Zeitersparnis im Projektalltag
Schnittstellenoptimierung durch KI
Wie gezielt nutzen du und dein Projektteam heute bereits KI?
Ich frage bewusst nicht ob, oder wie viel du bereits KI nutzt, sondern wie gezielt. Denn ich gehe schwer davon aus, dass der Einsatz von KI mittlerweile deinen Alltag durchzieht. Den Job genauso wie mal eben ChatGPT statt Google zu befragen.
Meine Projektrealität: KI ist nicht mehr wegzudenken. Schnall dich an!
Denn mit den folgenden 3 Beispielen aus der Praxis will ich das mal ganz konkret zuspitzen. Und du wirst sehen, nichts davon ist abgefahren oder so fern, dass es nicht für jeden von uns relevant sein dürfte.
1. Schnittstellenfunktionen, gebt besser acht ...
Es ist Dienstag. Die Projektleiterin und ihr Team haben alle Anforderungen zum aktuellen Kundenprojekt zusammengetragen. Es geht um ein Entwicklungsprojekt im Bankenumfeld. Deshalb muss natürlich ein finaler Vertrag unterzeichnet werden, der alles settled. Da geht kein Weg an den Jurist:innen aus der Regulatorik vorbei. Denn alles muss wasserdicht formuliert sein.
Mittwoch kommt die Antwort der hauseigenen Jurist:innen: „Danke für das Anforderungsset. Es ist gerade viel los. Geht bitte davon aus, dass ihr in etwa 3 Wochen von uns einen Vertragsentwurf bekommt.“
Am Donnerstag beschließt die Projektleiterin, die interne KI mit dem gleichen Anforderungsset und Verträgen mit demselben Kunden zu füttern. Hinzu kommen noch Vertragsdokumente anderer Kunden aus vergleichbaren Entwicklungsprojekten. Das Ergebnis schickt die Projektleiterin wieder in die Regulatorik.
Warum? 3 Wochen für einen Entwurf? Das ist viel zu lang.
Die Antwort der Juristen kommt postwendend: „Damit kann ich super arbeiten, toll. Bis morgen habt ihr den finalen Entwurf zurück. Lasst das dann gerne direkt vom Kunden prüfen.“
👉 Pssst! Zusammenarbeit ist so viel mehr als nur ein Buzzword in meinem Leben, ich habe sogar ein Buch über Moderne Zusammenarbeit geschrieben.
Wie die Projektleiterin das fand? Erst frustrierend, dann praktisch, dann peinlich. Allerdings für die Schnittstellenfunktion. Ihre Worte: „Wie lange es die wohl noch braucht?“
Was denkst du?
- Welche Schnittstellenfunktionen sind in deinem Projekt der Engpass?
- Und wie lange wird es dauern, bis ihr die KI fragt, statt zu ihnen zu gehen?
- Und wie viel schlechter wird es sein, was die KI für euch produziert?
Bequemlichkeit setzt sich immer durch.
Sagt Hartmut Rosa, in seinem Interview bei Sternstunde Philosophie. Kein Wunder, denn es geht im Interview um die Zeit als unsere kostbarste Ressource. Und alles, was hilft, Zeit zu sparen, wird sich durchsetzen, wenn dasselbe Ziel erreicht werden kann. Das schönste Beispiel sind sicher die diagonalen Trampelpfade auf Grünflächen, wenn der offizielle Weg will, dass wir ums Eck gehen.
2. Wenn ganze Teams die KI parallel nutzen ...
Wir befinden uns in der Planungsphase eines Projekts. Der Projektplan soll um mögliche Risiken und präventive Maßnahmen ergänzt werden, sodass er der Realität auch halbwegs robust entgegentritt.
Das Team nutzt die KI und splittet sich. Ein Teil füttert die KI mit Lessons Learned, um möglichst sicher nicht nochmal dieselben Fehler zu machen und die Weichen dafür frühzeitig zu stellen.
Ein 2ter Teil des Teams fragt die KI nach Benchmarks aus der Industrie für ihre spezifische Projektsituation und Konstellation mit dem Kunden, um den Blinden Fleck zu verringern.
Und der 3te Teil gibt der KI die Ergebnisse des Proof of Concept aus dem Vorprojekt mit dem Kunden wieder, um bestmöglichen Nutzen aus der aufwändigen Voranalyse zu ziehen.
Alle 3 Gruppen nutzen dieselbe Excel-Vorlage als Grundstruktur, die sie der KI direkt mitgeben, um sie befüllen zu lassen. Nach einer Stunde sind alle fertig und die KI hat sogar alle Teilergebnisse in einer Datei konsolidiert.
Noch eine Stunde später und alles ist plausibilisiert. Inklusive der Maßnahmen zur Risikoprävention. UND möglicher, positiver Risiken, also Chancen und Opportunitäten. Die KI sagt, das wird gerne vergessen, hat jedoch Potenziale entdeckt und empfiehlt, diese zu heben.
