Wie erstelle ich eine Risiko-Liste im Projektmanagement?
Beispiele für typische Projektrisiken und Gegenmaßnahmen
Wenn du an Risiken im Projekt denkst, was schießt dir da so durch den Kopf?
Häufig sind es technische Hürden oder viele offene Fragen. Dinge, die schwer vorhersehbar und schlecht kontrollierbar sind. Weshalb sie uns auch solch Kopfzerbrechen bereiten.
Weil Projekte immer auch Neuland sind, gibt es auch kein Projekt ohne Risiken. Unklarheiten, Unsicherheiten und Mehrdeutigkeiten sind quasi unser Daily Business. Nicht alles lässt sich planen, nicht jedes Risiko antizipieren.
Schnell vergessen wir darüber die Risiken, die sich sehr viel leichter vermeiden lassen. Weil wir sie gut kennen. Weil wir ihnen immer wieder begegnen. Weil sie so typisch für unsere Organisation sind, in der wir arbeiten.
Und damit ABSOLUT vorhersehbar wären.
Doch gerade deshalb werden sie schnell auch einfach hingenommen. Als gegeben akzeptiert. Und noch weniger in unseren Diskussionen mit all den Stakeholdern in Betracht gezogen, als die kniffeligen Sachen, mit deren Lösung man eher Heldenstatus erreicht.
Denn leider gilt oft: There is no Glory in Prevention
Projektleitende, die in Organisationen tätig sind, wo Qualitätsmanagement maximal mit dem jährlichen ISO-Audit in Verbindung gebracht wird, gelten schnell als Korinthenkacker, umständlich, theorie-verbliebt, unpragmatisch, langsam ... wenn sie konsequente, strukturierte, systematische Risikoanalysen für ihr Projekt durchführen möchten.
Rollende Augen, mildes Lächeln, Abwertung.
So sieht leider oft die Realität aus. Und in der Konsequenz ist jedes Projekt eine kleine Wundertüte und alle Beteiligten ersticken förmlich in Meetings zur Abstimmung, zum Alignment und Einfangen dessen, was dann tägliche Wahrheit ist: Viele Risiken treten ein.
Und jedes einzelne Risiko wirft die Mannschaft aus der Balance. Kostet Nerven. Sorgt für Stress und schürt Konflikte.
We're in this together! Geballtes Wissen, locker und humorvoll verpackt, 1 x die Woche, ohne erhobenen Zeigefinger: Das Beste aus meinen persönlichen Erlebnissen, verbunden mit praktischen Projekt-Tipps bekommst du in meinem persönlichen Newsletter. Ganz einfach jetzt anmelden und jede Woche Projektmanagement-Botschaft-News erhalten.
Die Konsequenz: Überforderung, Ohnmacht und mit dem Finger auf die da oben zeigen
Es werden fleißig Strukturen, Prozesse, Rollenklarheit eingefordert. Und damit wird alles tatsächlich unpragmatisch. Unproduktiv ist es an der Stelle schon lange.
Und es ist schwer erkennbar, dass es mit etwas Glory in Prevention, nie so weit hätte kommen müssen. Wir reden so leicht daher, wenn uns die Worte ‚Lessons-Learned‘ über die Lippen gehen. Hier fängt sie an.
Wenn wir doch wissen ...
... was so typisch für unsere Organisation ist: z. B. eingeplante Ressourcen sind nicht verfügbar.
Wenn wir doch wissen ...
... was uns bevorsteht: z. B. unvollständige Leistungsbeschreibungen.
Wenn wir doch wissen ...
... was kommt: z. B. warten auf Feedback und Entscheidungen.
Also, wie schaffen wir jetzt echte Prävention im Risikomanagement?
Dann ist es doch super sinnvoll, da einmal Energie und Hirn in Risiko-Präventionsmaßnahmen zu stecken, die in genau solchen Situationen greifen.
