Podcast-Folge #1
Projektmanagement KickOff vorbereiten:
Die besten Tipps und Empfehlungen
#1 Projekt KickOff Teil 1 – Wie du einen richtig guten Projekt KickOff vorbereitest, inkl. Checkliste/Vorlage
Das Thema dieser Folge ist der Projekt KickOff. Du fragst dich, wie dir ein guter Projekt KickOff gelingt? Hier, in Teil 1, geht es um die Vorbereitung.
Die gute Nachricht ist: wenn du am Ende der Folge angekommen bist, hältst du deine persönliche Checkliste in den Händen, mit der du in die Vorbereitung starten kannst. Schnapp dir also schon mal Zettel und Stift.
Bevor wir sagen können, was genau alles vorzubereiten ist, lohnt es sich einen Blick auf das Ziel, den Sinn und Zweck eines Projekt KickOffs zu werfen:
- Soll der KickOff alle Beteiligten informieren? Hast du alle Leute mit auf dem Schirm, die einen Einfluss auf oder/und ein Interesse am Ausgang deines Projektes haben?
- Insbesondere soll er einen Überblick geben, worum es im Projekt geht. (Was sind die Ziele? Was soll erreicht werden?)
- Was sind die Rahmenbedingungen?
- Wer ist beteiligt?
- Wann startet das Projekt offiziell? Bis wann soll es fertig sein?
… soweit mal ganz grob.
Der KickOff markiert den Start einer neuen Phase. Ab hier ist etwas Signifikantes anders als vorher.
Darin unterscheidet sich der KickOff auch sicher vom regulären Meeting. Darüber sind wir uns noch alle einig. Ab dann wird es aber kniffelig.
Den EINEN KickOff gibt es nicht!
Warum das so ist?
Warum? Aus folgenden zwei Gründen:
- Es ist sehr wichtig zu wissen, WANN der KickOff stattfindet.
- Es spielt eine essenzielle Rolle, ob es ein interner oder externer KickOff ist.
Gehen wir beides systematisch durch:
Folge #1 anhören:
Deine Checkliste zur Vorbereitung des Projekt KickOffs:
- Das Ziel des Projektes
- Der Zeitplan
- Das Team-Setup
- Das Budget
- Erfolgskritische Elemente (Risiken, Prioritäten, Kritischer Pfad)
- Der Kommunikationsplan
- Details zur Lösung bzw. zum Lösungsansatz
- Administratives (wo werden Unterlagen abgelegt, über welche Plattform wird in erster Linie kommuniziert, welche Vorlagen werden verwendet, Zugriffsrechte auf Daten, Infrastruktur wie Mobiltelefone, Tools, Arbeitsmodus bzgl. Anforderungen, Entscheidungen, Risiken, Änderungen erfasst, (Wie werden Zeiten zurück gemeldet, …)
- Zeit für Q&A (Fragen und Antworten)
Punkt 1: WANN findet der Projekt KickOff statt?
„Na ganz am Anfang“, möchtest du da vielleicht rein rufen – und das ist auch gut und richtig so.
Doch was heißt das? Was ist der Anfang? In der Regel gibt es eine Art Projektanlauf- oder auch Initialisierungsphase. Hier bahnt sich das Projekt an. Das kann eine Ausschreibungsphase sein, in der du das Angebot an den Kunden formulierst … oder eine Ideen-Findungsphase in der das Thema erstmals auf den Tisch kommt.
Hier findet meist eine erste, grobe Bewertung statt, ob es sich lohnt, das Projekt anzugehen und wenn ja, was ungefähr zu tun wäre.
Charakteristisch ist, dass es de facto noch keinen Projektleiter gibt.
Was am Ende dieser Phase vorliegen muss?
Ganz klar: ein Projektauftrag. Denn davon leiten sich dann auch die Ziele ab.
Es existiert ein grober Zeitrahmen, eine grobe Budgetvorgabe.
Doch wer tatsächlich an dem Projekt arbeiten wird, das ist meist noch gänzlich unklar. Zu diesem Zeitpunkt gibt es lediglich eine Art Absichtserklärung oder Auftrag.
In der Regel ist das der erste sinnvolle Zeitpunkt, zu dem der KickOff stattfindet.
Wer nimmt am KickOff teil?
Am Tisch sitzen wahrscheinlich recht wenige Leute – denn so viele waren ja noch gar nicht involviert. Und so viel gibt es ja im Grunde auch noch gar nicht zu präsentieren und zu besprechen.
An eine solche Anlaufphase oder Initialisierung schließt sich die erste Planungsphase an. Da sieht die Situation schon ganz anders aus:
Das Team wird zusammengestellt, je nach benötigter Expertise und Verfügbarkeit.
