Warum scheitern Projekte ohne Reflexion?
Wie behalten Projektleiter den Überblick?
Welche Dinge jonglierst du eigentlich so alles gleichzeitig in deinem Projekt?
Projektleitende wie du halten schon extrem viele Bälle gleichzeitig in der Luft. Kunden, das Team, Dienstleister. Termine, Deadlines, Meilensteine. Budget, Ressourcenverfügbarkeit, Verträge. Dokumente, Präsentationen, Schnittstellenthemen.
Und eine Sache fällt stets als allererstes hinten runter. Warum ich das weiß? Weil weder du in deinen Gedanken noch ich in meiner Auflistung diese eine Sache überhaupt aufgeführt haben.
Grob kann man alles in 4 Bälle einteilen, die wir jonglieren:
1. Inhalte
2. Prozess
3. Menschen
4. Selbstreflexion
Zumindest schlug mir das ein Trainer-Kollege im gemeinsamen Gespräch zu einem Kunden vor. Und wir waren uns beide einig: Du selbst bleibst als allererstes auf der Strecke.
Zeit für Selbstreflexion gilt weiterhin als Kür, nicht als Pflicht. Also optional und nicht begründbar, wenn einen die Arbeit von allen Seiten an und der Kunde nach einem schreit. Schließlich geht es ja nicht um dich, sondern um den Projektgegenstand.
Vergessen ist leider schnell der Umstand, dass du auserkoren wurdest, das Projekt zum Erfolg zu führen. „Erst die Arbeit dann das Vergnügen“ heißt es, nur ist Reflexion Teil der Arbeit.
Keine Reflexion, keine Führung, kein Erfolg?
Nicht zwangsläufig, doch die Wahrscheinlichkeit, entlang des Weges den Überblick zu verlieren und dem Projekt eigentlich nur noch hinterherzulaufen, ist groß. Hinterherzulaufen, nicht, um sich dann an der Ziellinie in die Arme zu fallen. Sondern hinterherlaufen im Sinne von: das Projekt hat sich in seiner Dynamik verselbständigt und alles kann passieren.
Dabei wollen wir Murphy's Law ja eben nicht in unseren Projekten.
„Anything that can go wrong will go wrong“, besagt es, und vieles wäre eben vermeidbar, wenn du selbst reflektierst:
- wo das Projekt eigentlich steht
- ob es Abweichungen gibt
- ob Interventionsbedarf besteht
- wen oder was es jetzt genau braucht
- was gut vorbereitet gehört, damit es eben keine Abweichungen gibt
- uvm.
„Anticipate and Steer“ nenne ich den Modus
Und nutze gerne ein drittes Bild als Metapher, neben Dirigent und Jongleur, nämlich den Kapitän eines Schiffs. Der ist ja auf der Brücke, um:
- alle Monitore im Blick zu haben
- den Kurs zu halten oder zu korrigieren
- Untiefen und Unwetter zu erkennen und zu umschiffen
- den Status im Maschinenraum zu kennen
- zu wissen, was sonst so an Bord los ist
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Fatal wäre ein Schiff ohne Kapitän auf der Brücke
Dafür gibt es den 1. Offizier, der übernimmt, wenn der Kapitän sich um die anderen Bälle in der Luft kümmert oder auch mal Pause macht. Einen ersten Offizier gönnen wir uns im Projekt nicht. Und schlimmer noch: Ganz oft ist der Kapitän nicht auf der Brücke.
Folglich ist niemand da, der reflektiert. Von außen fein: Das Schiff fährt doch. Der Maschinenraum ist busy, die Passagiere vergnügen sich. In Erwartung, dass jemand das Steuer in der Hand hält und genau weiß, was kommt.
Bis zur Titanic verlaufe ich mich jetzt in meiner Geschichte nicht
Muss ich auch nicht, den springenden Punkt hast du längst erkannt. Und daher schließe ich mit der Frage: Wie viel Zeit verbringst du auf der Brücke vs. irgendwo auf dem Schiff? Genug, um zu sagen, wie genau es weitergehen wird und wo Chancen und Risiken liegen?
Ich teile in der Zwischenzeit mal mit dir, was ich für mich in meinen Projekten tue, um dazu zu reflektieren. Bzw. du tun kannst:
- Projektregelmeetings mit dem Kernteam (dem Maschinenraum)
- Reviews und Retros mit Beteiligten und Kunden
- KPI Dashboards
- Logbuch führen (zu offenen Fragen, Entscheidungen, Risiken, Maßnahmen, ...)
- Check-ins 1:1 mit Key Stakeholdern
- Kaffeegespräche als Pulscheck, um auch über Spannungen zu sprechen
- 15 Minuten Priming-Übung am Morgen (für die random Erleuchtungen)
- Den Tag nicht voller Termine packen und den Tag gegen Übersteuern verteidigen
- Echte Pausen ohne MS Teams, E-Mails, Whatsapp
- Sprintwechsel, um den Plan regelmäßig gegen die Realität zu spiegeln
- Auf schwierige Gespräche mental vorbereiten
- Regelmäßig das Zielbild statt nur die To-do-Liste betrachten
- Sich mit anderen Projektleitenden austauschen
- Gezielt Zeit für Lernen und Perspektivwechsel reservieren
All das sind für mich „Brückenelemente“
Weil es Formate sind, um bewusst genug Abstand zu gewinnen, um (überhaupt) klar sehen zu können. Also gönn dir die Brücke bitte nicht erst dann, wenn das Schiff schon Schlagseite hat.
Nach außen mag das nach Nichtstun aussehen.
Doch genau dort werden häufig die wichtigsten Entscheidungen vorbereitet.
Fragen & Antworten zum Thema „Selbstreflexion im Projektmanagement“
Warum ist Selbstreflexion für Projektleiter wichtig?
Selbstreflexion schafft Abstand zum operativen Tagesgeschäft. Sie hilft dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen, Prioritäten zu hinterfragen und bessere Entscheidungen zu treffen.
Was bedeutet „auf der Brücke stehen“ im Projektmanagement?
Die Metapher beschreibt die Rolle der Projektleitung, die Überblick behält, Entwicklungen beobachtet, Risiken antizipiert und den Kurs des Projekts aktiv steuert.
Weil Termine, Abstimmungen und akute Probleme unmittelbare Aufmerksamkeit verlangen. Reflexionszeit wirkt dagegen oft weniger dringlich, obwohl sie langfristig entscheidend ist.
💡 Mein Tipp für dich
Blockiere dir jede Woche feste „Brückenzeit“ im Kalender.
30 Minuten ohne Meetings reichen oft schon aus, um Risiken früh zu erkennen und wieder aktiv zu steuern statt nur zu reagieren.
Du hast noch Fragen, einen Spezialfall vorliegen oder möchtest dich mit mir austauschen? Keine falsche Scheu, klick gerne in meinen Kalender rein und vereinbar einen kostenlosen Ersttermin mit mir. Oder schreib mir eine Mail an chris(at)pm-botschaft.com.
