Projektregelmeetings bzw. Regulars sind der organisatorische Kern und Rahmen deines Projekts.
Rahmen, weil die Regelmeetings der Zusammenarbeit Struktur geben.
Kern, weil in eben diesen Meetings alles Wichtige besprochen wird.
Heute gibt es das Cheat Sheet als Vorschlag, was in welchem Meeting auf die Agenda kommt. Wenn du wünschst, sogar als PowerPoint-Vorlage zum Download, um daraus dein eigenes Cheat Sheet zu machen.
[7 Minuten Lesezeit]
Wie du erfolgreiche Projektmeetings abhältst
Wenn ein Kunde nicht zufrieden ist, was machst du dann?
Gut zuhören natürlich! Das ist deine Chance, etwas zu lernen. Über deinen Kunden, die dortige Stimmung, dessen Sicht auf die Dinge, all die verborgenen Abläufe, und hidden Agendas, Interessen und Bedürfnisse. Kurzum: Über das, was für den Kunden wirklich von Wert ist und dem er/sie Bedeutung beimisst.
Projekte müssen dann genau da Wert schaffen, sonst sind sie nicht die Mühe wert.
Vorletzte Woche hatte ich so einen Call mit einem unzufriedenen Kunden. Er, der GF eines mittelständischen IT-Dienstleisters, war nicht zufrieden mit der Art und Weise, wie seine Projektleitenden das Budget steuern und ihre Kunden führen.
Ein kurzer Überblick:
• Zu hoher Ressourcenverbrauch.
• Gleichzeitig keine Nachtragsangebote an den Kunden.
• Obwohl das die Verträge hergeben.
• Doch der Kunde wurde nicht rechtzeitig informiert.
• Weil die Projektleitung das gar nicht auf dem Schirm hatte.
• Und statt das Projekt zu steuern, viel zu sehr inhaltlich involviert war.
• Es wurde munter drauf losgearbeitet. Und das auch gut.
• Doch der Überblick über den Projektrahmen ging verloren.
• Dann plötzlich: Das große Erwachen, weil die Kalkulation nicht stimmt.
• Die Ampeln im System waren schon lange rot. Jetzt schaute auch mal jemand hin.
• Schnell wird versucht, nachzusteuern.
• Zu spät: Der Kunde ist überrascht und entsetzt und nicht bereit, mehr zu zahlen.
• Weil es mittlerweile natürlich ein hübsches Sümmchen ist.
• Das Projekt ist völlig aus dem Ruder gelaufen.
Das völlig Absurde: Inhaltlich ist der Kunde zufrieden. Und hätte locker mehr bezahlt. In Scheiben wahrscheinlich auch anstandslos das nun hübsche Einmal-Sümmchen. Stattdessen platzt da auf einmal eine Bombe.
Die traurige Wahrheit: Die schlampige Projektsteuerung versaut die ganze, gute inhaltliche Arbeit. Inhaltlich wähnten sich alle im sicheren Fahrwasser. Nur leider stand eben niemand auf der Brücke, um die wahren Kosten zu beurteilen und den Kurs in Perspektive zu rücken.
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Wo war der Kapitän? Wo war die Projektleitung?
Die simple Lösung: Mit Struktur und Konsequenz, ist sowas ganz leicht zu verhindern. Und beides ist ja wohl mal das Herz sauberen Projektmanagement-Handwerks.
Konkret: Genau für diesen Fall sind Projektregelmeetings da. Je nach Arbeits-Modus und Projektsituation können das (zwei-)wöchentliche Team-Meetings oder auch Dailies sein. Hinzu kommen 1:1s mit dem Kunden-PL und dem eigenen Vorgesetzten/Sponsor/Partner.
Damit hast du die grobe, organisatorische Struktur im Kasten. Phasen- und Meilenstein-bezogen kommen noch Reviews und Retros dazu. Doch die klammern wir erstmal aus.
Du und ich, wir werden noch konkreter: Wichtig ist in den Regelmeetings, jetzt nicht einfach nur ein schönes Gespräch zu führen. Sondern die richtigen Dinge auf die Agenda zu setzen. Sie zwingen dich, dich mit allen Dimensionen des Projektgeschehens zu beschäftigen und Transparenz reinzubringen.
Regelmeetings im Projekt konsequent und diszipliniert durchführen: So kannst du sauber steuern und antizipieren.
Dröseln wir es mal zusammen auf – die üblichen Projektmeetings bzw. Teammeetings von Daily über Weekly, Bi-Weekly bis Abstimmungen 1:1 mit der Kundenprojektleitung und deinem n+1.
Deine Meetingagenda fürs Projekt, ready to use:
Wie jetzt ganz genau? Dafür bekommst du von mir jetzt das Cheat Sheet! Hier sogar als offene PowerPoint Datei zum Weiterbearbeiten.
Das wird dich dabei unterstützen, je Regelmeeting den jeweiligen Fokus richtig zu setzen. Die richtigen Dinge auf die Agenda zu packen. Und das Wesentliche stets im Blick zu behalten und zur Diskussion zu machen.
Danke an der Stelle an einen anderen Kunden von mir. Dort haben wir erst vor wenigen Tagen im Rahmen eines Trainings so eine Übersicht erarbeitet. Auch ich konnte dadurch mein eigenes Cheat Sheet weiter pimpen und verfeinern.
Dir nun viel Freude damit. Gutes Gelingen. Und vor allem ein gutes Gefühl, dein Projekt im Griff und alle Beteiligten richtig informiert zu haben. Das wünsche ich dir.
Frage aus der Community zum Beitrag:
Chris, was meinst du mit „Verfügbarkeit“? Meinst du die zeitlichen Ressourcen des Projektteams? Was ist, wenn nicht alle Themen ins Weekly passen und z. B. neue Stakeholder oder neue Risiken nicht platziert werden können? Das gibt die Zeit oft nicht her. Wir gehen das so an, dass wir neben dem Status jeweils wechselnd ein weiteres Thema mit reinnehmen, um alle Themen regelmäßig anzugehen.
Meine Antwort:
Genau, mit Verfügbarkeit meine ich Urlaube und sonstige Abwesenheiten (Trainings, Kongresse, you name it). Ggf. sogar parallele Projekte, die dich zu bestimmten Tagen/Zeiten binden und für das relevante Projekt nicht verfügbar machen.
Ganz sicher ist selten für alle Themen aus dem Cheat Sheet auf der Agenda Platz und es braucht eine Priorisierung. Neue Stakeholder und Risiken sind gute Beispiele für Punkte, die nur dann auf die Agenda sollten, wenn sie relevant sind. Dann lohnt sich der Austausch dazu sicher. Da bin ich also voll bei deinem Ansatz!
„Priorisierung“ ist daher der Schlüssel im Statusmeeting: Zum Antizipieren und Steuern braucht der/die PL sicher stets alles auf dem Schirm. Doch es muss eben nicht immer ständig zum Thema für alle gemacht werden. Du bist PL, also ist es auch deine Verantwortung zu entscheiden, welches Thema von Cheat Sheet welchen Raum bekommt.
Du hast auch eine Frage?
Schreib mir gerne an chris[at]pm-botschaft.com.