Das inkludiert auch den Projektleiter oder die Projektleiterin, respektive den verantwortlichen Product Owner. (Über Rollen werden wir uns in Folge #16 unterhalten – hier ist wichtig, zu verstehen, dass es wen braucht, der/die den Hut aufhat und das Projekt verantwortet.)
Nun wird die Absicht, das zeitliche und monetäre Ziel, in detaillierte Ergebnisse und Zeitpläne und Budgets heruntergebrochen.
Mit dem Team zusammen ist man auch schon in der Lage, eine erste Risikobetrachtung durchzuführen, uvm.
Charakteristisch ist, dass die eigentliche Arbeit noch nicht begonnen hat, sondern ihr das Projekt vorausplant, euch überlegt wie ihr vorgeht, was es braucht und was euch potenziell in die Quere kommen kann
Und da merkt ihr schon, diese Phase existiert in ihrer Reinheit sehr selten – sehr viel häufiger wird einfach schon mal angefangen zu arbeiten und die Pläne entwickeln sich parallel.
Doch nehmen wir mal an, es gibt eine echte Planungsphase bevor die Arbeit aufgenommen wird.
Findet der KickOff am Ende dieser Phase statt, so sind deutlich mehr Leute zu diesem Termin einzuladen. Nämlich die, die wir gemein hin als Stakeholder bezeichnen. Ich wiederhole noch einmal: Das sind Leute, die einen Einfluss auf oder/und ein Interesse am Ausgang deines Projektes haben. Und es gibt ja auch deutlich mehr zu präsentieren und zu besprechen.
Betrachten wir nur rein den zeitlichen Verlauf eines Projektes und versuchen das WANN zu definieren. Also Spotlight auf den Zeitpunkt im Projekt, an dem du stehst.
Projekt KickOff Event: Welche Sonderfälle gibt es?
Dabei gibt es noch folgende Sonderfälle:
- Du kommst in ein Projekt, dass schon lange läuft und übernimmst die Projektleitung. Dann kann es sein, dass du einen KickOff veranstaltest, um vorzustellen, was ab nun anders laufen wird und was es dafür braucht. Hier ist vor allem der Vorher-Nachher-Vergleich nützlich, um alle dort abzuholen, wo sie stehen und dahin mitzunehmen, wo ihr nun hin wollt.
- Ein weiterer Sonderfall: Der Krisenfall ist eingetreten. Und es muss sofort agiert werden – für große Planungen und Vorbesprechungen ist nahezu keine Zeit. Dann ist ein KickOff da, um sicherzustellen, dass alle wissen worum es geht und was nun von wem zu tun ist. Kein Vorgeplänkel. Hier werden (sofern vorhanden) Havarie-Pläne vorgestellt, die bereits in der Schublade waren und nun in Kraft treten. Womöglich wurden diese vorher schon einmal simuliert und das Team ist keinesfalls zufällig oder nach Verfügbarkeit zusammengewürfelt. Hier sitzt nur am Tisch, wer eine tragende Rolle und Funktion übernimmt. Und alle sind schon ziemlich gut im Bild.
Das heißt also Schlussfolgerung: Mach dir bewusst/finde heraus, in welcher Phase des Projektes du stehst.
- Der Teilnehmerkreis
- Die Inhalte sowie der Umfang
- Und auch die Intention
können dahingehend sehr variieren.
Punkt 2: Definition – interner oder externer Projekt KickOff?
Den ersten von zwei Gründen, warum es DEN EINEN KickOff nicht gibt, haben wir mit der Frage nach dem „Wann?“ bereits behandelt.
Grund Nummer zwei ist, ob es sich um einen internen oder externen KickOff handelt.
Warum ist das so entscheidend? Gehen wir beides systematisch durch:
Was unterscheidet den internen vom externen KickOff?
- Intern: ohne Kunden
- Extern: mit Kunden
Manchmal ist es schwer, den Kunden von anderen Rollen im Projekt zu unterscheiden:
Für dich könnte dein Chef der Kunde sein, weil er dich mit dem Projekt betraut hat. Für dich könnte die Geschäftsführung der Kunde sein, weil diese das Projekt beauftragt hat und entschieden hat, dass dies nun hohe Priorität genießt.
Doch worauf ich hinaus will ist, dass der Kunde die Person oder Personengruppe ist, für die ihr das Projekt macht. Entwickelt ihr ein neues Produkt, dann füllen Konsument:innen oder auch Nutzer:inne diese Stelle aus und warten ggf. schon darauf, dass das Produkt fertig ist. Der Kunde hat also den Nutzen, wegen ihm oder ihr wurde das Projekt initiiert.
