Wie bereitest du Projektmeetings effektiv vor?
Wie erstellst du eine gute Meeting Agenda?
Wie erstellst du eigentlich die Agenda für deine Meetings?
Eine Agenda ist kein Inhaltsverzeichnis, sondern viel mehr ein echtes Gesprächsdesign. Sie ist entscheidend für die Dramaturgie im Meeting. Sie ist ein wichtiges Führungsinstrument. Sie schafft oder verhindert Denk- und Entscheidungsräume. Sie ermöglicht gute Interaktion oder erstickt sie im Keim.
Statt sie also anschlussfähig zu planen, beobachte ich, das die Agenda für ein Meeting oder Workshop oft wie folgt entsteht:
- aus dem Bauch heraus bzw. aus der Hüfte geschossen
- top of mind, die ersten 3 bis 5 Topics, die einem so einfallen
- auf der Grünen Wiese von Null startend
- husch husch copy/paste vorheriger, ähnlicher Meetings
- abstrakt, unspezifisch 1. Status, 2. Abstimmung, 3. Offene Punkte, in der Hoffnung, es wird schon passen
- nur aus der Perspektive des Einladenden heraus
- anhand der verfügbaren Zeit, statt anhand des eigentlichen Ziels
- einseitig, analytisch, statt mit einer bewussten Dramaturgie entlang eines roten Fadens
- vollgestopft, aus Angst, etwas zu vergessen
Das kann alles klappen und ist sicher allemal besser als gar keine Agenda (wahrscheinlich der häufigste Fall), doch du erkennst die Pitfalls daran. So richtig ideal ist das nicht. Und es geht mit wirklich wenig Aufwand deutlich besser.
Stell dir vor, es liefe wie im Restaurant:
Du hast also eine Karte vor dir. Und aus der Karte heraus stellst du dir jetzt deine Gängemenü bzw. deine Agenda zusammen. Du hast alles vor dir und wählst einfach aus, was passt und was nicht relevant und zielführend ist.
Das Gute: Im Menü ist alles aufgeführt, was es gibt. Du kannst also auch nichts vergessen.
Besser noch: Das Menü bringt dich auf genau die richtigen Idee, worauf der Fokus im Meeting liegen sollte, wo ggf. Blinde Flecken lauern.
Und noch genialer: Ohne viel Denken zu müssen, triggert das Meeting Menü sogar noch gute Fragen, für einen Dialog, der euch richtig voranbringt.
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Denn dafür sind Meetings ja da: Fokus auf Interaktion statt Information
So ein Meeting Menü habe ich dir heute mitgebracht. Es berücksichtigt die vier verschiedenen Denktypen, also die grundsätzlichen Perspektiven deiner Stakeholder am Tisch.
Und je Denktyp listet das Meeting Menü auf, mit welchen Themenschwerpunkten du diese Personen dort abholst, wo sie stehen. Je nach deren Präferenz fürs Analytische, Visionäre, Soziale oder Strukturierte.
Das ist super praktisch, denn es dockt direkt an, an deren Gedanken, Fragen, Vorstellungen, Sorgen und Bedenken in ihren Köpfen, ohne dass sie sie unbedingt vorher aussprechen müssen. Und berücksichtigt implizit, deren Rolle und Situation, aus der sie heraus agieren bzw. dein Projekt betrachten.
Erkennen, wo der Redebedarf wirklich liegt
Statt „wir schauen da mal gemeinsam drauf und dann sehen wir schon“ wird deine Meeting damit zu „ich kann antizipieren, was euch wichtig ist und etwas bedeutet“.
In gewisser Weise berücksichtigst du damit von der Agenda weg sogar schon die zu erwartende Energie im Raum, weil dir das Meeting Menü erlaubt, dich vorab in die Teilnehmenden des Meetings hineinzuversetzen.
Somit wird das Meeting Menü deine bewusste Architektur für ein erfolgreiches, effizientes Meeting, bei dem alle leicht Anschluss finden und einen Beitrag leisten können. Bzw. du die Beiträge bekommst, die du dir erhofft hast und die dem Projektfortschritt nützen.
Viel Freude beim Ausprobieren und auf zur Brillanz damit!
Fragen & Antworten zum Thema „Meeting Menü“
💡 Mein Tipp für dich
Plane deine Agenda nicht nach Themen, sondern nach den Gesprächen und Entscheidungen, die entstehen sollen. Gute Meetings folgen einer Dramaturgie statt einer To-do-Liste. Und du weißt genau, was das jeweilige Meeting ermöglich soll und worauf die Dramaturgie hinausläuft.
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