Kosten und Nutzen guter Projektsteuerung
Project-ROI: Die Projektleitung als Business Case und Zukunftsmotor betrachtet
Warum braucht es eigentlich Projekte? Und selbst wenn es welche braucht, warum braucht es dann eine Projektleitung?
Diese Fragen stelle ich oft eingangs meiner Projektmanagement-Trainings. Gerne auch etwas ausführlicher als Debattier-Club-Übung, bei der die Teilnehmenden jeweils eine Seite vertreten und entsprechend Argumente finden sollen.
Das Ergebnis ist dann meist verblüffend. Denn selbst, wenn gegen Projekte argumentiert wird, heißt es: „Das machen die Leute eben mit“.
Sonderthemen werden die Projekte dann genannt. Und dass die nötigen Skills für diese neuartigen Sonderthemen wichtig sind, zweifelt auch niemand an.
Nur das Organisieren der Sonderthemen dann Projektmanagement zu nennen, und jemanden extra dafür abzustellen, darauf können wir uns dann eher selten einigen.
Projektmanagement gilt oft sehr schnell als „sperrig“ und „zu formell“ und „zu praxis-fern“ und „wenig pragmatisch“. Da wird es dann lieber auf einer halben Arschbacke mitgemacht. Gerne auch ohne ein Antrainieren der notwendigen Skills.
Gehen wir im Training dann tiefer rein, in die typischen Herausforderungen der Themen, zeigt sich jedoch, wie schnell sich eine „extra Person“ auszahlt und sogar einen positiven ROI (return on investment) erzeugt.
Warum braucht ein Projekt eine Projektleitung?
Wenn es eine nominelle Projektleitung gibt, dann ...
- gibt es keine fuzzy Ownership
- gibt es keine unstrukturierten Arbeitsweisen
- gibt es keine Reporting Issues
- gibt es kein Lack of Communication
- gibt es keine unkontrollierten Budget-Explosionen
- gibt es keine ständigen Timeline-Verschiebungen
- gibt es keine ungewollten Überraschungen beim Thema Qualität
Gibt es keine Projektleitung, fehlen Motor und Schaltzentrale.
Hinzu kommt, dass Projekte, die als „Sonderthemen“ laufen, seltener auf Unternehmensziele einzahlen. Sie entstehen tendenziell ad-hoc und laufen nebenher. Dann schleppen sie sich durch, nutzen selten abteilungsübergreifende Synergien und gefährden mit ihrer Isoliertheit gerne auch mal die Wertschöpfungskette an anderen Stellen im Unternehmen.
Dabei muss diese „extra Person“ nicht mal eine Vollzeit-Stelle darstellen.
Nimm eine Projektleitung, die zu 50 % auf einem Projekt arbeitet, also (nur) 2 Projekte parallel managt und verantwortet (oft sind es mehr). Diese Projektleiterin bzw. dieser Projektmanager muss bei einem Team von 2 Leuten, die 100 % auf dem Projekt arbeiten nur 25 % Ressourceneffizienz erzielen, um sich zu rechnen.
An dieser Stelle möchte ich dir gerne den weiterführenden Artikel zum Thema „Trainings für Mitarbeitende alleine reichen nicht“ empfehlen.
Wie vermeidet man Projektverzögerungen, Mehrarbeit und Kosten-Explosionen?
Mit Ressourceneffizienz: Eine Leichtigkeit, wenn wir uns vor Augen führen, dass ...
- IT-Projekte im Schnitt + 24 % länger dauern als geplant (Quelle: Cornell University, 2012).
- Bauprojekte sogar auf + 38 % Mehrdauer schauen (Quelle: Activity delay patterns in project networks, Alexei Vazquez).
- Neuentwicklungsprojekte im Software-Bereich mit > 50 % sogar noch deutlich darüber liegen (McKinsey&Company, 2011).
Schafft ein Projekt also dank Projektleitung das ursprüngliche zeitliche Ziel zu erreichen, hat sie sich schon gerechnet. bzw. quasi selbst bezahlt. Zumal die Zahlen oben ja für Projekte mit Projektleitung gelten. Für „Sonderthemen“ finden sich keine Statistiken. Doch wir dürfen aus den genannten Gründen davon ausgehen, dass die Zahlen weit dramatischer sind.
Time-to-Value verkürzen: Mit einer Projektleitung kaufen Unternehmen Geschwindigkeit
Und dieser Geschwindigkeitsgewinn führt zu direkten Ersparnissen durch niedrigere Opportunitätskosten. Mit der freiwerdenden Kappa kann man einfach andere oder mehr Sachen machen.