So, jetzt wissen wir, für wen wir das alles machen, wer der Kunde ist.
Entscheidend für den KickOff ist nun: handelt es sich um eine interne Abstimmung ohne den Kunden oder eine externe Abstimmung mit dem Kunden?
- Im internen KickOff sitzen dir meist vertraute Gesichter gegenüber oder zumindest Leute deines eigenen Unternehmens. Hier kannst du sicher offener sprechen, denn der Kunde sitzt nicht mit am Tisch.
- Und damit meine ich nicht, dass ihr Geheimnisse vor dem Kunden haben sollt, nein. Doch manche Dinge sind (Firmen-)Interna und de facto vertraulich zu behandeln. Du darfst schlicht weg nicht alles teilen. Und vielleicht ist einiges inhaltlich auch gar nicht relevant für den Kunden.
- Ist der Kunde jedoch anwesend, kann es sein, dass dieser auch sein Team mit in den Termin bringt. Es entsteht ein gänzlich anderes Setup.
Wie sieht in diesem Fall die Agenda aus?
- Sicher hat der anwesende Kunde einen gehörigen Einfluss auf die Agenda.
- Und du wirst die Agenda womöglich auch anders gestalten wollen.
- Wir reden an der Stelle noch nicht im Detail über zielgruppenspezifische Kommunikation, doch du weißt worauf ich hinaus will:
- Der Kunde steht woanders als dein internes Team, also musst du ihn auch woanders abholen, bevor ihr auf die gemeinsame Reise gehen könnt (sprich ins Projekt startet).
- Für den Kunden steht häufig da WAS viel mehr im Vordergrund als das WIE genau – dafür seid ihr ja die Experten. Häufig genügt dem Kunden da ein grober Überblick statt einer methodisch akribischen Abhandlung, die Schritt für Schritt alles detailliert enthält.
Der Kunde ist also die zweite Größe neben dem Zeitpunkt im Projekt, den es zu berücksichtigen gilt, bevor du in die detaillierte Vorbereitung gehst.
Wir könnten so weit gehen und sagen, dass ein externer KickOff ja auch extern ist, wenn Lieferant:innen oder (Firmen-)Partner mit am Tisch sitzen. Da gilt ja dasselbe rund um das Thema Vertraulichkeit.
Meiner Erfahrung nach hast du dahingehend Recht, was die Vertraulichkeit angeht. Oft wird das aber über ein NDA (Non Disclosure Agreement oder übersetzt „Vertraulichkeitsvereinbarung“) gelöst, damit ihr offen alles austausche könnt. So gesehen wollt ihr Partner und Lieferant:innen am liebsten behandeln wie euer eigenes Team. Tendenziell ist das also eher die Kategorie „interner KickOff“, um es nicht weiter zu verkomplizieren.
Deine zwei essenziellen Fragen für den Projekt KickOff
Wenn dich also jemand bittet, einen KickOff zu veranstalten … dann möchtest du zwei Dinge wissen. Wenn du sie (noch) nicht weißt, dann willst du sie bei deinem Auftraggeber (meist ja Chef:in) erfragen:
- Wo im Projekt stehst du? Zeitlich betrachtet – wie weit ist das Projekt vorangeschritten? In welcher Phase befindest du dich?
- Ist es ein interner KickOff (mit dem Kunden) oder ein externer KickOff (ohne den Kunden)?
Super, jetzt wo wir wissen, wofür der KickOff da ist und welche Ausprägungen es geben kann, können wir uns auf die Inhalte konzentrieren.
Das gehen wir jetzt einfach wie eine Checkliste durch, und du notierst dir, was benötigt wird und wie viel Zeit dafür jeweils auf der Agenda eingeräumt wird.
Neun-Punkte-Checkliste für deine Projekt KickOff-Vorbereitung
1. „Agenda“
Die Agenda ist das erste Stichwort – nebst Zielen, dazu aber gleich nach der Agenda mehr:
- Die Agenda ist das perfekte Übersichtsdokument.
- Das Dokument zeigt allen, worum es im KickOff gehen wird.
- Gehört also sicher in die Einladung hinein.
- Daraus können alle Teilnehmenden Ablauf und Struktur des KickOffs entnehmen.
- Im Prinzip ist die Agenda also eine Art Themenliste, die in einer logischen Reihenfolge besprochen werden möchte.
- Damit ist die Agenda die Zusammenfassung von all dem, was ab jetzt folgen wird – die hast du nach dieser Checkliste in der Tasche!
