Wie stelle ich sicher, dass alle das Gleiche verstehen?
10 Tipps für eine gute Meeting-Moderation
Wie viele Meetings moderierst du eigentlich so in einer Woche?
Mehr als 3? Mehr als 10? Noch mehr?
Wenn ich auf meine vergangene Woche zurückblicke, waren es 17 Termine. Einzelgespräche, Workshops, Team-Meetings, Reportings, Präsentationen, Retros, ... und in jeder einzelnen Session war ich zugleich der Moderator.
Eine Kundin von mir brachte es zuletzt auf den Punkt: „Ich bin nur in Meetings.“
Ich kann mir vorstellen, dir geht es recht ähnlich. Und vermute, dir geht es zudem wie den meisten anderen: Du hattest zum Thema Moderation nie ein formelles Training oder gar eine Ausbildung.
Klar, wir sollten die Kirche im Dorf lassen. Das lernt man schon mit der Zeit. Schaut man sich einfach bei denen ab, die es gut machen. Nur die Wirklichkeit zeigt auch ...
Auf gleiche Weise schleifen sich leider auch absolute No-Gos ein.
Hier ein paar häufige Beispiele:
- Am Beamer oder über den geteilten Bildschirm im Online-Call. Es wird ein Dokument geteilt. Das dient der Präsentation und Dokumentation. Bis hierher super.
Doch dann kommt's: In der laufenden Diskussion, beginnt der Moderator, Texte zu formatieren, Kacheln zu verschieben und Farben anzupassen. Welcher Eindruck entsteht? Er ist nicht mehr bei der Sache und ist in der Diskussion ausgestiegen. Mega-gar-keine Wertschätzung.
Deshalb gilt: Kein Formatieren im laufenden Meeting. Das erfolgt im Nachgang! - Zweites Beispiel: Wird eine Frage nicht sofort beantwortet, folgt direkt die nächste Frage. Meist aus Unsicherheit oder Zweifel daran, ob man auch richtig verstanden wurde. Beobachte gerne mal und zähle mit. Die Guten schaffen 10 Sekunden. Die Profis allerdings 30 Sekunden. Und so lange dauert es bei echt guten Fragen auch gerne mal, bis etwas kommt.
Deshalb gilt: 30-Sekunden-Regel nach Fragen – in der Zeit wird geschwiegen! - Genauso oft wirst du erleben, dass in einem Satz gleich 2 oder 3 Fragen gestellt werden. Muss kein Beinbruch sein, wenn die Leute konzentriert bei der Sache sind. Für ein 1:1 ist es also womöglich noch okay, doch im Online-Workshop hängst du damit garantiert alle ab.
Deshalb gilt: Eine Frage nach der anderen!
Sehr wahrscheinlich fallen dir jetzt weitere No-Gos ein. Und du bist froh, immer mal Feedback und Tipps von anderen bekommen zu haben. Geht mir auch so. Und die Sammlung will ich heute mal mit dir teilen.
Zudem hatte ich das Glück, in den Genuss einer guten Ausbildung gekommen zu sein. Bereits in meinem allerersten Job. Dann sehr intensiv in den Beratungszeiten. Und später im Rahmen meiner Ausbildung als Trainer und Coach.
👉 Pssst! Zusammenarbeit ist so viel mehr als nur ein Buzzword in meinem Leben, ich habe sogar ein Buch über Moderne Zusammenarbeit geschrieben.
Mein No. 1 Tipp: Wirklich richtig hinhören und die Leute beim Wort nehmen.
Viel zu oft wird paraphrasiert, interpretiert und ausgelegt. Manchmal noch schlimmer: dann wird direkt die eigene Erfahrung drübergestülpt. Das kann Methode haben und bspw. beim bewussten Spiegeln, Kontrastieren oder Provozieren durchaus nützlich sein. Doch meistens überprägt es die Original-Aussage und verzerrt sie.
Pass mal auf, was passiert, wenn du O-Töne dokumentierst oder rezitierst. Wahre Wunder, wie du feststellen wirst.
Erstens ist es eine Demonstration dessen, dass du wirklich zuhören kannst. Und zweitens ist es ein riesen Zeichen der Wertschätzung. Es sagt: Ich bin ganz bei dir. Mich interessiert, was du GENAU zu sagen hast.