Angesichts von kürzeren Produktzyklen und rasendem Wettbewerb, ein riesen Argument für schnellere Umsätze, größere Marktchancen und positive Abstrahleffekte in der Außenwirkung als Fast-Mover, Innovator oder einfach „top-notch-Arbeitgeber“.
Entscheidungswege verkürzen: Mehr Struktur, klarere Priorisierung und höherer Fokus dank der Projektleitung.
Auch beim Thema Entscheidungsfindung, profitieren Unternehmen von guten Projektleiter:innen. Klarheit über Aufwand, Ressourcen und Know-how-Bedarf sowie Abhängigkeiten ermöglichen dem Rest der Organisation eine konsequente Steuerung und sind ein Garant für rasche Eskalationspfade. Denn es wird einfach viel weniger verschleppt und verschleiert.
Verluste vermeiden: Risiken früh erkennen und Szenarien planen – beides selbstverständlich in Projekten
Über wirkungsvolles Risikomanagement habe ich auch letzens in meinem Newsletter geschrieben. Gepaart mit einem guten Änderungsmanagement führt eine bewusste Entscheidung für eine dedizierte Projektleitung zu weniger ungewollten Scope-Verschiebungen und mehr Planungssicherheit.
Wie, was, Newsletter? Geballtes Wissen, locker und humorvoll verpackt, 1 x die Woche, ohne erhobenen Zeigefinger: Das Beste aus meinen persönlichen Erlebnissen, verbunden mit praktischen Projekt-Tipps bekommst du in meinem persönlichen Newsletter. Ganz einfach jetzt anmelden und jede Woche Projektmanagement-Botschaft-News erhalten.
Damit wird die Projektleitung zur „Versicherung“
I. S. v.: Das Vorhaben gelingt.
Natürlich spreche ich stets von einer guten, qualifizierten Projektleitung. Und vielleicht glauben deshalb viele Unternehmen, sie sparen Budget, wenn sie keine Projektleitung benennen. Weil sie die Skills eben intern nicht haben/sehen, selbst wenn sie jemanden auf die Rolle staffen.
In Wahrheit zahlen sie mit der Sicht meiner Meinung nach drauf und täten gut daran, das Geld in Up-Skilling und Hiring guter Projektleitungen zu investieren. Sowie deren Mandat im Unternehmen zu stärken.
Fähige Projektleitende im Unternehmen zu positionieren und zu stärken, schafft „Pillars of Hope“. Und diese werden dann zum Garant für das künftige Wachstum der Organisation.
FAQs zum Thema „Project-ROI dank Projektleitung“
Warum braucht ein Projekt eine Projektleitung?
Weil ohne klare Führung Prioritäten fehlen, Entscheidungen verzögert werden und Teams Zeit verlieren. Projektleitung bringt Struktur, Klarheit und Fortschrittssicherung.
Kann Projektmanagement wirklich ROI erzeugen?
Ja. Projektmanagement verhindert Verzögerungen, Doppelarbeit, Fehlkommunikation und Fokusverlust; alles Faktoren mit enormem Kostenhebel.
Was passiert, wenn ein Projekt ohne Projektleitung läuft?
Entscheidungen ziehen sich, Verantwortlichkeiten verschwimmen, Teams arbeiten aneinander vorbei, Risiken eskalieren spät und Ergebnisse verzögern sich.
Wie argumentiere ich intern für Projektmanagement?
Mit harten Zahlen (Zeit, Budget, Risikokosten), klarer Zielklarheit und dem Hinweis auf Opportunitätskosten: Jede Woche Verzögerung kostet Geld und Marktchancen. Direkt mit der Unternehmensstrategie verknüpft, werden Projekte zum Zukunftsmotor.
Wie zeigt man den Wert der Projektleitung?
Durch messbare Fortschritte, klare Deliverables, transparente Entscheidungen und sichtbar gemachte Risiko- und Kostenvermeidung sowie die Verknüpfung mit strategischen Zielen des Unternehmens bzw. der jeweiligen Unternehmenseinheit.
💡 Mein Tipp für dich
Erstelle eine einfache Liste von Hebeln und Ergebnissen. Denn nichts überzeugt stärker als sichtbar gemachte Wirkung:
- Klare Prioritäten ➔ Weniger Chaos & schnelleres Vorankommen
- Entscheidungen dokumentieren ➔ Weniger Schleifen & Rückfragen
- Risiken früh adressieren ➔ Geringere Kosten & Zeitersparnis
- Erwartungsklarheit ➔ Weniger Konflikte & Reibungsverluste
Du hast noch Fragen, einen Spezialfall vorliegen oder möchtest dich mit mir austauschen? Keine falsche Scheu, klick gerne in meinen Kalender rein und vereinbar einen kostenlosen Ersttermin mit mir. Oder schreib mir eine Mail an chris(at)pm-botschaft.com.