Zu oft bedeuten Risikomaßnahmen noch Maßnahmen als Reaktion auf ein eintretendes Risiko. Zu selten noch bedeutet es das, was Risikomanagement eigentlich will: Vorkehrungsmaßnahmen.
Die Risiko-Liste für dein Projekt erstellen
In einem Training bei meinem Kunden haben wir genau darauf einen ganzen Tag verwendet. Entstanden ist eine Risiko-Liste mit bekannten, vorhersehbaren Risiken für ihre Bereiche.
Inklusive Kategorisierung, individueller Risiko-Bewertung für ihr aktuell laufendes Projekt und einer Spalte für die verschiedenen Handlungsoptionen für genau diese Situation.
Ab jetzt sind zumindest diese Personen und ihre Projekte darauf vorbereitet.
Und aus der Ruhe bringen sie jetzt nur noch die Risiken, die gänzlich unbekannt oder sogar unvorhersehbar waren. Wo sich schwerer Pläne erstellen lassen, die wenn das Risiko doch eintritt, im richtigen Moment nur noch aus der Schublade gezogen werden müssen.
Und diese Risiken sind numerisch in der Unterzahl. Sodass sich viel mehr Ruhe und Flow einstellen sollte.
Hier mal die grundsätzliche Risikotypologie im Überblick
Arbeiten am System
Zu ergänzen ist freilich, dass einige Risiken systembedingt sind. Und ein Projekt alleine nicht die Ursache für etwas abstellen kann, was in seinen Abhängigkeiten begründet ist. Wenn Lieferanten trotz korrekter Bestellung, falsch konfigurierte Hardware schicken, gilt es, andere ins Boot zu holen.
Immerhin mit dem positiven Effekt, dass bei Lösung dann plötzlich alle Projekte davon profitieren - ohne etwas dafür zu tun.
Dann ist dir Glory sicher. Vielleicht lohnt es sich also doch mit der Prävention. 😉
Zum Thema Risikoanalyse habe ich auch eine Podcast-Folge aufgenommen. Hör gerne mal rein:
FAQs zur Risiko-Liste für deine Projekte
1. Was ist eine Risiko-Liste im Projektmanagement?
Eine Risiko-Liste ist ein zentrales Dokument, in dem alle bekannten und potenziellen Projektrisiken gesammelt, bewertet und mit geeigneten Maßnahmen versehen werden.
2. Warum ist Risikoprävention so wichtig?
Weil sie Projekte stabiler und planbarer macht. Statt ständig Brände zu löschen, schaffst du mit Prävention Ruhe und Handlungssicherheit im Projekt.
3. Wie erstelle ich eine effektive Risiko-Liste?
Identifiziere bekannte Risiken aus früheren Projekten, kategorisiere sie (z. B. technisch, organisatorisch, personell) und ergänze konkrete Maßnahmen, wer wann was tut, wenn das Risiko eintritt.
4. Was sind typische Projektrisiken?
- Fehlende Ressourcen oder verspätete Zuarbeiten
- Unklare Leistungsbeschreibungen
- Fehlende Entscheidungen oder Priorisierungen
- Kommunikationsprobleme zwischen Teams
- Abhängigkeiten zu externen Lieferanten
5. Wie hilft eine Risiko-Liste dem Team?
Sie schafft Transparenz, senkt Stress, stärkt das Verantwortungsbewusstsein und sorgt dafür, dass Risiken im Alltag von vornherein angegangen werden.
💡 Mein Tipp für dich
Tipp: „There is no Glory in Prevention“ gilt nur so lange, bis du sie konsequent machst. Dann wirst du plötzlich zum Game-Changer, weil dein Projekt einfach läuft.
Du hast noch Fragen, einen Spezialfall vorliegen oder möchtest dich mit mir austauschen? Keine falsche Scheu, klick gerne in meinen Kalender rein und vereinbar einen kostenlosen Ersttermin mit mir. Oder schreib mir eine Mail an chris(at)pm-botschaft.com.