- Und die Agenda ist ganz sicher an den Zielen des KickOffs ausgerichtet. Du willst dir also ganz klar überlegen, was am Ende des KickOffs erreicht sein soll.
Und damit startest du – überlege dir genau die Antworten zu folgenden Fragen:
Worüber willst du informieren?
Minimum-Set:
- Wo steht ihr heute?
- Wo wollt ihr hin?
- Um was zu erreichen?
- Was ist also notwendig, damit am Ende alle einen möglichst guten Überblick haben und wissen, was zu tun ist?
- Wer sitzt am Tisch und was wissen sie über das Projekt – wo musst du sie abholen?
- Welche Informationen fehlen noch und müssen die Teilnehmenden vor, während oder nach dem KickOff bereitstellen?
- Gibt es ungeklärte Fragen, die es im KickOff zu diskutieren gilt?
- Muss etwas von den Teilnehmenden im KickOff entschieden werden, bevor es weiter gehen kann?
- Sind alle eingeladen, die es braucht oder dringend direkt informiert und eingebunden werden müssen?
Wenn du diese Fragen für dich beantwortet hast, dann geht es an die Dokumente und Inhalte, die du vorbereiten möchtest.
Ab hier solltest du nun spätestens Zettel und Stift zur Hand haben.
Über vieles haben wir bereits gesprochen. Bringen wir es in eine saubere Form. Das ist deine Checkliste. Und wir gehen bewusst vom Groben ins Detail:
„Das Ziel des Projektes muss ausformuliert, greifbar und klar sein!“
Erfrage die Ziele des Projekts: Hier macht sich deine gedankliche Vorbereitung bezahlt. Wo steht ihr heute? Wo wollt ihr hin und warum?
Fehlt noch etwas? Hier ist der aktuelle Informations-Stand deine Diskussionsgrundlage für Fragen und Feedback.
2. Der Zeitplan.
Egal wie grob – du erinnerst dich, es kommt darauf an, wo du im Projekt stehst. Zum Zeitplan empfehle ich dir die Beiträge #9, #10 und #11 – darin gehen wir das Thema ganz strukturiert und von Anfang bis Ende durch.
3. Das Team-Setup
Wer ist wie eingebunden und hat welche Rolle oder Funktion im Projekt?
Wenn nicht bekannt, klärt das im KickOff, spätestens aber bevor ihr richtig los legt.
Alles andere provoziert Chaos … und genau das möchtest du unbedingt vermeiden.
4. Der budgetäre Rahmen
... als Kennzahl oder eine Kostenstruktur, wenn es einen gibt.
Häufig meint das auch die Ressourcenplanung – wie viel Stunden/Tage sind wofür vorgesehen, damit Kapazitäten geplant und geblockt werden können.
5. Erfolgskritische Elemente
- Welche Risiken gibt es?
- Was sind die Prioritäten? Woran wird als erstes gearbeitet?
- Gibt es einen kritischen Pfad, auf dem, wenn es zu Verspätungen kommt, das gesamte Projekt verzögert wird? (Bspw. lange Lieferzeiten von Lieferanten.)
6. Der Kommunikationsplan
- Wann, wie oft trifft sich wer, um sich gegenseitig auf dem Laufenden zu halten und abzustimmen? Z. B. in regelmäßigen Team-/ oder Kundenmeetings.
- Wann finden Reviews statt, um den Fortschritt des Produktes zu begutachten?
- Gibt es Retrospektiven oder Lessons Learned? Wie gut funktioniert die Zusammenarbeit und was gibt es noch zu verbessern?
- Wie werden wichtige aber nicht so eng angebundene Stakeholder informiert, bspw. um Projekte zu steuern, die an eures andocken? (Das kann der Betriebsrat sein, das kann wie bei Stuttgart 21 die Öffentlichkeit sein, das kann der Kunde sein, wenn er nicht aktiv in die tatsächliche Arbeit involviert ist.)
7. Details zur Lösung bzw. zum Lösungsansatz
- Wie wird vorgegangen?
- Worauf fußt das Projekt? Gibt es ggf. technische Zeichnungen oder Rezepturen oder Code, auf dem ihr aufsetzt?
Meine Empfehlung: Bringt diesen Punkt auf der Agenda erst jetzt ein – nicht am Anfang, außer es ist explizit gefordert. Denn in Details zur Lösung verliert man sich sehr gerne und der KickOff ist eine Informations- und Abstimmungsveranstaltung, kein Lösungsworkshop.
Mein Rat: Lasst solche Diskussionen sowieso nur soweit zu, bis klar ist, worum es geht. Nehmt stattdessen in das Protokoll auf, dass zu Punkt xy noch gesondert eine Abstimmung erfolgen muss.
