Synchronität im Projektmanagement: Struktur bringt Leichtigkeit und Flow

Tipps für bessere Zusammenarbeit in internationalen Remote-Teams

Wie bringe ich mein Projektteam in Synchronität?

Wenn du ein neues Projekt startest, was empfindest du da als größte Herausforderung?

Ich habe so ein neues Projekt gestartet. Seit einigen Wochen begleite ich ein neues Ehrenamt und engagiere mich als Volunteer in der Light School. Die Light School ist ein Projekt, das Technologien wie Extended Reality, Virtual Reality und Künstliche Intelligenz mit den Erkenntnissen aus Learning und Development, Psychologie, Neurologie, Spiritualität und dem Urwissen der Naturvölker verbindet, um Wissen leichter zugänglich zu machen und vor allem die Art wie wir lernen, zu verbessern.

Nun stell dir das wie folgt vor: Du bist neu im Team, weit über 100 engagierte Menschen, aus der ganzen Welt, jeder mit großem Herzen und krassen Skills, doch:

• Unterschiedliche Zeitzonen
• Kommunikations-Wirrwarr
• Dokumente liegen verteilt in verschiedenen Tools
• Konsens als Grund-Prinzip
• Was bei so vielen Leuten jedoch die Entscheidungsfindung arg verlangsamt
• Beschwerden über fehlendes Commitment mancher
• Überlast anderer

Während ich also meine Rolle noch finde, fleißig Eindrücke sammel, mein internes Netzwerk aufbaue und Antworten auf grundsätzliche Fragen suche, stelle ich fest:

Unsere Arbeit ist toll und sinnstiftend, doch unsere Zusammenarbeit ist nicht synchron.

Und genauso fängt doch im Prinzip jedes Projekt an, nicht? Ein zusammengewürfelter Haufen mit limitierten Ressourcen und ganz vielen verschiedenen Vorstellungen vom eigentlich gleichen Projektziel.

Was braucht Zusammenarbeit, um wieder im selben Takt zu schwingen?

Jetzt denke ich mir, wie verrückt es doch ist, so schnell wieder in meinem natürlichen Habitat zu sein. Das Gute daran: Es erlaubt mir, sofort einen Unterschied zu bewirken und etwas zu Projekt und Gemeinschaft beizutragen. Klar bin ich also direkt in die Program-Management-Working Group.

Während ich also gerade ganz viel von all den wahnsinnig intelligenten Leuten aus der ganzen Welt lerne und wir in Experimenten spielerisch die technischen Möglichkeiten ausloten, versuchen wir als PROGRAM-Team, uns alle in sync zu bringen:

1. Was den Wissensstand oder zumindest die Zugänglichkeit der relevanten Informationen anbelangt – wir bauen eine Landingpage, die mehr und mehr zum Drehkreuz für sämtliche, grundlegende Dokumente wird.
   
   
2. Was die Awareness anbelangt, denn es reicht nicht Dokumente abzulegen und zugänglich zu machen – wir kommunizieren also bei jeder Gelegenheit, in welche Workstreams wir organisiert sind und wer dort die Ansprechpartner:innen sind.
   
   
3. Was die Befugnisse anbelangt, um aufzuzeigen, wie man sich wo einbringen kann und welche Domänen auch noch gänzlich unbesetzt sind – wir definieren also gerade Entscheidungsebenen und stecken Zuständigkeitsbereiche ab.
   
   
4. Was die Zeitplanung anbelangt, um auch einen Eindruck der logischen Abfolge, Abhängigkeiten und Dringlichkeit der angestrebten Schlüsselerfolge zu bekommen – wir kommen also auch hier nicht um eine Roadmap mit Etappenplan-Charakter drumherum.
   
   
5. Was den Stand der laufenden Aktivitäten anbelangt, da bekanntlich Aufgaben zu verteilen nicht die Herausforderung ist, sondern sie wieder zusammenzuführen – wir passen also gerade an, wie genau wir unser KANBAN-Board strukturieren, damit bei den vielen Aufgaben der Überblick nicht verloren geht und eine Fortschrittsbetrachtung schnell und präzise ablaufen kann.
   
