Soft KPIs: 10 Wege Projekterfolg entlang des Weges zu messen (Soft Skills für Projektmanager sind inklusive)
Ich warne dich vor: Dieser Beitrag und der zugehörige Download haben das Zeug, eine Revolution im Projektmanagement anzuzetteln!
Es geht um vermeintlich softe Key Performance Indikatoren. Und zwar, um die Leistung deines Teams zu beurteilen bevor das Kind in den Brunnen gefallen ist. Es geht um 10 Leading KPIs, die so heute garantiert noch nicht auf deinem Project-One-Pager zur Steuerung zu finden sind.
Und jetzt kommt das Revolutionäre: Wir gießen diese 10 KPIs in ein Dashboard. Und beginnen damit unsere Projekte ganz anders zu steuern. Das hat die Welt noch nicht gesehen.
Projekterfolg beurteilen: Über das WAS und WIE hin zum Erfolg
Was meinst du, in deinem Projekt, was kommt zuerst: Das WAS oder das WIE?
Das WAS steht für mich repräsentativ für die
Ergebnisse.
Das WIE ist für mich der Weg hin zum Ergebnis.
Und so glaube ich startet alles schon mit dem WAS, denn ohne Ziel kein Motiv überhaupt einen Weg zu suchen. Doch sobald das Ziel klar ist, ist es an uns einen Weg einzuschlagen. Und der Weg entscheidet ob und auf welche Art und Weise wir dieses Ziel erreichen.
Folglich lohnt es sich diesen Weg, diese Art und Weise, dieses WIE genauer zu betrachten.
Leading KPIs und Lagging KPIs erklärt
Dafür können wir in Reviews Zwischenergebnisse betrachten und bewerten. Doch ich sagte ja bereits, Dinge wie Ergebnisqualität, IST vs. SOLL von Zeit und Budget/Ressourceneinsatz, Durchsatz, Velocity, das sind Lagging KPIs. Sie zeigen lediglich an, dass wir für eine Weile in die richtige oder falsche Richtung gegangen sind. Wichtig, doch nicht Prio 1.
Spannender im Projektverlauf sind Leading KPIs. Auch wenn sie vergleichsweise selten auf unseren Dashboards zu finden sind. Was ja klar ist. Diese Dashboards zeigen wir in eben diesen Reviews und Lenkungskreisen. Wenn du dir jetzt überlegst, wie du diese Dashboards vorbereitest, dann weißt du was ich meine:
- Hast du alle Daten sofort auf Knopfdruck beisammen oder geht das große Rumfragen nach den aktuellen Ständen los?
- Sind noch viele große Fragen und Entscheidungen offen und die Präsentation wird zum Eiertanz? Oder herrscht Klarheit und du spazierst da ganz souverän rein?
- Knabbert ihr noch immer an der Risikoanalyse, weil Zuarbeiten fehlen und dich die vielen Abhängigkeiten in den Wahnsinn treiben?
- Bereitest du dich jetzt schon auf den Höllenritt der spitzen Bemerkungen und süffisanten Kommentare der Manager vor?
- Fängst du die Vorbereitung besser schon 1 Woche vor der Präsentation, weil du bis zum Tag x gefühlt 200 Mal unterbrochen werden wirst?
Softe KPIs sind emotional geprägte Performance Indikatoren
Ich sag dir, gerade die letzten beiden Punkte sind nicht so abwegig. Und wenn dann alle 4 Wochen ein Lenkungskreis oder alle 2 Wochen ein Spintwechsel stattfindet, dann ist die Effizienz schnell mal um 1/4 oder gar 1/2 reduziert. Die Hälfte! Zieh dir das mal rein. Eine Woche wird entwickelt/am Projekt gearbeitet, die andere die PPTX für das Review zum Sprintwechsel vorbereite. Damit es nichts auf die Mütze gibt.
Jetzt weißt du, wie sich vermeintlich softe, weil sehr emotional geprägte KPIs anfühlen. Und warum sie Leading sind und dir damit schon vorher anzeigen, wie es um dein Projekt bestellt ist.
10 Soft KPIs / softe Messgrößen im Projekt: Das Frühwarnsystem für dein Projekt
Ich bringe sie mal auf den Punkt, damit wir uns direkt überlegen können, wie wir das messen. Hier sind die angekündigten 10 soft and leading KPIs:
Soft KPI #1: Hohe Verfügbarkeit
Haken dran, darüber habe ich bereits in diesem Beitrag berichtet. Lies da gerne nochmal nach.
Soft KPI #2: Steile Lernkurve
Lernt ihr stetig dazu, bringt die Spike Stories aus dem Weg und stetig mehr Klarheit ins Projekt rein? Sehr gut! Ich empfehle die Arbeit mit einer Liste offener Fragen. Oder eben Spike Stories.
Soft KPI #3: Wenig Abhängigkeiten
Wie groß ist die Abhängigkeit deines Projektteams von anderen Stakeholdern, Abteilungen, Zulieferern, dem Kunden und verliert ihr deshalb viel Zeit? Sammelt jedes Mal einen virtuellen "Permission Token" (mehr dazu und zum Thema Zombie-Scrum), wenn es mal wieder nicht vorangeht, weil der Input fehlt. Und dann versucht, die Anzahl der Tokens je Zeiteinheit/Iteration zu reduzieren.
