Den Ton angeben und vor der Welle bleiben.
Durch Proaktivität, Antizipation und gutes Stakeholdermanagement im Driver Seat bleiben
Woran merkt dein Kunde eigentlich, dass sein Projekt bei dir in guten Händen ist?
Kommen wir gerne erst einmal von der Seite, was passiert, wenn dein Kunde genau dieses Gefühl verliert, sich auf dich verlassen zu können. Erkennen wirst du es an ...
- vielen Nachfragen
- ungewöhnlich schnellen Eskalationen
- ständigen Ad-hoc-Anrufen
- Interventionen, die an Micromanagement erinnern
- dem Wunsch nach kurzfristigen Meetings
- häufige, spontane Prioritätswechseln
Denn dein Kunde ist verunsichert. Insbesondere, wenn er oder sie etwas anderes gewohnt ist. Von dir und/oder von anderen. Dann gibt er bzw. sie ganz schnell den Takt vor und steuert plötzlich die Erwartungen.
Und du, bist eben nicht mehr vor der Welle. Keine zwei Schritte mehr voraus. Nicht im Driver's Seat. Im Gegenteil, nun führt der Kunde und wenn du nichts änderst, setzt auf deiner Seite schnell eine Abwärtsspirale ein aus ...
- Reaktivität
- Feuerlöschen
- Sprunghaftigkeit
- Aktionismus
... oder kurz: Beifahrersitz!
Was kannst du folglich tun, um wieder in den Fahrersitz zu wechseln?
Was kannst du tun, um deinem Kunden den deutlichen Eindruck zu vermitteln, alles geht seinen Gang und du hast die Sache im Griff?
Damit er/sie eben nicht interveniert und sofortige Reaktion von dir erwartet, weil es ihm/ihr alles zu langsam geht. Oder noch schlimmer: Die besprochenen und zugesagten Dinge nicht passieren/geliefert werden.
Zuverlässigkeit spielt sicher eine große Rolle. Genauso wie Orientierung zu bieten und Sicherheit zu vermitteln. Konkret, entsteht dieser Eindruck ...
- beim proaktiven Teilen von Informationen, insbesondere von Neuigkeiten
- beim Etablieren der Regeltermine, insbesondere von Follow-ups zu wichtigen Terminen
- beim Vorbereiten wichtiger Meetings, insbesondere zur Entscheidungsfindung
- beim Melden von Fortschritten, insbesondere beim Abwenden von Risiken
- beim Verdeutlichen der nächsten Schritte, insbesondere, wenn Orientierung fehlt
- beim Treiben der Themen mit anderen Ansprechpartner:innen, insbesondere zur Klärung offener Fragen
Richtig wichtig ist auch deine Fähigkeit (und Pflicht als Projektleitung) vorauszudenken. Wenn es dir gelingt, Dinge vorwegzunehmen, die im Kopf deines Kunden bisher nur Gedanken waren. Wenn du diese Gedanken aussprichst und adressierst, bevor sie es tun, dann: Boooom!
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Dann fühlt es sich für deinen Kunden an, als könntest du Gedanken lesen.
Dann befürchtet dein Kunde nicht, in jedem Moment eine Überraschung zu erleben. Und das zeigt auch: Es geht nicht darum, zu springen, wenn der Kunde es von dir verlangt, und stets unmittelbar zu reagieren. Sondern sinnvoll zu reagieren. Vorbereitet zu sein auf das, was kommt, und im Kopf dazu bereits vorher Gedanken entwickelt zu haben.
- Weil du das Projekt kennst.
- Weil du das Umfeld kennst.
- Weil du ihn/sie kennst.
- Weil du weißt, was du tust.
- Und dazu regelmäßig reflektierst
Bewusstes Reflektieren. Reinspüren in den Status Quo. Dir die Ziele und den Zweck immer mal wieder zu vergegenwärtigen. Meetings nicht einfach abzuhaken, sondern dich zu fragen:
„Now what?“
Und zwar aus Sicht des Projekts und insbesondere des Kunden bzw. der Kundin.
Das sind sicher gute Schlüssel, hin zu einem Kunden, der/die sogar mal ein Auge zudrückt, wenn was nicht gelingt. Weil der Gesamteindruck stimmt und du dich als verlässliche:r Partner:in präsentierst, die Sache ernst nimmst und dich mit den Interessen, die das Projekt verfolgt, identifizierst.
Und vielleicht ist genau das auch eine wesentliche Aufgabe von Projektleitenden: nicht Probleme zu lösen, wenn sie auftauchen. Sondern die Dinge zu adressieren, die erst in ein paar Tagen oder Wochen zu Problemen erwachsen und zudem Gefahr laufen, zu spät erkannt zu werden.
Fragen & Antworten zum Thema „Driver's Seat“
💡 Mein Tipp für dich
Frage dich nach jedem wichtigen Meeting: „Now what?“ Wer braucht als Nächstes welche Information? Genau dort beginnt proaktive Projektführung.
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