Planänderungen im Projekt: Normal und ein Kreuz zugleich
Souveräner Umgang mit Änderungen im laufenden Projekt
Da planst du über ein halbes Jahr darauf hin und dann kommt dein Projekt doch anders, als gedacht. Kennst du wahrscheinlich. Mir geht es gerade ganz ähnlich. Also teile ich mal meine Erkenntnisse und Take-Aways.
[3 Minuten Lesezeit]
Wie gehst du mit unvorhersehbaren, unbekannten Risiken in deinem Projekt um?
Wahrscheinlich ignorieren, bis sie dann plötzlich aufpoppen. Und dann Lösungen finden. Sonst wird man ja irre. Denn an alles Mögliche UND alles scheinbar Unmögliche kannst du ja gar nicht denken. Also warum jetzt schon den Kopf zerbrechen ...
Dabei kannst du eines auf jeden Fall machen:
Für den Mental Space sorgen, den du dann brauchen wirst. Indem du Puffer schaffst!
Doch jetzt mal von Anfang an:
Vorausschauende Projektplanung ist die halbe Miete
Wie ich ja bereits geteilt habe, bin ich aktuell auf großer Reise. In den USA und mittlerweile in Kanada. Die Idee reifte vor gut 3 Jahren. Mit der Urlaubsplanung haben wir dann gut 1 Jahr zuvor begonnen. Und die Buchungen von Unterkünften und Transfers schließlich im Januar vorgenommen.
Nun möchte man meinen, dass nach so viel Planung und Hirnschmalz, alles reibungslos klappen müsste.
In unseren Projekten @work würden wir uns so einen Luxus wünschen. Und haben ihn doch nie. Da muss alles auf einmal passieren. Mit Projektstart sollst du quasi schon was Vorzeigbares produzieren. Und dann läuft es eben so holprig, wie viele Projekte nun mal laufen.
Hätten wir allerdings mehr Zeit zum Planen gehabt, ja dann ...
Pustekuchen! Ein Plan ist super. Doch nicht, um sicherzustellen, dass es dann auch so kommt.
Denn die Einflüsse von außen sind so gut wie immer stärker als der eigene Plan. Und übersteigen manchmal sogar die Vorstellungskraft; aka Risikobetrachtung.
Oder hättest du für möglich gehalten, dass eine ganze Company, die Bus-Shuttle-Services auf Vancouver Island anbietet, genau zu der Zeit pleitegeht und ihren Service einstellt, in der du damit reisen möchtest?
Ich nicht, und so musste wenige Tage vor dem geplanten Transfer von Victoria nach Tofino eine neue Lösung her. Optionen lagen schnell viele auf dem Tisch. Doch keine war günstig. Zumindest keine, die auch die Mitnahme von Fahrrädern erlaubte. Und die hatten wir nun mal mit in den Urlaub genommen.
Späte Änderungen sind meist überproportional teuer
Wobei Moment: Wären wir bei Evo, dem local Car-Sharing-Anbieter angemeldet gewesen, hätten wir die Räder auf die Dachgepäckträger packen und selber fahren können.
Doch dafür braucht es bei der Registrierung neben dem Führerschein auch den Drivers Track Record vom Kraftfahrtbundesamt auf Englisch. Den kann man tatsächlich online aus dem Ausland anfordern. Jedoch nur mit Bund-ID als Identifikation der eigenen Identität. Dort allerdings kann man sich nur mit elektronischem Perso registrieren, nicht mit dem Reisepass. Mein Perso allerdings, der war zuhause geblieben. Was nützt der einem auch im Nicht-EU-Ausland? Den verliert man nur. Und somit konnte ich den auch nicht mal eben an den NFC-Reader meines Handys halten. Too late! Won't happen!
Sackgasse. Billige Optionen gibt es jetzt keine mehr.
Und so wurde es ein privater SUV-Shuttleservice. Ja und wenn es an einer Ecke anfängt zu quietschen, dann tut sich auch woanders gerne eine weitere Baustelle auf. So auch in meinem Projekt, der großen Reise mit Familie und Mountainbikes.
Es meldet sich die Fähre von Seattle nach Victoria. Die 3pm-Fähre wird ab sofort gecancelt. Zu wenig Nachfrage. Alle 3pm-Fähren werden mit der 8am-Fähre am gleichen Tag zusammengelegt.
Klar, das Geld könnten wir zurückhaben. Doch es ist der einzige Anbieter auf der Verbindung. Und die Alternativen überaus umständlich bis unbezahlbar. Also 8am it is! Und weil wir knapp 2h vom Ferienhaus bis zur Fähre brauchen, ist auch der Transfer am selben Tag dahin. Heißt einen Tag eher aus der Wohnung und in Seattle für eine Nacht in der Nähe der Fähre ein Hotel suchen.
Das Geld von AirBnB für die eine Nacht gibt es weder zurück noch bekommt man in Seattle von heute auf morgen zwei günstige Zimmer.
