Smart und nützlich. Wir gehen gleich tiefer rein. Erstmal schauen wir, dass wir die Formel richtig verstehen.

Ursachen, Definitionen und Lösungsansätze: Komplexität im Projekt ... Was bedeutet das überhaupt?

Definition Komplexität:

Komplexität meint: Es gibt nicht nur eine kausale Kette von Ursache und Wirkung, sondern viele. Und die sind derart ineinander verwoben, dass es unmöglich ist etwas exakt zu rekonstruieren. Oder vorherzusagen.

Ein schönes Beispiel waren die Hochrechnungen der Corona-Infektionen vor ein paar Jahren. Und die Erklärungsversuche, wenn die Hochrechnungen danebenlagen. Sehr ausgefuchste Modelle wurden da entwickelt. Alle waren stets nur eine Annäherung. Nie 100 % präzise. Konnten sie gar nicht sein. Viel zu viele Faktoren spielten in der Pandemie eine Rolle. Vom Wetter bis zu politischen Entscheidungen und lokalen Ereignissen.

Deine Strategie, um schwierige Projekte anzugehen: Die Komplexitätsformel richtig verstehen

1. Teilchen im System: Das wären bspw. die Anzahl eurer laufenden Projekte im Unternehmen.
   
   Hauptproblem? Wir nehmen uns zu viel auf einmal vor. Und überfordern uns damit von vornherein. Schnell verwalten wir dann Projekte nur noch, statt sie zu managen. Wir rennen nur noch hinterher. Oder sie werden uns egal, weil wir ja nicht an unrealistischen Perfektionismus kaputtgehen wollen.
   
   Meine Reaktion, immer wenn es zu viel wurde? „Well then ... dann ist's ja jetzt auch egal. Ich mach erstmal Pause.“
   
   
2. Abhängigkeiten: Sind die Interdependenzen aus der Beziehung der Projekte zueinander. Wie sie also einander beeinflussen.
   
   Hauptproblem? Wir unterschätzen, wie dynamisch diese sind. Speziell innerhalb von komplexen Systemen. Weil sie anfangs nicht klar sein können und später dazu führen, dass sich alles irre aufbläst, während wir auf dieselben Ressourcen zugreifen.
   
   Meine Reaktion, wenn wir die Abhängigkeiten gnadenlos unterschätzt haben?
   „Ruthless De-Scoping!“ Prioritäten neu setzen. Minimum-Anforderungen an Ergebnisse neu definieren. Auf die eigentliche Wirkung konzentrieren, die wir erzielen wollen. Und von allen Nice-to-have-Ergebnissen trennen. Außer es gibt mehr Ressourcen und seniore Experten für das Team. Dann halte ich gerne die Hände auf.
   
   
3. Änderungen je Zeiteinheit: Meint, wie oft sich etwas ändert. An Ausgangslage, Ziel, den Mitteln zur Zielerreichung oder den Rahmenbedingungen.
   
   Hauptproblem? Wir verlieren den Überblick, weil es kein System gibt, mit dem wir Änderungen strukturiert und transparent managen. Manchmal gibt es ein System, doch es ist nicht allen bekannt oder wird sich nicht dran gehalten.
   
   Meine Reaktion, wenn wir den Überblick verloren haben?
   „All Hands on Deck, please!“ Alles stehen und liegen lassen. Keinen Schritt weiter. Sonst kracht es eh irgendwo. Wir können nichts mehr richtig machen. Jetzt stellen wir erstmal sicher, dass wir die richtigen Dinge machen.

Konkrete Fragen, Tipps & Methoden, um deine Projekte einfacher zu gestalten

Und jetzt noch einen Schritt tiefer, wenn du jetzt richtig ab-NERDen möchtest:

Teilchen im System:

Faktoren, Gewichtung und Einfluss: Projektpriorisierung ist der Schlüssel, um die Komplexität in deinen Projekten zu verringern

Jetzt kannst du beginnen die Formel nach Relevanz zu gewichten. Oder nach Faktoren und Tiefe/Intensität zu skalieren. Wahrscheinlich kann man Komplexitäts-Theorie sogar studieren.

Ich bin da jedoch Pragmatiker. Und frage dich: Worauf hast du einen Einfluss? Dann fang da an, die Komplexität rauszunehmen, bevor sie euch lähmt (alle in der Pause) oder frustriert.

Und das, obwohl dein Job, das Thema, das Team, der Kunde, alles eigentlich geil ist.

Wäre ja sonst schade drum.

So entsteht auch Begeisterung. Bzw. erhaltet ihr sie für die Disziplin Projektmanagement!

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Und jetzt weißt du auch weshalb, ich Spielraum und Puffer einplane. In meine Projekte. In meine Trainings. In mein Leben. Ich will mir ja nicht selbst den Spaß an den Dingen verderben, die ich im Prinzip sehr gerne mache.

Tipp/Kniff/Beispiel: Weniger als 50 % meiner Arbeitszeit sind vorab mit Meetings verplant. Werden es mehr, ist das das erste Zeichen dafür, dass ich bald nicht mehr vor der Welle bin.

Noch mehr Tipps und Kniffe?

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