Das sind die meisten nicht gewohnt. Wenn sie nicht auf den Schlag begeistert sind, wirst du hören „Hab ich das echt so gesagt? Ich meinte damit allerdings dies und das ... “ . Und dann kommt die Dankbarkeit. Denn jetzt hast du die wahre Bedeutung und damit Tiefe im Gespräch.
Ich könnte darüber Stunden berichten. Für heute teile ich einfach mal noch 7 tolle, weitere Tipps, die mir tagtäglich nützliche Diener sind.
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Hier meine erlesene Auswahl:
- Keine Wertung! Jeder Beitrag zählt und gehört wertgeschätzt. Sonst unterbleiben sie bald. Dann leider auch die schlussendlich entscheidenden.
- Immer wieder unterstreichen, warum wir zusammensitzen. Viele Meetings fransen aus, weil zwar der Anlass, aber eben nicht die Zielsetzung klar ist.
- Wissen, wer wozu im Meeting sitzt. Was hoffentlich direkt oder indirekt auf die Zielsetzung einzahlt.
- Check-in und Sounding zu Beginn, um zu klären, ob alle aufnahmebereit sind. Meist sind sie es nicht, weil sie ja vor einer Minute noch in einem anderen Meeting hingen.
- Identifizierte „Spannungen“ transparent machen. Denn Konflikte tackelt ihr möglichst früh. Trau dich, das Offensichtliche anzusprechen. Dann machen es auch andere. Achte dabei auch auf die Körpersprache.
- Partizipation aller fördern. Im schlimmsten Fall bist du die einzige Person, die darauf achtet, dass sich auch alle einbringen. Was ja wünschenswert ist, wenn Punkt 1 (siehe oben) gilt.
- Einheitliches Verständnis sicherstellen. Verstehen wir dasselbe unter bestimmten Begriffen. Mein Lieblingsbeispiel ist ‚Agilität‘. Darunter wird selten dasselbe verstanden.
The list goes on. Für den Moment hast du jedoch sehr wahrscheinlich schon etwas identifiziert, an dem du arbeiten kannst. Oder worauf du bei der nächsten Moderation bestehst. Super, one step at a time.
Und außerdem gilt das folgende Comic ja auch für mich ... 😉
Fragen und Antworten zum Thema Moderation
Was macht eine gute Meeting-Moderation im Projektmanagement aus?
Eine klare Zielsetzung, strukturierte Gesprächsführung, aktives Zuhören, Beteiligung aller und ein respektvoller Umgang mit Beiträgen.
Warum ist aktives Zuhören so wichtig in der Moderation?
Weil sich Teilnehmende gesehen und ernst genommen fühlen, Missverständnisse reduziert werden und echte Tiefe in der Diskussion entsteht.
Welche typischen Fehler passieren bei der Moderation?
Mehrere Fragen auf einmal, fehlende Pausen nach Fragen, Live-Formatierungen am Bildschirm, keine Zielklärung und Beiträge werden bewertet oder abgebügelt.
Wie kann ich mehr Beteiligung in Meetings erreichen?
Durch klare Einladung zur Mitsprache, offene Fragen, Check-ins. Außerdem durch aktives Nachfragen bei Stille und dadurch, dass du eine Atmosphäre ohne Abwertung schaffst. Einen Safe-Space mit psychologischer Sicherheit.
Wie stelle ich sicher, dass alle vom Gleichen sprechen?
Indem du Begriffe explizit klärst und für zentrale Aussagen ein einheitliches Verständnis schaffst und z. B. nachfragst: „Verstehen wir darunter alle dasselbe?“
💡 Mein Tipp für dich
Mach nach jedem wichtigen Meeting eine 3-Minuten-Selbstreflexion mit diesen zwei Fragen:
- Was hat heute in meiner Moderation gut funktioniert?
- Was würde ich beim nächsten Mal anders machen?
So entwickelst du deine Moderationskompetenz ganz nebenbei von Termin zu Termin weiter.
Du hast noch Fragen, einen Spezialfall vorliegen oder möchtest dich mit mir austauschen? Keine falsche Scheu, klick gerne in meinen Kalender rein und vereinbar einen kostenlosen Ersttermin mit mir. Oder schreib mir eine Mail an chris(at)pm-botschaft.com.
