Effizientes Arbeiten ist mehr als nur „ein bisschen vorher Planen“
Mehr Effizienz dank Projektmanagement
Wenn du ‚Projektmanagement-Training‘ hörst, was löst das eigentlich bei dir aus?
Bei vielen meiner Kund:innen immer noch zu wenig. Drei Gründe dominieren, warum sie nicht teilnehmen, obwohl ihr Arbeitgeber die Kosten für das Training übernimmt.
Grund Nr. 1: „Ich mache gar keine Projekte!“
(Großes Missverständnis im Projektmanagement)
Die Antwort macht mich richtig fertig, denn ...
- Das sagen mir Consultants, die mit beiden Händen in der (Multi-) Projektabwicklung stecken. Und dann leider zu wenig Ahnung von Änderungs-, Risiko- und Change-Management haben. Die Effizienz geht den Bach runter.
- Das sagen mir Sales, Key Account und Kundenbetreuer:innen, deren Rolle brutal essenziell in der frühen Phase ist. Und dem Kunden dann leider zu viel versprechen, schlecht kalkulieren und den Handover ins Projekt verkacken. Die Effizienz geht den Bach runter.
- Das sagen mir Expert:innen aus den Fachabteilungen, weil sie ja „nur“ in Projekten mitarbeiten. Und dann leider nicht wissen, was in Projekten anders läuft, ihre Rolle ist und sie der Projektleitung ggü. verantworten. Die Effizienz geht den Bach runter.
Ganz allgemein gibt es immer noch ein viel zu schlechtes Verständnis davon, was Projektmanagement ist, wessen Job etwas mit PM zu tun hat und wer in der Organisation alles von einem PM-Training profitieren würde.
Hier liegt der 1. EFFIZIENZ-HEBEL: Nämlich darin, auch Projektbeteiligte zu schulen. Davon profitieren dann auch die PLs unmittelbar, weil sie die Lücke nicht aufwändig im laufenden Projekt füllen müssen. Denn dafür wird nie Zeit einkalkuliert.
Tipp 1: Prüfe in jedem Projekt frühzeitig, welche Rollen und Abteilungen eingebunden sind. Ein Kick-off-Meeting für alle Beteiligten schafft Verständnis für die benötigten Skills und den Up-Skill-Bedarf. Fachlich wie methodisch. Das sollte sitzen, bevor es in die Umsetzung geht. Da wollt ihr ja performen.
Grund Nr. 2: „Ich mache schon seit x Jahren Projekte / hab das nicht nötig / kann das alles schon!“ (Rollenselbstverständnis der Projektleitung)
Die Antwort macht mich richtig fertig, denn ...
- Demut? Fehlanzeige!
- Selbstreflexion? Mangelhaft!
- Ich mach seit 19 Jahren Projekte und lerne jede einzelne Woche etwas dazu.
Wenn ich dann frage, ob sie je ein formelles PM-Training genossen haben, ist die Antwort gerne mal: Bei uns läuft das eh alles anders, da bringt das nichts.
Hier liegt der 2. EFFIZIENZ-HEBEL: Nämlich darin, den Blick mal zu heben und ehrlich zu bewerten: Wie robust ist denn die Zeitplanung? Wie flexibel das Vorgehensmodell? Wie klar und abgestimmt der Scope? Wie sieht's beim Änderungsmanagement aus? Wie gut gemanagt sind eure Änderungen denn? Und wie überraschend die Risiken? … Sind Updates bei Software selbstverständlich, scheint das bei uns selbst nicht ganz so.
Tipp 2: Fordere aktiv Feedback zu deinem Vorgehen im Projektmanagement ein. Gerade wenn du viel Erfahrung hast, hilft ein „Reality-Check“ von Team oder Stakeholdern, um eingefahrene Muster zu erkennen und weiterzulernen.