Was machen wir mit dem Wissen also in unseren Projekten?
Die Erkenntnis liegt auf der Hand: Manche Dinge lassen sich einfach nicht planen oder vorhersehen. Und so sehr ich ein Fan von „Anticipate and steer your project“ bin, hast du nur eines wirklich in der Hand:
Nämlich dir mit geplantem Puffer einen Mental Space zu schaffen, um von plötzlichen Änderungen nicht direkt aus der Bahn geworfen zu werden. Um dann trotz Ausnahmesituation mit Ruhe in den Lösungsmodus umzuswitchen.
Wenn ich also plane, dann meist mit zeitlichem Puffer vor wichtigen Meilensteinen. Als auch extra Budget in der Hinterhand. Denn späte Änderungen kosten meist deutlich mehr, als man es vorab ansetzen würde, wo noch alle Optionen gleich-realistisch auf dem Tisch liegen.
Spät im Projekt heißt es „Hast du keine Zeit, hast du hoffentlich Geld!“ Wenigstens 10 % vom geplanten Budget empfehle ich dir für Sonderausgaben vor- oder zurückzuhalten
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Augen und Ohren für Chancen offenhalten
Weiterhin empfehle ich, deinen Instinkt für Chancen nicht auszuschalten. Denn als wir mit 3 großen 25-Kilo-Koffern, 3 Rücksäcken, einem Kind und 2 Fahrrädern die Treppen zum Hotel raufkamen, meinte das Glück es gut mit uns.
Ich hatte ein 4er-Doppelstockbetten-Zimmer mit Bad auf dem Flur gebucht. Für ein Schweinegeld. Auf meine Frage hin, wo wir die Fahrräder sicher verstauen könnten, hieß es erst „Die passen wirklich nicht auch noch in euer Zimmer. Stellt sie in das Zimmer nebenan. Das ist leer. Hier ist der Schlüssel.“
Und dann „Ach wisst ihr was, ihr bekommt das Zimmer ohne Aufpreis dazu. Wir wollen ja, dass ihr euch hier wohlfühlt.“
Ja und auf der Fähre durfte mein Sohn auf die Brücke (Foto folgt sogleich). Der Kapitän höchstpersönlich hat sich vor Fahrtantritt 10 Minuten Zeit für ihn und mich genommen und alles erklärt.
Tipp: Plane in jedem Projekt bewusst Pufferzeiten und flexible Meilensteine ein. So werden du und dein Team bei Änderungen nicht sofort in den Krisenmodus gezwungen.
In dem Sinne: Puffer einplanen, Mental Space schaffen, positiv und dankbar bleiben.
5 Sterne also für Hotel und Fähre bei google. Denn ich war trotz der unplanbaren Änderungen mit dem Ergebnis vollauf zufrieden.
FAQ: Planänderung im Projektmanagement
1. Was ist eine Planänderung im Projektmanagement?
Eine Planänderung ist jede Anpassung am ursprünglichen Projektplan, z. B. in Zielen, Zeitplan, Ressourcen, Teamsetup oder eurer Vorgehensweise. Sie sich aus neuen Erkenntnissen, externen Faktoren (insbesondere Abhängigkeiten – siehe Komplexität reduzieren) oder internen Prioritätsänderungen ergeben.
2. Wie gehe ich mit unerwarteten Planänderungen um?
Bleibe flexibel, prüfe zuerst die Auswirkungen auf Zeit, Budget und Qualität, informiere sofort alle relevanten Stakeholder und dokumentiere die Entscheidung transparent.
3. Welche Ursachen führen am häufigsten zu Planänderungen?
Typische Ursachen sind veränderte bzw. neue Informationen bzgl. Rahmenbedingungen, Kundenwünschen, neue gesetzlichen Vorgaben, technische Probleme, Ressourcenengpässe oder Fehleinschätzungen in der ursprünglichen Planung.
4. Wie kann ich Planänderungen minimieren?
Setze auf gründliche Projektvorbereitung, insbesondere klare Zieldefinition und Alignment zwischen den Key Stakeholdern. Ferner helfen regelmäßige Status- und Fortschritts-Checks und ein funktionierendes Risikomanagement. Ganz vermeiden lassen sich Änderungen jedoch nie, da Projekte per Definition einen gewissen Neuigkeitsgrad haben, der Restunsicherheiten und Unvorhersehbares wahrscheinlich machen.
5. Wie informiere ich Stakeholder über Planänderungen?
Eine klare und präzise Kommunikation ist immer hilfreich. Erkläre den Grund, die Auswirkungen und den neuen Plan. Das richtig Maß an Transparenz stärkt Vertrauen und erleichtert die Zustimmung.
6. Was ist der Unterschied zwischen Change Request und Planänderung?
Ein Change Request ist ein formaler Antrag zur Änderung des Projektumfangs oder -ziels. Eine Planänderung kann auch kleinere Anpassungen umfassen, die ohne formale Genehmigung möglich sind.
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