Soft KPI #4: Psychologische Sicherheit
Ich bin ja der Meinung, wir unterhalten und zu viel über Psychologische statt Emotionale Sicherheit, doch das Buzzword ist im Trend. Und wenn du zu befürchten hast, dass dich in egal welchem Meeting jemand auflaufen oder blöde dastehen lässt, ja dann switcht du schnell deinen Arbeitsmodus auf 'Cover your Ass' und bloß kein Risiko. Sicher beeinflusst das, Ergebnisqualität und Umsetzungsgeschwindigkeit. Und zwar nicht positiv.
[Zum Thema Emotionale Sicherheit ein andern mal mehr. Wieder so eine Perspektive als Papa, dem das Leben etwas lehrt und der dann seine Schlüsse zeiht.]
Soft KPI #5: Wenig ungewollte Störungen
Warum Störungen auch durchaus positiv sein können, dazu gibt es einen extra Exkurs in meinem Buch über moderne Zusammenarbeit (Seite 210 ff, wenn du es schon hast). Doch i.d.R. empfinden wir Störungen als lästige Produktivitätsräuber. Diese Unterbrechungen zu thematisieren und mit ner sauberen Kommunikation zu minimieren, darum geht es hier. Denn zu mehr Flow sagt niemand nein.
Damit haben wir die 5 Bullets von oben abgehandelt. Du solltest die Bezüge und Parallelen als Lösungsansätze erkennt haben. Noch 2 mehr, weil ich gerade im Flow bin.
Soft KPI #6: Angemessener Gestaltungsspielraum
Deine Befugnisse sollten dem Projektziel, der Verantwortung und Erwartungshaltung der Sponsoren und Kunden entsprechend ausgestaltet sein. Will heißen, wenn du ein Großprojekt mit hoher Tragweite für Firma und Kunden verantwortest, dann solltest du auch hohe Entscheidungs-, Weisungs- und Gestaltungsbefugnisse erhalten. Wenn nicht, hast du zwar den Druck und Stress, aber nix zu melden. Und ohne Hand am Steuer lenkt es sich schlecht. Schiffe, Autos, alles mit Lenkrädern und Steuerknüppel und eben auch Projekte.
Soft KPI #7: Hohe Zuversicht
Eine hohe Zuversicht impliziert eine Überzeugung, Motivation, Selbstvertrauen und Selbstwirksamkeitserwartung. In Bezug auf das Projektziel (das WAS), kannst du das jederzeit auf einer Skala von 0 wie "nö, hab ich nicht" bis 5 wie "ich strotze nur so davon" abfragen. Mach das regelmäßig und schau dir den Trend an. Dann weißt du, wie groß die Zuversicht im Team ist, dass ihr ein geiles WAS abliefern werdet. Ist die niedrig, weißt du, wo du ansetzen kannst.
Ich bin immer noch im Flow und hab noch Zeit. Also Overdelivery:
Soft KPI #8: Gemeinsames Ziel
Wo wir bei Punkt 7 über WAS und Projektziel und Abliefern sprechen, habt ihr alle dasselbe Ziel im Visier? Oder hat jede:r irgendwie seine eigene Agenda. Beförderung, mehr Geld, Dienstwagen, ne ruhige Kugel schieben, endlich selbst mal ein Projekt leiten, sich vom Kunden abwerben lassen, weil man da sonst nicht reinkommt ... ich machs absichtlich plakativ. Weil das hat sicher was mit deren Ziel zu tun. Mag allerdings nicht alles unbedingt auf dem Weg hin zum Projektziel liegen. Und eher für Ablenkung sorgen. Und komischen Entscheidungen auf Mikro-Ebene. Unmut. Verwerfungen. Ob enttäuschter Erwartungen. Die Team-Spirit-Spirale dreht sich abwärts.
Soft KPI #9: Verhalten in kritischen Situationen
Und wenn sich dann der Druck erhöht, gar eine Krise das Projekt trifft, dann wird der Ton schnell rau, die Haut dünn, die Nerven liegen blank. Kein guter Indikator für eine gute Projektperformance.
Soft KPI #10: Will sich face-to-face zu treffen
Und wenn dann keine Bereitschaft ist, wenns brennt zusammenzurücken und sich auch zu treffen, statt sich im Home Office zu verschanzen, dann blas das Projekt lieber ab. Viel ist jetzt nicht mehr zu erwarten. Oder positiv: Wenn jetzt niemand den anderen im Stich lässt, selbstverständlich den Schulterschluss sucht, natürlich zusammenkommt, um gemeinsam das Ruder rumzureißen. Dann hast du das beste Team beisammen, das du dir wünschen kannst und weißt, das wird das beste WAS, was möglich ist.
Soft KPI Dashboard Vorlage zum Download für dein Projekt: Softe Messgrößen im Projektmanagement für mehr Projekterfolg
Erfolg im Projekt ist, was ich dir wünsche!
Und weil es sich lohnt, meine Beiträge bis zum Ende zu lesen, teile ich nun mit dir, wie so ein KPI Dashboard zur Erfolgsmessung im Projekt aussehen könnte.
Das kannst du als PowerPoint Template bzw. Vorlage hier herunterladen.
Mehr zum Thema: Keynote über modernes Projektmanagement, Soft Skills und Projekterfolg
Wie sieht die Zukunft im Projektmanagement aus?
Welche Soft Skills im Projektmanagement sind entscheidend?
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Was muss sich ändern?
Hier geht es zu den vier JAs radikaler Projektmanager:innen und geballten Soft Skills für Projektmanager. Die Keynote habe ich zum Abschluss des PM Summits 2023 gegeben.
Next Level Project Skills: Noch mehr Game Changer Knowhow
Wenn du auf der Suche bist nach genau solchen Next-Level Project-Skills, dann lege ich dir den gleichnamigen Kurs ans Herz.
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