Du willst mehr Tipps? Geballtes Wissen, locker und humorvoll verpackt, 1 x die Woche, ohne erhobenen Zeigefinger: Das Beste aus meinen persönlichen Erlebnissen, verbunden mit praktischen Projekt-Tipps bekommst du in meinem persönlichen Newsletter. Ganz einfach jetzt anmelden und jede Woche Projektmanagement-Botschaft-News erhalten.
Grund Nr. 3: „Keine Zeit!“ (Projektmanagement ist auch Zeitmanagement)
Die Antwort macht mich richtig fertig, denn ...
- Wie war das mit dem Schleifen der Axt?
- Genau die Worte sind ja der Beweis in sich, für die Notwendigkeit eines Trainings.
- Jetzt alles so belassen und die Dinge laufen nur weiter aus dem Ruder.
Leider werden Trainings viel zu oft als Last empfunden. „Bor nee, die Zeit bekomme ich nicht freigeschaufelt.“ Was am Anfang der beruflichen Laufbahn noch als Incentive daherkommt, wird immer mehr zur zusätzlichen Herausforderung.
Hier liegt der 3. EFFIZIENZ-HEBEL: Nämlich darin, Lernen zum Wert und die Steilheit der Lernkurve zum KPI zu machen. Vielleicht kennst du meine Kernbotschaft schon: Produktivität = Speed of Learning. Je länger die Liste offener Fragen, desto schlechter der KPI. Je länger dieselben offenen Fragen unbeantwortet bleiben, desto roter die Ampel.
Tipp 3: Plane regelmäßige Lern- und Austausch-Sessions ein – auch kurz und knackig. 15 Minuten wöchentliche Knowledge-Sharing-Meetings sind effektiver, als ständig unter Zeitdruck improvisieren zu müssen.
Effizienz-Hebel 4 und 5 (direkt aus meinem PM-Bootcamp)
Und damit zu den letzten zwei EFFIZIENZ-HEBELN, Nr. 4 und 5, direkt aus meinem PM-Bootcamp. Für das Nächste (online am 7. & 8. April von 10-17:30 Uhr) gibt es sogar noch 2 Plätze.
Jedes Bootcamp starte ich mit dem Versprechen, dass alle die Zeit, die sie hier 2 Tage investieren 10-fach zurückbekommen. Und zwar sehr schnell. Die Sicherheit nehme ich aus meiner Erfahrung:
4. EFFIZIENZ-HEBEL: Die mehrschichtige Stakeholderanalyse
Schlecht abgestimmt, wird jede Frage zum Meeting. Schlecht abgestimmt, wird jedes Missverständnis zum Konflikt. Schlecht abgestimmt, wird jedes Risiko zum Showstopper.
Richtig Power liegt daher in einer sauberen Stakeholderanalyse und allem, was daran hängt. Oft scheint sie trivial und wird deshalb unterschätzt und nicht gemacht.
Im Training erleben wir am eigenen Projekt, wie mächtig und vielschichtig die Stakeholderanalyse einsetzbar ist. Und erschließen uns, alles was davon abhängt: Gute Kommunikation, verständliche Anforderungen, transparente Erwartungen, gezielte Überzeugungsarbeit und sogar die eigene Motivation.
Tipp 4: Erstelle eine einfache Stakeholder-Matrix (z. B. Einfluss vs. Interesse). So erkennst du schnell, wer wie stark eingebunden werden muss und verhinderst endlose Meetings.
5. EFFIZIENZ-HEBEL: Der 14-Schritte-Plan durchs Projekt
Dasselbe Ziel in weniger Zeit zu erreichen (meint ja Effizienz) gelingt uns auch besser, wenn wir einer ganz klaren, systematischen Struktur folgen. Zu oft wird das Rad neu erfunden, Projekte auf der grünen Wiese gestartet oder sehr willkürlich drauflosgearbeitet.
