Von Verbindlichkeiten, Motivation und Zielen: Mitarbeitergespräche mit Teammitgliedern auf deinem Projekt.
Wie(so) führe ich ein Projekterwartungsgespräch und was bringt es mir letztendlich?
Dein Projektteam ist nominiert, was machst du als nächstes?
Kickoff, ist ja klar. Versteht sich. Doch der ist ja für das ganze Team gesamthaft. Was machst du auf Einzelperson-Ebene? Insbesondere, um Verbindlichkeit herzustellen?
Genau hier kommt das Projekterwartungsgespräch ins Spiel. Ohne das fehlen dir Substanz, Nahrung und vor allem Anknüpfungspunkte für Feedbackgespräche, Retros, Ergebnis- und Leistungsbeurteilungen.
Denn alles basiert auf euren gegenseitigen Erwartungen.
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In den PM-Lehrbüchern steht nichts davon: Wie bin ich dann darauf gekommen?
Von 2012 bis 2016 habe ich für eine Beratung gearbeitet. Also in einer absoluten Projektorganisation. Heißt: Es gibt prinzipiell keine Linie und die Entwicklung der Mitarbeitenden erfolgt faktisch auf deinem Projekt.
Und Beratungen sind gut darin, deine Entwicklung nicht dem Zufall oder gar dir allein/selbst zu überlassen. Je Karrierestufe gibt es ganz klare Beurteilungskriterien, was gefordert wird bzw. du zu beherrschen hast. Meinst in Form einer Kompetenzmatrix.
Zu Beginn eines Projekts habe ich mich also ...
- mit jedem Projekt-Teammitglied einzeln hingesetzt,
- angeschaut, wo sie heute stehen,
- welche Entwicklungsperspektiven das gemeinsame Projekt bietet,
- und wo ich sie folglich fordern wie fördern kann.
Und dementsprechend fielen auch die regelmäßigen Leistungsbeurteilungen auf Basis sehr objektiver Kriterien aus.
Projekterwartungen transparent aufgelistet und erfüllt? Gut für die Leistungsbeurteilung!
Natürlich stets mit dem Blick in den eigenen Spiegel:
- Habe ich ihnen den Raum gegeben und den Rahmen geschaffen, sich zu beweisen?
- Habe ich Möglichkeiten angeboten, sich zu entwickeln und Kompetenzlücken zu schließen?
Denn natürlich wurde ich auch danach beurteilt, ob es mir gelangt, das Team weiterzuentwickeln und wachsen zu lassen. Als Gemeinschaft und individuell.
Als ich aus der Beratung raus bin, in die Industrie, habe ich einfach weitergemacht ...
Bis mir nach einer Weile auffiel, dass Projekterwartungsgespräche überhaupt nicht üblich waren. Glücklicherweise ohne Irritationen:
- Meine Teammitglieder haben das Gespräch zu Projektbeginn durch die Reihe weg sehr begrüßt. Sonst kannten sie meist nur formelle Mitarbeitergespräche. Mehr Pflicht als nützlich.
- Für unsere darauffolgende Zusammenarbeit war das Gold wert. Weil durch das Gespräch ein ganz anderes Level an Verbindlichkeit und Commitment entstanden ist.
- Mit Feedback haben wir uns alle viel viel leichter getan, weil ja klar war, was wir voneinander erwarten können und wollen.
- Sogar die eigentlichen Teamleitenden haben unsere Art und Weise, den Beitrag ihrer Leute auf meinem Projekt transparent zu machen, begrüßt. Für sie war es wertvoller Input für ihre jeweiligen Mitarbeiter:innen-Jahresgespräche.
- Und manchmal wurde ich sogar hinzugebeten, wenn es um die Leistungsbeurteilung ihrer Leute ging. Insbesondere, wenn es eben nicht so rund lief. Damit wir gemeinsame Wege finden.
Jetzt verstehst du, warum ich so verwirrt bin, warum ich nur so selten Projekt-/Matrix-Organisationen sehe, in denen Projekterwartungsgespräche geführt werden.