Denn bedenke: Geht vom Groben (Ziel) ins Detail (Lösung).
8. Administratives
- Wo werden Unterlagen abgelegt?
- Über welche Plattform wird in erster Linie kommuniziert? (Z. B.: Mail, Chat/Slack, …)
- Welche Vorlagen werden verwendet? (Bspw. für Statusberichte, Reports, …)
- Haben alle alles, was sie benötigen? (Zugriffsrechte auf Daten, Mobiltelefone, wenn sie für das Projekt unterwegs sind)
- Sind alle arbeitsfähig?
- Wie werden offene Aktivitäten erfasst? (Im Zeitplan, jeder für sich, zentrale Liste offener Punkte, …)
Und wie wird damit gearbeitet? (Gibt es einen Admin oder sind alle selbst verantwortlich für ihre Pakete?) - Wo werden Anforderungen, Entscheidungen, Risiken, Änderungen erfasst?
- (Wie) werden Zeiten zurückgemeldet bzw. auf das Projekt gebucht?
… die Liste kannst du noch anpassen und für dich erweitern.
9. Tipp: Q&A
Plane bewusst einen oder mehrere Slots ein für Q&A, also eine Frage-und-Antwort-Runde, ein.
„Ein KickOff ist kein Monolog.“
Ein KickOff ist kein Monolog, du führst lediglich die Anwesenden durch die Agenda und stellst transparent die Ist-Situation, das Ziel und den Weg (sofern bekannt) dar.
Mit dieser Vorlage kannst du deine KickOff Präsentation erstellen
Aus den 9 Punkten der Checkliste ergibt sich deine Agenda, die du an alle Teilnehmenden verschickst.
Außerdem gießt du dieses schön strukturierte Wissen auch in eine saubere Präsentation, an der ihr euch dann im KickOff entlang hangelt.
Jetzt könntest du sagen: „Oh no, Chris, warum auch noch eine Powerpoint?“
Doch, die solltest du nicht weglassen. Es ist besonders beim KickOff sehr wichtig, auf formelle Korrektheit zu achten – kein Larifari.
Ihr wollt hinterher ein genaues Bild haben.
Professionell ist es auch im Anschluss ein detailliertes Protokoll zu verschicken und zwar:
- Von dem, was gezeigt wurde und
- von dem, was besprochen und beschlossen wurde.
- Macht euch die Arbeit leicht und habt das mit der Präsentation quasi schon vorher fertig.
- So braucht ihr im oder nach dem Meeting nur die neuen Punkte und Beschlüsse ergänzen.
Kernbotschaft:
Der KickOff wird eure Baseline / eure Absprungbasis. Von hier startet ihr los. Mit dem hier Besprochenen wird später verglichen, ob ihr auf Kurs seid. Und eine gute Struktur und Vorbereitung beweist nicht zuletzt, dass ihr euren Job beherrscht und das Projekt im Griff habt.
So, nun hast du eine schöne Neun-Punkte-Checkliste. Du weißt, dass du darauf Acht geben musst, WANN im Projekt der KickOff stattfindet und ob es eine interne oder externe Veranstaltung ist.
Du weißt zudem, wofür der KickOff überhaupt da ist und was nun vorzubereiten ist.
Die Checkliste findest du übrigens oben in den Shownotes. Copy-Paste und sie ist deine 
… nimm sie gerne mit in dein Projekt und ziehe sie als Orientierungshilfe heran.
Wie viel Zeit räumst du der Agenda aka dem Projekt KickOff ein?
Was du jetzt noch nicht weißt ist, wie lange welcher Punkt auf der Agenda dauern soll. Doch hier will ich dir folgende zwei Herangehensweisen mit auf dem Weg geben:
- Entweder du kannst es selbst definieren. Dann bestimmst du es anhand der Inhalte, mit denen du die Punkte auf der Checkliste füllst. Die Größe des Projekts und die Anzahl der Teilnehmer:innen werden hier definitiv die entscheidenden Faktoren sein. Denn je mehr es zu besprechen gibt und je mehr Teilnehmende am KickOff einen Beitrag abgeben sollen oder wollen, desto mehr Zeit braucht es. KickOffs, die den ganzen Tag dauern, sind bei großen Projekten keine Seltenheit.
Da du die Fakten ja knackig präsentieren willst und Diskussionen nicht ausfranzen sollen: sei nicht zu großzügig mit der Zeit.
Das sichert dir und dem Team einen hohen Fokus.