Einen 14-Schritte-Plan erhalten alle, die am PM-Bootcamp teilnehmen. Der rote Faden durchs Projekt nimmt das Gefühl, etwas Wichtiges vergessen zu haben und schafft ein Gefühl der Souveränität. Du erkennst die Muster und damit bringt dich so schnell kein Projekt-Chaos mehr aus der Ruhe. Denn du hast einen Plan!
Tipp 5: Nutze einen festgelegten Projektablauf mit klaren Meilensteinen. So weiß jedes Teammitglied, in welcher Phase ihr gerade steckt, was als Nächstes ansteht und welche Schritte priorisiert werden müssen.
Im PM-Bootcamp selber steckt noch so viel mehr Potenzial, künftig Zeit zu sparen, die Anzahl der Meetings zu reduzieren und vor die Welle zu kommen. Bist du dabei?
Dein Weg zum PM-Bootcamp
Ich freue mich riesig, wenn wir uns im Bootcamp sehen oder du den Link weiterleitest.
Im Preis von 1.250 € inklusive sind:
- Ein 1:1. mit mir vorab zu deinen Lernzielen. Wir erstellen deine Erfolgscheckliste.
- Drei Monate Fitness-Studio-Mitgliedschaft, um dem Transfer in deinen Projektalltag den richtigen Kick zu geben.
- Zugang zur meiner Kursplattform, um im Nachgang gezielt Inhalte als Video-Tutorial nochmal auffrischen zu können. Einmal gekauft, ist der Kurs dein.
Ein Projektmanagement-Training als Geschenk. 
Fazit:
Effizientes Projektmanagement ist mehr als nur ein bisschen „Planen“ – es ist der Schlüssel zu besseren Strukturen, erfolgreichen Ergebnissen, klareren Rollen und Aufgaben sowie weniger Konflikten. Mit einem strukturierten Vorgehen, kontinuierlicher Weiterbildung und dem richtigen Rollenselbstverständnis hebt ihr eure Projektarbeit auf ein neues Level. Und genau dafür ist das PM-Bootcamp da – in zwei kompakten Tagen lernst du die Grundlagen für langanhaltende Effizienzsteigerung in deinen Projekten.
Hilf mit, damit weniger Projekte den Bach runter gehen
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Häufige Fragen (FAQ) rund um das PM-Bootcamp
- Für wen ist das Bootcamp geeignet?
Für alle, die in Projekten arbeiten – ob Projektleiter:in, Expert:in aus Fachabteilungen oder Key-Account-Manager:in. Die Inhalte helfen jedem, der mehr Effizienz und Struktur in seine Arbeit bringen möchte. - Welche Vorkenntnisse brauche ich?
Einsteiger und Erfahrene sind gleichermaßen willkommen. Wir bauen auf den individuellen Erfahrungen auf und vertiefen das Projektmanagement-Wissen Schritt für Schritt. - Wie läuft das Online-Format ab?
Du bekommst vorab alle Infos und einen Zoom-Link. Wir arbeiten interaktiv, mit Breakout-Sessions, Gruppenübungen und Live-Diskussionen. Also keine reine Frontalbeschallung. - Wird das Bootcamp aufgezeichnet?
Nein, denn wir wollen eine möglichst offene Atmosphäre schaffen. Dafür bekommst du Zugang zu meiner Kursplattform, auf der du bestimmte Inhalte als Video-Tutorial später jederzeit ansehen kannst. - Was, wenn ich später Fragen habe oder etwas nicht direkt verstehe?
Nach dem Bootcamp hast du drei Monate lang Zugriff auf meine Kursplattform und kannst dich in unserer Community (Fitness-Studio für PLs) austauschen. So können wir die gelernten Inhalte vertiefen und Fragen klären.
Du hast noch Fragen oder möchtest dich mit mir austauschen?
Keine falsche Scheu, klick gerne in meinen Kalender rein und vereinbar einen kostenlosen Ersttermin mit mir. Oder schreib mir eine Mail an chris(at)pm-botschaft.com.
