Über die Bedeutung der Worte in Projektmanagement Meetings

Wie erkenne ich, was Stakeholder wirklich meinen? 

Der Zusammenhang zwischen den Worten und ihrer wahren Bedeutung

Was steht auf diesem Papp-Schild? 👇

Wie ganz oben im Anreißer vorweggenommen, teile ich heute mal wieder eine Anekdote aus meinem Leben, um die Relevanz des Themas der Bedeutung für deinen Projektalltag zu unterstreichen.

Wenn du also den letzten Blogbeitrag verpasst hast, unbedingt Reinlesen.

Dieses Schild trägt eine Nachricht meines Sohnes. Weil er erst 4,5 Jahre ist, hat ihm die Mama beim Schreiben geholfen. Auf dem Schild steht sinngemäß ...

„Entweder liest Papa mir im Bett was vor, oder Papa darf selbst auch nicht im Bett lesen.“

Die Message scheint klar. Doch ich habe fast eine Viertelstunde gebraucht, um im Gespräch mit meinem Sohn herauszufinden, worum es ihm eigentlich geht. Was diese Nachricht für ihn wirklich bedeutet.

Im Projekt sind diese Schilder die Post-Its deiner Stakeholder

Doch bevor wir in die Analogie zu deinen Projekten eintauchen, zum Kern der Nachricht (vgl. Ebene 5 aus dem letzten Beitrag).

Dazu hilft es zu wissen, dass es bei uns eine Regel gibt: Im Bett wird nicht mehr gelesen.

Denn ich will den Alptraum nicht, den viele Eltern schildern. Nämlich dass beim Lesen im Bett wild über noch ein Buch und noch ein Buch verhandelt wird. Im Bett wird geschlafen. Punkt.

Denn Schlafqualität ist ungemein wichtig. Für meine Frau und mich bedeutet das bspw. Handy und Laptops haben im Schlafzimmer nichts verloren. Und Vorlesezeit für meinen Sohn ist bis zum Schlafengehen, aber eben nicht mehr im Bett.

Doch darum geht es ihm nicht: Ihm geht es um Fairness

In der Diskussion um eine Lösung muss ich durch die Schicht meiner eigenen subjektiven Erwartung jedoch erst mal durch. Und so wird mir nach und nach klar: dem Jungen geht es nicht um gemütliches Bücherlesen im Bett. Sondern ihm geht es um Fairness.

Denn Papa liest abends im Bett beim Einschlafen auf seinem Kindl. Und zwar um nicht selbst einzuschlafen, bis bei meinem Sohn die Augen zufallen.

Früher hat ihn das nicht gestört. Heute findet er es unfair. Weil ich ihm ja schließlich auch nicht vorlese. Und wenn er das nicht darf, darf Papa auch nicht ... und dann löst er das Dilemma ... „zumindest bis ich eingeschlafen bin. Dann darfst du lesen.“

Wow. Ich meine, er ist 4,5 Jahre und entwickelt gerade sein Grundverständnis von Fairness.

Was du davon für dein Projekt und deine Meetings und Workshops mitnehmen kannst:

Denk nur an all die Termine und Workshops, in denen ganze Wände mit Post-its, aka Haftnotizen beschrieben werden. Durch diese Brille betrachtet:

• Was steht das drauf, Wort für Wort?
• Und was bedeutet es, was da steht?

Das sind sehr häufig zwei völlig verschiedene Paar Schuhe.

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Ein Beispiel aus dem Projektalltag

In einem Workshop zum Nachschärfen der Rollenbeschreibung der PLs im Unternehmen steht „Schnittstellen zum PL unklar“.

Doch was bedeutete es dem Projektleiter, der das schrieb? Ich habe gefragt und ihn reden lassen:

• „Ich fühle mich wie ein Alien im Unternehmen.“
• „Es ist, als gehöre ich nirgends hin.“
• „Ich habe viele Chefs und dann auch wieder keinen.“
• „Ich habe nichts zu sagen, hänge aber in endlos vielen Themen mit drin.“
• „Es ist, als wäre die PL-Rolle weder klar noch wichtig.“
• „Ich fühle mich nicht gesehen und meine Arbeit nicht wertgeschätzt.“
  

Sachlich liest sich der Post-it also wie eine formelle Unschärfe, die nach ein paar Gesprächen auf Managementebene einfach zu beseitigen ist. Doch die sechs O-Töne dazu geben großen Grund zur Sorge und sind ein deutliches Alarmsignal: Wenn jetzt nicht gehandelt wird, ist die Person bald weg.

Was tun? Meine Tipps an dieser Stelle

1. Rede lassen: Ja, lass in Workshops Post-its schreiben. Doch nie, ohne den Leuten Gelegenheiten zu geben, dazu zu sprechen. Sonst kommst du weder an den emotionalen Wert der Worte, noch an den Kern der Bedeutung. Was sie sagen, das schreibst du mit. Wenn unpassend, weil zu emotional, dann ...
   