Lager Nebendiskussionen lieber von vorn herein aus. Gerade wenn die Runde groß ist, ist es für die meisten Zeitverschwendung, wenn sich zu einem Randthema zwei Personen austauschen, denn das zahlt nichts ins Große Ganze für den Rest ein. Diese Form des Austausches kann individuell im Nachgang oder in Pause erfolgen. - Die Alternative dazu ist, dass bereits alles terminiert oder in der Form vorgegeben ist, sodass der Zeitrahmen fix ist. Sagen wir als Beispiel mal zwei Stunden. Dann muss eben alles dort hinein passen. Tut es das aus deiner Sicht definitiv nicht, geh nach Priorität vor. Was wiederum von den Teilnehmenden und dem Grad der Klarheit über Ausgangslage, Anforderungen und Ziele abhängt.
Lieber teilst du Informationen im Nachhinein per Protokoll mit allen. Hiermit meine ich Infos, die gegeben sind und allgemein bekannt sein sollten, daher sollte kein Diskussionsbedarf herrschen (Beispiel: die Lieferant:innen sind gesetzt und die technischen Zeichnungen bereits freigegeben).
Zieh lieber die Themen vor, die eines Austausches bedürfen (ganz häufig sind das die Anforderungen, die Zuständigkeiten und Deadlines). So stellst du sicher, dass von vorn herein klar ist, worüber und worüber nicht im vorab abgesteckten Zeitrahmen gesprochen werden wird.
Um den Kreis zum Beginn der Folge zu schließen: Es könnte noch eine wesentliche Frage geben, die dir im Kopf herum schwebt: Wenn du alleine entscheiden sollst, wann der KickOff denn nun stattfindet, wann sollte er denn dann am besten stattfinden?
Meine Daumenregel an dich: Je eher desto besser. Alle Beteiligten können gar nicht früh genug Klarheit über all diese Punkte auf deiner Agenda haben. Bewusst wissen, was man weiß und was man nicht weiß? Genau das ist entscheidend, um die eigenen blinden Flecke zielgerichtet mit dem Wissen des Teams zu füllen.
Das ist schlichtweg Gold wert. Es lässt dich nicht dumm aussehen, sondern zeigt allen, dass du weißt, was du tust, weißt wie du sowas moderierst und dich traust, zu fragen, wenn du etwas nicht weißt. Das stiftet Vertrauen und dafür hast du ja dein ganzes Team. Projekte sind keine One-Man-Show.
Nun wirst du vielleicht sagen „boa Chris, so viel Aufwand“.
Doch du wirst es mir, nein dir selber, danken. Danach hast du nämlich vor allem einen Rundumblick über das Projekt und weißt noch, was fehlt. Damit bist du mindestens einen Schritt voraus. Die Checkliste und die Vorbereitung auf den KickOff werden dir Sicherheit geben, damit dir nix durch die Lappen geht.
Und ab dann sind es oft nur noch die eigentliche Arbeit im Projekt und das ab-und-an Aktualisieren der Projektunterlagen, womit du dich beschäftigen musst. Genau hier stellst du also die Weichen auf Erfolg!
Ich wünsche dir gutes Gelingen ab hier. Und bevor du in den tatsächlichen KickOff gehst, hör dir unbedingt noch Teil 2 an. Darin erfährst du, was im KickOff selbst zu beachten ist.
Vermisst du in meinem Podcast (und somit auch hier in den Skripten) ein Thema? Oder hst du Feedback oder spezifische Fragen? Dann kannst du dich auch gerne direkt mit mir in Verdingung setzen und wir schauen gemeinsam, wobei ich dich unterstützen kann. Such mich einfach auf LinkedIn oder schreib mir eine E-Mail an chris@pm-botschaft.com. Danke fürs Dabeisein und auf bald.
Auf zur Brillanz!
Chris
Weitere Informationen zum Thema Projekt Kickoff
Das Kickoff Meeting, damit beginnen die meisten Projekte. Doch was genau sind die Ziele eines Kickoffs? Wie deine Kickoff Agenda aussehen sollte. Wie du dich und deine Themen ideal auf dein Projekt Kickoff Meeting vorbereitest. Was du alles für den Projekt Kickoff planen solltest. Welche Personen du einladen solltest. Wie lange das Kickoff Meeting dauern sollte. Was du in der Regel in einem Kickoff präsentierst. Wann im Projektverlauf es stattfinden sollte. All diese Fragen beantworte ich in dieser und der nächsten Podcast-Folge Projektmanagement on demand. Deinem Tutorial Podcast für Projektmanagement. Für Einsteiger in das Thema Projektmanagement genauso geeignet wie für die gezielte Vertiefung einzelner Themen, wenn du schon mehrere Jahre Erfahrung in Projekten gesammelt hast.