   
6. Was Sinn und Zweck des ganzen Unterfangens anbelangt, denn mit jeder neuen Person, die hinzukommt, findet eine Art Erwartungsabgleich statt, die einer gemeinsamen Ausrichtung bedarf – wir bringen also Stabilität und Klarheit in das Mission Statement und den Scope und machen dem Kommunikationsstream viel Arbeit, diese gemeinsame Ausrichtung stets allen vor Augen zu führen.

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Die Effekte sind jetzt schon spürbar

Immer wieder bin ich erstaunt, wie viel Erleichterung mir instantly gegenüber zum Ausdruck gebracht wird von denen, die Struktur vermissen und einfach nur ihre Expertise einbringen wollen, weil sie die Vision gehookt hat. Oder weil sie gerne unter Gleichgesinnten sind. Aber bisher keine Struktur hatten, die sie trägt. Eine Struktur, die hilft:

• all die Fragezeichen sukzessive aufzulösen
• sich präzise einzubringen
• den Fokus hoch zu halten
• Vertrauen in die gemeinsame Sache zu entwickeln
• zuversichtlich und mutig voranzugehen
• und trotz oder dank Neuland etwas von Bedeutung zu schaffen
  

Struktur bringt Leichtigkeit

Und Wertschätzung denen gegenüber, die Projekte und Teams in dem Verständnis führen, dass das System auch Anforderungen stellt.

Solltest du das System Zusammenarbeit aufs nächste Level bringen wollen: Im November veranstalte ich eine Impulsreihe dazu für alle, die gleichzeitig Chaos und Potenzial spüren und daran ein für alle Mal etwas ändern wollen.

Ich habe da in den letzten 19 Jahren einiges an Wissen und Erfahrungen gesammelt und teile es gerne. Zusammen mit der tollen Martina Wirth, die das auch aus Sicht der Damen gut einordnen kann.

FAQs zu Synchronität in Projekten

1. Was bedeutet Synchronität im Projektmanagement?
Synchronität beschreibt den Zustand, in dem alle Projektbeteiligten im gleichen Takt arbeiten und inhaltlich, zeitlich und kommunikativ gut aufeinander abgestimmt sind.

2. Wie erreiche ich Synchronität im Team?
Durch klare Datenablagestrukturen, abgestimmte Prozesse und Zuständigkeiten, transparente Kommunikation und einen gemeinsamen Rhythmus. Tools wie Roadmaps, KANBAN-Boards und regelmäßige Sync-Meetings helfen dabei.

3. Warum ist fehlende Synchronität so gefährlich?
Asynchrone Teams verlieren Fokus, Energie und Motivation. Entscheidungen dauern länger, Missverständnisse häufen sich, und der Projekterfolg wird ausgebremst.

4. Wie kann Struktur Leichtigkeit schaffen?
Struktur sorgt für Orientierung und Stabilität. Wenn jeder weiß, wo Informationen liegen, wer entscheidet und was als Nächstes kommt, entsteht Leichtigkeit und Vertrauen. Insbesondere, wenn individuelle Schlüsselerfolge Berücksichtigung finden.

5. Was sind erste Schritte zu mehr Synchronität?
Starte mit einem gemeinsamen Wissens-Hub, definiere Verantwortlichkeiten klar und führe ein regelmäßiges Alignment-Meeting ein.

 Tipp für dein Projekt

Tipp: Synchronität ist kein Zufall. Sie entsteht, wenn Struktur, Kommunikation und Wirksamkeitserlebnisse im Gleichklang sind und du als Projektleitung den Takt vorgibst.

Du hast noch Fragen, einen Spezialfall vorliegen oder möchtest dich mit mir austauschen? Keine falsche Scheu, klick gerne in meinen Kalender rein und vereinbar einen kostenlosen Ersttermin mit mir. Oder schreib mir eine Mail an chris(at)pm-botschaft.com.