   
2. Höre ganz genau hin: Wenn du jemanden befragst und sich die Person daraufhin dir anvertraut oder gar vor dem Rest der Anwesenden öffnet, dann ist das deine 1. Pflicht. Und ...
   
   
3. Nimm sie beim Wort: Kein Interpretieren, kein Paraphrasieren, keine Wortklauberei, kein Worte-im-Mund-herumdrehen. Geht davon aus, dass die Leute es ganz genau so meinen, wie sie es sagen.
   
   
4. Erlaubt sind maximal Verständnisfragen, auf keinen Fall eine Art von Wertung. Denn in deren Welt ist es, wie es ist.

Dann hast du eine Chance, die wahre Bedeutung zu erkennen. Was insbesondere Gold wert ist, wenn es den Leuten selbst so noch nicht bewusst war.

Und jetzt denken wir noch einen Schritt weiter:

Wenn das mit Post-its so läuft ...
Was steht dann bei E-Mails zwischen den Zeilen? Was bei Chat-Nachrichten? Was auf digitalen Whiteboards? Und speziell dort, wo wir uns kurz fassen müssen, wie z. B. in den Bullets auf durchgestylten Power-Point-Präsentationen?

There you go: Und was heißt das?

Nicht etwa, das du jetzt einen Kurs in Zwischen-den-Zeilen-Lesen brauchst. Bedienen wir uns am wahren Leben und meiner Anekdote oben: 

Was es braucht, ist das persönliche Gespräch. Die O-Töne. 

Das ist meine Kernbotschaft:

Es braucht die persönliche Kommunikation! Je mehr davon, desto besser. Alles andere sind Daten. Gespräche hingegen sind Geschichten. Und die helfen dir dabei, die Bedeutung der Daten zu verstehen und einzuordnen.

Und darauf basierend lassen sich ...

• bessere Entscheidungen treffen
• besser beurteilen, was wahr und was falsch ist
• besser Führen
• besser ...

... nimm mich gerne in deine Gedankenwelt mit – ich freue mich über Antworten und Reaktionen. Und hab noch auf jede geantwortet. Nimm mich gerne beim Wort. 😉

Fragen und Antworten zum Thema Bedeutung und Post-its im Projekt:

Warum ist Post-its schreiben und einsammeln im Projekt nicht genug?
Weil sie nur die sichtbare Oberfläche abbilden. Das was wir benennen und wie wir es benennen. Die Bedeutungsebene (Motive, Sorgen, Identität, Erfahrungen) liegt darunter und tritt erst im persönlichen Gespräch zutage.

Was ist gefährlich daran, Post-its rein sachlich zu interpretieren?
Du übersiehst emotionale Signale, Alarmsymptome und Bedürfnisse, die für das Projekt entscheidend sein können, z. B. Überforderung oder fehlende Zugehörigkeit. Genauso wie schlummernde Treibfedern und innere Wahrheiten. Alles Dinge, die Leute bewegen. Und besonders Change-Initiativen und Transformationen zielen genau darauf ab, nämlich Betroffenen zu bewegen.

Warum ist Bedeutung so wichtig im Projektmanagement?
Weil Bedeutung entscheidet, ob Menschen sich engagieren, Verantwortung übernehmen, mitdenken und mittragen; oder innerlich kündigen. Hier macht es klick, hier knüpfen Handlungsimpulse direkt an.

Wie erkenne ich die Bedeutung hinter einer Aussage?
Indem du:

1. aufrichtig interessiert nachfragst,
2. ganz genau zuhörst und hinspürst,
3. Verbindung aufnimmst und O-Töne zulässt,
4. also nicht interpretierst oder paraphrasierst,
5. nichts bewertest,
6. sondern Resonanz suchst.

Welche Bedeutung haben persönliche Gespräche?
Gespräche verwandeln Daten in Geschichten und Verständnis. Ohne gelingt keine gute Führung und keine guten Entscheidungen.

💡 Mein Tipp für dich

Je mehr auf dem Spiel steht, frage dich bei den Worten auf den Post-its der Kolleg:innen in deinen Meetings:

1. Was steht wirklich drauf, quasi zwischen den Zeilen?

2. Und was bedeutet das für die Person?

Die zweite Frage entscheidet über Führung, Zusammenarbeit und Projekterfolg.

Du hast noch Fragen, einen Spezialfall vorliegen oder möchtest dich mit mir austauschen? Keine falsche Scheu, klick gerne in meinen Kalender rein und vereinbar einen kostenlosen Ersttermin mit mir. Oder schreib mir eine Mail an chris(at)pm-botschaft.com.