Du bist hier richtig, wenn du Antworten zu folgende Fragen suchst:
- Was ist ein Projekt Kickoff?
- Was gehört in einen Projekt Kickoff?
- Wann findet ein Projekt Kickoff statt?
- Wann sollte ich einen Projektkickoff planen?
- Wie sieht eine Projekt Kickoff Agenda aus?
- Warum braucht es ein Kickoff Meeting?
- Wie organisiere ich einen Projekt Kickoff?
- Welche Themen deckt ein Projekt Kickoff Meeting ab?
- Welche Vorlagen gibt es für die Projekt Kickoff Agenda?
- Was ist das Ziel eines Projekt Kickoff?
- Wie gestalte ich einen Projekt Kickoff Workshop?
- Wie gestalte ich eine Projekt Kickoff Präsentation?
- Was präsentiere ich in einem Projekt Kickoff?
- Projekt Kickoff Vorlage, was gibt es da?
- Was ist beim Projekt Kickoff Meeting zu beachten?
- Wie gestalte ich ein Kickoff Meeting?
- Wie lautet die Projekt Kickoff Definition?
- Projekt Kickoff Folien - wie gestalte ich meine ppt bzw. pptx?
- An wen sende ich die Einladung zum Projekt Kickoff?
- Wie gestalte ich meinen Projektkickoff agil?
- Wo finde ich kick off Agenda Vorlagen?
- Projektstart - wie gelingt ein guter Kickoff?
- Wo finde ich ein Projekt Kickoff Agenda Template?
- Wo finde ich ein Projekt Kickoff Beispiel?
- Was ist die Bedeutung des Projekt Kickoff?
- Gibt es Projekt Kickoff Best Practices?
- Was sind typische Projekt Kickoff Benefits?
- Was nützt mir ein Projektkickoff?
- Wo finde ich eine Projekt Kickoff Checkliste?
- Was ist typischer project kick off content?
- Wie gelingt eine effiziente project kick off communication?
- Wo finde ich eine project kickoff checklist?
- Wo finde ich ein project kickoff call template?
- Wie schreibe ich meine project kick off communication email?
- Wie sieht ein project charter kick off meeting aus?
- Wie sieht die Agenda für einen project kickoff call aus?
- Wie lange dauert ein Kickoff?
- Project Kickoff Event planen, wie mache ich das?
- Project kick off expectations, wo kommen die her?
- Braucht es eine project kickoff follow up email?
- Was sind typische project kickoff goals?
- Wie sieht die ideal project kickoff introduction aus?
- Wie sieht die ideale project kick off invitation aus?
- Wie sieht die ideale project kick off invitation email aus?
- Wie sieht ein project kick off icebreaker aus?
- Wo finde ich project kick off ideas?
- Wo finde ich ein project kick off invitation sample?
- Wie stelle ich die Motivation im Projekt kick off sicher?
- Wie dokumentiere ich einen Projekt Kickoff?
- Projekt Kickoff und Next Steps, wie geht das?
- Wie gestalte ich meine project kickoff opening speech?
- Was sind typische project kick off objectives?
- Wie geht ein project kick off nach PMI?
- Welche Fragen stelle ich im Projekt Kickoff?
- Wie definiert man project kickoff roles and responsibilities?
- Wie definiert man project kick off requirements?
- Wie schreibt man einen project kick off report?
- Wie gestalte ich die project kick off RACI?
- Wie bespricht man project requirements im kickoff meeting?
- Braucht es im SCRUM einen Projekt Kickoff?
- Wer sind die Teilnehmer in einem Projekt Kickoff Event?
- Kickoff Projektmanagement Wiki; Definition, Tipps, Tricks?
- Was sind die Ziele eines Kickoff Meetings?
- Wie kann ich mich im Projektmanagement weiterbilden?
- Wo gibt es ein Big Picture zum Thema Projektmanagement?
- Projektmanagement Schritt für Schritt, wie geht das?
- Im Projekt führen, was ist zu beachten?
- Führen im Projekt, was ist anders?
- Projektleiter Weiterbildung, wo fange ich an?
- Projektmanagement Vorlagen, wo finde ich Templates?
- Projektmanagement Fortbildung, wie gelingt der Einstieg?
- Fortbildung Projektmanagement, wo fange ich an?
- Projektmanagement Kurse, kostenloser Einstieg möglich?
Hier kannst du mich überall hören:
Fragen, Wünsche, große Ziele?
Auf der Suche nach Abkürzungen, Tipps und Schlüsselerkenntnissen?
