PSP & WBS: Projekte strukturieren, als wärst du beim Puzzeln

Lerne, wie du mit PSP und WBS dein Projekt visualisierst, strukturierst und viel effizienter steuerst

Das Puzzle Prinzip: Was deine Projekte mit 1.000 Teilen gemeinsam haben

Puzzle vs. Projekt – eine verblüffend passende Metapher

Erinnerst du dich noch daran, wann du das letzte Mal gepuzzelt hast? Sagen wir, du hast ein 1.000-Teile-Puzzle vor dir? Wie gehst du das an?

Sicher nimmst du nicht das erste Teil, das dir nach Öffnen des Kartons in die Hände fällt, und suchst das nächste Teil, was genau daran passt? Denn du weißt: So wird das ewig dauern.

Wahrscheinlich wirst du anfangen, die Teile zu sortieren. Vielleicht gehst du sogar in die Küche und holst dir ein paar Schüsseln dafür. Dann drehst du Stück für Stück alle Teile um und trennst nach Farben.

Je nach Motiv sind das bspw. blaue Teile vom Himmel oder grüne Teile von irgendwelchen Pflanzen. Vielleicht sind auf dem Puzzle Menschen, Tiere, Fahrzeuge oder Häuser zu sehen. Dann sortierst du danach.

Und ganz klar: Du suchst nach Randteilen! Das wird der Rahmen. Da kommt später der Rest hinein. Und die sind leicht zu finden.

Warum Puzzeln wie Projektarbeit funktioniert

Warum Puzzle so ein guter Vergleich zum Projekt sind:

Projekte wie Puzzle machen wir in der Regel so zum ersten Mal. Sie haben Neuigkeits- und Einmaligkeitscharakter. Sie sind eine Challenge. Doch richtig angegangen (siehe Modern Project Navigator), können sie total Spaß machen.

Doch wie gehen wir unsere Projekte im Vergleich dazu an?

Wir fangen direkt an. Ohne PSP oder WBS. Rein in Umsetzung und Lösung. Wir sind ja eh spät dran mit dem Projekt. Und es werden schließlich schnelle Ergebnisse erwartet. Oder wurden bereits versprochen. Wir werden zu Macher:innen.

Dabei sind der Projektstrukturplan (PSP) oder die Work Breakdown Structure (WBS) deine Versicherung, an ‚alles‘ gedacht zu haben.

Die Bedeutung von Projektstruktur & Deliverables

Diesen Teil der Projektplanungsphase schenken sich jedoch viele. Auch erfahrene Projektmanager und Projektleiterinnen.

Dabei macht ein wenig Struktur und Planung die meisten Projekte später zu reinen Umsetzungsprojekten ohne viel Overhead für Meetings und Abstimmungen.

Was in meinen Trainings offensichtlich wird, ist, dass wir direkt in Aufgaben und Abfolgen und schrittweises Realisieren des Projekts denken. Wir tun uns eher schwer damit, und so wollen es PSP/WBS, erst mal alle Ergebnisse aufzulisten.

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Beispiele für typische Liefergegenstände

Ganz konkret:

• Was kann ich hinterher physisch anfassen? Joghurtbecher! (Ich war ja mal bei Danone)
• Welche Dokumente liegen vor? Marktanalyse!
• Welche Funktion in einer Software kann benutzt werden? 2-Faktor-Authentifizierung!
  

So sehen PSP und WBS typischerweise aus

Diese PSP/WBS sehen immer gleich aus.

Nämlich wie ein Organigramm.

Und deshalb ist auch eine Variante, die du erstellen kannst, dass du mal alle Abteilungen nebeneinander schreibst, die am Projekt beteiligt sind. Und darunter listest du auf, was die jeweilige Abteilung jeweils zu erstellen/liefern hat.

Eine andere Möglichkeit ist, die Produktstruktur heranzuziehen. Wie ist euer Produkt aufgebaut. Wenn ihr eine Art von Konfiguration habt, kann das eure Basis sein. Das geht nicht nur mit Zügen (Rohbau, Interieur, Klima/Heizung, Elektrik/Elektronik, Fahrgestell, ...), sondern auch mit IT-Hardware wie Serverlandschaften oder Software (Features und Funktionen).