Der finale Zeitplan weist jetzt 3 Varianten aus. Eine davon ist sogar kürzer, als der ursprüngliche Plan ohne Risiken. Genau wegen der Chancen.
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Wie das Team das fand? Sie waren restlos begeistert. „War das effizient, beeindruckend.“ Und 6 Monate später war es eines der smoothesten Projekte, die das Team je gemanagt hat. Und der Invest in die frühe Phase des Projekts war lange nicht so aufwendig, wie es früher noch gewesen wäre.
Was denkst du?
- Würde so ein Vorgehen auch dich und dein Team beflügeln?
- Glaubst du, das Ergebnis wäre besser, als das was ihr heute habt?
- Und wie würde sich die Umsetzung nach so einer Vorbereitung anfühlen?
3. Von der IT-Aversion zum Tekkie und Nerd
Mein aktuelles Lieblingsspielzeug für die kalte Jahreszeit ist meine VR-Brille. Mit ihr versuche ich, allerhand Use Cases zu entwickeln. Erstmal für den Alltag. Zuletzt wollte ich mein Steam Deck damit verbinden, um aus dem Mini-Display eine virtuelle Kinoleinwand zu machen, wenn ich mein Rally-Spiel zocke.
Dafür gibt es sogar Apps, jedoch läuft das Steam Deck auf Linux. Da muss man etwas coden. Ich habe zwar Wirtschaftsinformatik studiert und kann etwas programmieren, doch von Linux habe ich keine Ahnung.
Mit Google, Reddit und YouTube-Videos wäre ich verzweifelt. Doch ChatGPT hat mich so angenehm geführt, dass ich total gehyped war als alles funktionierte.
Am Anfang hat gar nix geklappt, kein einziger Befehl. Eine Fehlermeldung nach der anderen habe ich produziert. Doch die habe ich jedes Mal ChatGPT als Screenshot geschickt. Um dann Stück für Stück mit dem Feedback der KI alles aufzudröseln. Ohne dass meine Motivation droppte. Das muss auch erstmal jemand bei einem Thema schaffen, von dem man keine Ahnung hat.
Wie ich das fand? Gespielt habe ich danach nur ganz kurz, um zu sehen ob und wie es funktioniert. Tadellos! Erzählt habe ich davon wochenlang allen, jedem. So ein krasses Experience war das für mich.
Was denkst du?
- So werden doch Leute ohne jede IT-Affinität zu Tekkies, oder?
- Leute mit IT-Angst werden plötzlich irgendwie zu Nerds, nicht?
- Und auf wie viele Themen im Projekt ist das übertragbar, von denen du eigentlich keine Ahnung hast?
Sobald es nützlich ist, wird es sich durchsetzen.
Was würde dir also etwas nützen?
Fragen und Antworten zu KI als Shortcut im Projektmanagement
1. Was bedeutet Bequemlichkeit im Projektmanagement?
Bequemlichkeit meint hier nicht Faulheit, sondern die bewusste Vereinfachung durch Tools, KI und Automatisierung. Um Zeit und mentale Energie für wirklich wichtige Aufgaben zu gewinnen.
2. Wie kann KI Projektteams unterstützen?
KI hilft, Daten schneller zu analysieren, Risiken zu erkennen, Verträge zu prüfen oder Lessons Learned aufzubereiten. Und so Projekte planbarer und schlanker zu machen.
3. Welche Aufgaben lassen sich durch KI im Projektmanagement automatisieren?
Zum Beispiel Reporting, Protokollierung, Textzusammenfassungen, Risikoidentifikation, Dokumentenerstellung oder Benchmark-Analysen.
4. Wie verändert KI Schnittstellenrollen?
Sie entlastet und ersetzt teils repetitive Aufgaben, sodass Schnittstellenrollen stärker beratend und strategisch arbeiten können.
5. Führt KI zu Jobverlusten im Projektmanagement?
Kurzfristig verändert KI Rollenbilder, langfristig schafft sie neue Aufgabenfelder – insbesondere in Koordination, Datenbewertung und strategischer Entscheidungsunterstützung.
6. Wie gelingt der Einstieg in KI-gestütztes Projektmanagement?
Starte klein: Lass KI einfache Aufgaben übernehmen. Etwa das Formulieren von Meeting-Protokollen oder Risiko-Listen. Von dort aus entsteht schnell Routine und Mehrwert.
7. Was mache ich, wenn das Team KI skeptisch gegenübersteht?
Nutze praxisnahe Erfolgsgeschichten. Zeig, wie Zeitersparnis und Entlastung tatsächlich aussehen – und dass KI kein Ersatz, sondern ein Werkzeug ist.
💡 Mein Tipp für dich
Bequemlichkeit ist kein Makel, sondern ein Indikator für Reife.
Immer dann, wenn ein Prozess vereinfacht, verschlankt oder automatisiert werden kann, steigt die Qualität der Ergebnisse.
Oder wie Hartmut Rosa sagt: „Bequemlichkeit setzt sich immer durch – weil sie Zeit für das Wesentliche schafft.“
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