Wie Du einen erfolgreichen Projektmanagement Kick-Off gestaltest
Ein Projektmanagement Kick-Off ist der erste und wichtigste Schritt, um ein Projekt erfolgreich zu starten. Hierbei geht es darum, das Team, das Projektziel und den Projektplan zu definieren. Es ist wichtig, den Kick-Off gut vorzubereiten, um spätere Missverständnisse und Probleme zu vermeiden. Hier sind einige Tipps und Empfehlungen, die du bei der Vorbereitung und Durchführung eines erfolgreichen Projektmanagement Kick-Offs berücksichtigen solltest:
Tipp:
Zusammenarbeit fördern: Ein Projektmanagement Kick-Off ist eine großartige Gelegenheit, um das Team zusammenzubringen und die Zusammenarbeit zu fördern. Versuche die aktive Teilhabe und Kommunikation zu fördern, indem du erste Team-Building-Aktivitäten einbeziehst und Raum für Diskussionen lässt. Auf diese Weise kann das Team ein besseres Verständnis füreinander und für die Projektziele entwickeln.
Was ist der Sinn eines Kick-offs im Projektmanagement?
Der Sinn eines Kick-offs im Projektmanagement ist es, den offiziellen Start eines Projekts zu markieren und alle relevanten Beteiligten zusammenzubringen. Ein Kick-off-Meeting oder -Event hat mehrere wichtige Ziele:
1. Klarheit schaffen: Während des Kick-offs werden die Projektziele, -umfang, -zeitplan und -erwartungen deutlich definiert und kommuniziert. Dadurch erhalten alle Beteiligten eine klare Vorstellung davon, was das Projekt erreichen soll.
2. Einheitliches Verständnis: Der Kick-off ermöglicht es allen Projektbeteiligten, auf dem gleichen Wissensstand zu sein. Alle erhalten die gleichen Informationen und können Fragen stellen, um Missverständnisse zu klären und sicherzustellen, dass jeder das Projektziel und die Vorgehensweise versteht.
3. Beziehungen aufbauen: Der Kick-off bietet die Gelegenheit, Teammitglieder, Stakeholder, Kunden und andere Beteiligte persönlich kennenzulernen. Dies fördert den Aufbau von Beziehungen und schafft eine positive Arbeitsatmosphäre.
4. Motivation fördern: Ein gut geplanter Kick-off kann das Engagement und die Motivation der Teammitglieder steigern. Indem die Bedeutung des Projekts hervorgehoben wird und die Beiträge jedes Einzelnen geschätzt werden, fühlen sich die Teammitglieder stärker mit dem Projekt verbunden.
5. Klare Erwartungen setzen: Während des Kick-offs können die Erwartungen an Teammitglieder, Rollen und Verantwortlichkeiten deutlich gemacht werden. Dies minimiert Unsicherheiten und Konflikte im späteren Verlauf des Projekts.
6. Richtiger Start: Ein erfolgreicher Kick-off legt den Grundstein für eine reibungslose Projektumsetzung. Alle notwendigen Ressourcen, Werkzeuge und Informationen können bereitgestellt werden, um den Projektstart erfolgreich zu gestalten.
7. Kommunikationsplattform: Das Kick-off-Meeting dient als Plattform für den Beginn der Kommunikation innerhalb des Teams und mit Stakeholdern. Offene Diskussionen können dazu beitragen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und anzugehen.
8. Aufbau von Vertrauen: Durch das Teilen von Informationen und Erwartungen im Kick-off-Meeting kann Vertrauen zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern aufgebaut werden. Dies trägt dazu bei, eine solide Grundlage für die Zusammenarbeit im Verlauf des Projekts zu schaffen.
Zusammengefasst fördert der Kick-off im Projektmanagement einen reibungslosen Start des Projekts, schafft Klarheit und Einigkeit unter den Beteiligten, motiviert das Team und legt den Grundstein für eine erfolgreiche Projektdurchführung.
Vor- und Nachteile des Projektmangement Kick-Offs
Vorteile:
- 1Klare Zieldefinition: Ein erfolgreicher Projektmanagement Kick-Off stellt sicher, dass das Projektziel klar definiert ist und alle Teammitglieder es verstehen.
- 2Verbesserte Kommunikation: Regelmäßige Kommunikation wird geplant, was zu einer verbesserten Zusammenarbeit und Problemlösung führt.
- 3Risiken identifiziert: Mögliche Risiken werden identifiziert und geplant, um Probleme frühzeitig zu vermeiden.
Nachteile:
- 4Zeitintensiv: Ein Projektmanagement Kick-Off kann zeitaufwendig sein, da es wichtig ist, ihn gründlich vorzubereiten und durchzuführen, um spätere Probleme zu vermeiden.