In meinen Augen investierst du selten 2 Stunden deiner Zeit so gut
Denn vorher zwei Stunden zu investieren, um alle Projekterwartungen sauber herauszuarbeiten ... das bedeutet im laufenden Projekt dann wenig Einsatz für das, was folgt!
Deine Benefits auf einen Blick.
- weniger Diskussionen um Verantwortlichkeiten
- weniger Diskussionen um die Art der Zusammenarbeit
- weniger Konflikte
- bessere Kommunikation
- weniger Eskalationen
- mehr Zeit zu performen
Wie formell du das abhalten musst?
In der Industrie gab es keine Kompetenzmatrix mehr. Was jedoch nichts an meinen Erwartungen bspw. an das Miteinander, den Beitrag der jeweiligen Person zum Projekt und meinen Anspruch an Zuverlässigkeit, Eigenverantwortung und Teamgeist ändert.
Eine tolle Art, sich gegenseitig kennenzulernen, einzuschwingen und reinzuspüren, wo wer seine Stärken, Herausforderungen und Präferenzen sieht.
"Being unclear about expectations, fuzzy on what you really need, or skirting around an issue, is actually unkind — it sets people up to fail and creates problems in the future."
Unklare Erwartungen führen zum Scheitern und schaffen in der Zukunft Probleme. Wie Brené Brown auch, finde ich es also reichlich nett, zu versuchen, uns das von Anfang an zu ersparen.
Ich bin auf deine Erfahrungen gespannt. Schreib mir gerne. 
Q&A: Fragen rund um Projekterwartungen
1. Wie führe ich ein Projekterwartungsgespräch?
Mein Tipp: Nimm dir für jedes Teammitglied oder entscheidenden Stakeholder je zwei Stunden Zeit für ein Einzelgespräch. Und lass nicht locker, bis alle Projekterwartungen auf den Tisch gekommen sind. Sehr vieles ist implizit, wie z.B. der bevorzugte Kanal, um zu kommunizieren.
Du wirst feststellen, dass jedes Projekt seine ganz eigenen Entwicklungsperspektiven und Herausforderungen mit sich bringt. Sowohl für jede:n einzelne:n, als auch für euer gesamtes Team. Indem ihr über eure gegenseitigen Erwartungen kommuniziert und später darauf Feedback gebt, findet ihr heraus, wo gefördert und gefordert werden kann. Mit starkem Commitment und Vertrauen gemeinsam zur Brillanz!
2. Was bringt ein Erwartungsgespräch zu Projektbeginn?
Du forderst Commitment ein und etablierst einen transparenten Prozess, wenn du Erwartungsgespräche vor jedem Projektstart zur Routine machst. Denn einerseits setzt ihr mit transparenten Erwartungshaltungen in euren Projekten Standards, ganz im Sinne moderner Zusammenarbeit. Und außerdem schafft ihr eine solide, verbindliche Basis und habt so bereits für Feedbackgespräche, Retros, Ergebnis- und Leistungsbeurteilungen vorgearbeitet.
3. Wie kann ich die Verbindlichkeit im Projektteam steigern?
Ich sag' ja immer, dass gute Beziehungen zu guten Projekten führen. Wie du also jedes einzelne Teammitglied intrinsisch motivierst und für ein Projekt einschwörst? Hast du schon mal von der MPA gehört, dem ultimativen Game Changer Tool zum Boosten von intrinstischer Motivation in (Projekt-)Teams?
Außerdem kannst du noch einen Rahmen aus Verlässlichkeit und Vertrauen sowie auch emotionale Sicherheit schaffen. Besonders in agilen Projekten ist auch eine zeitgeisty Lernkultur vonnöten, damit dein Team optimal zusammenarbeitet.
Wenn du auf die blauen Wörter klickst, kannst du easy mehr Input zu den Themen abgreifen und die Verbindlichkeit in deinem Team skyrocketen!
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Keine falsche Scheu, klick gerne in meinen Kalender rein und vereinbar einen kostenlosen Ersttermin mit mir. Oder schreib mir eine Mail an chris(at)pm-botschaft.com.