Weitere Möglichkeiten sind Wertströme, Stages oder auch Phasen, die euer Projekt stets durchläuft, weil es bspw. ein Entwicklungsprojekt ist und ihr da eh ein standardisiertes Vorgehen habt. Oder weil ihr immer Cost-Out-Projekte macht. Oder immer Prozessoptimierungen. Oder immer Reorganisationen. You got me.

Oder du splittest es erstmal nach Standorten und lokalen Subprojekten.

Strukturformen als Grundlage für den Projektrahmen

Eine Übersicht aller Strukturformen habe ich vor langer Zeit mal in meinem Podcast Projektmanagement on demand gegeben. Hör gerne mal in Folge #7 zu WBS und PSP rein, wenn du sie noch nicht kennst. Oder als Refresher.

Und das Ganze muss nicht lange dauern. Wenn du dir eines deiner Projekte hernimmst. Und mal eben runterschreibst, was da alles an Ergebnissen rauspurzelt. Ich schätze, in 15 Minuten bist du fertig.

Dann spielst du vielleicht noch ein wenig mit der Struktur rum. Vielleicht kombinierst auch zwei Strukturformen wie Projektphasen und beteiligte Abteilungen und machst der Einfachheit am Ende eine Matrix draus.

Vorteile von PSP & WBS

Was uns zu den Vorteilen von PSP und WBS bringen:

1. Es dauert keine 30 Sekunden und alle wissen, worum es in deinem Projekt geht.
2. Du hast ein Kalkulationsschema für Zeitaufwand und Budget.
3. Alle am Projekt Beteiligten haben eine Grundstruktur und Checkliste zur Orientierung.
4. Ändert sich etwas, könnt ihr mit dem Finger genau drauf zeigen, wo.
5. Dein Projekt wirkt nach außen nicht wie zusammengeschustert, sondern bis zu Ende gedacht.
6. Du kannst dich von anderen Expert:innen viel schneller und leichter challengen lassen.
7. Es entsteht ein gemeinsames mentales Modell als ein Bild, auf das alle schauen, wenn es um das Projekt geht.
8. Ihr versinkt nicht so leicht in den Details, sondern habt immer eine Meta-Ebene, die Vollständigkeit sicherstellt und Orientierung gibt.

Denk in Puzzleteilen – besonders zu Projektbeginn

Damit noch einmal zum Puzzeln: Denk in Zukunft, besonders zu Projektbeginn, einfach immer an ein Puzzle. So willst du starten. Sortieren, was du hast. Struktur reinbringen. Jedes Teil mal umdrehen. Und dann legst du mit dem eigentlichen Puzzeln los.

Und wirst sehr schnell Erfolgserlebnisse haben. Weil du mit Adlerauge, die richtigen Puzzleteile findest.

Stell dir vor, mit der Klarheit und der Präzision setzt du ab sofort deine Projekte um. Wäre das nicht Wahnsinn?

Auf zur Brillanz!

PS: Und wenn du dir jetzt denkst „Chris, so einfach ist es in meinem Projekt nicht“. Dann denk mal drüber nach, ob ein PSP/WBS aus deinem Irrgarten nicht wenigstens ein Labyrinth machen kann.

Q&A: Häufige Fragen zu Projektstrukturplan & Work Breakdown Structure

1. Was ist ein PSP im Projektmanagement?
Der Projektstrukturplan (PSP) ist eine hierarchische Gliederung aller Liefergegenstände bzw. Ergebnisse (dein Projekt-Scope), die in einem Projekt erbracht werden sollen – die Grundlage für Übersicht, Planung und Kommunikation.

2. Was bringt eine WBS (Work Breakdown Structure)?
Die WBS hilft, komplexe Projekte zu strukturieren, Aufgaben zuzuweisen, Kosten zu kalkulieren und Risiken frühzeitig zu erkennen. Sie ist im klassischen wie agilen Projektmanagement relevant.

3. Welche Methoden kann ich zur Strukturierung nutzen?
Produktaufbau, beteiligte Abteilungen, Standorte, Phasenmodelle, Wertströme, Prozessschritte, Matrixmodelle – je nach Projektart kannst du unterschiedlich strukturieren.

4. Was sind typische Fehler bei der Strukturierung?

• Zu stark in Aufgaben statt in Ergebnisse denken
• Kein Abgleich mit den Stakeholdern in deinem Projekt
• Keine Pflege bei Änderungen im Projektverlauf

Tipps für dein nächstes Puzzle-Projekt ()

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