Wie identifiziere ich Verschwendung im Projekt, um sie zu vermeiden?
Lean-Prinzipien im Projekt anwenden: Die 9 Quellen der Verschwendung analysieren
Wie gelingt es dir, ein Team dazu zu motivieren, kontinuierlich besser zu werden?
Mit dieser Frage kam vor vielen Jahren die Leiterin eines PMO aus der Lebensmittelbranche auf mich zu. Sie wollte es schaffen, einen Spirit in ihr Team von Projektleitenden zu tragen, der über die Zeit zu immer besseren Ergebnissen und mehr Wirkung führt. Bei gleichem Ressourceneinsatz.
Doch die anfänglichen Versuche blieben erfolglos.
Dabei waren ihr bereits so viele Dinge aufgefallen, die man hätte besser machen können. Das Team stimmte auch zu und nickte. Nur es geschah nichts.
Bis sie es rumdrehte!
Der Key: eine Liste mit den 9 Quellen der Verschwendung
Sie legte ihrem Team einen Zettel hin. Auf dem Zettel war auf der linken Seite eine Spalte mit den 9 Quellen der Verschwendung mit einigen Beispielen aufgeführt. In der Spalte rechts daneben war eine Menge Whitespace und die Aufforderung, sein Projekt auf die 9 Quellen der Verschwendung hin zu überprüfen.
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Schlüsselfrage: Wo lasst ihr Zeit oder Nerven liegen?
Stichpunktartig sollten die jeweiligen Gedanken zum eigenen Projekt notiert werden. Nach 10 Minuten bat die Chefin ihre Teammitglieder, die Top 3 Stichpunkte zu markieren, bei denen sie am meisten Zeit und Nerven liegen lassen. Inklusive Schätzung, wie viel Zeit das pro Woche kostet.
Dann fragte sie: „Wer will, dass sich an diesen Punkten etwas ändert?“
Alle Arme gingen hoch. Dann wurde sich neugierig darüber ausgetauscht, wer welche Punkte identifiziert hat. Manche Themen wurden sogar mehrfach genannt. Und erste Ideen, was man daran verbessern oder einmal versuchen könnte, wurden auch direkt ausgetauscht.
Dann sagte Sie: „Bei den Punkten, wo ihr alleine nicht weiterkommt, unterstütze ich.“
Und alle anderen Themen geht ihr entweder selbständig oder mit euren PL-Kolleg:innen zusammen an. In den künftigen Teammeetings unterhalten wir uns über eure Fortschritte, wie viel Zeit ihr damit eingespart habt und was wir mit der gewonnenen Zeit machen.
Über die Zeit wurden fortan sukzessive und systematisch kleine und große Hürden aus dem Weg geräumt, Prozesse verändert, Features in Tools angepasst, Vereinbarungen an Schnittstellen getroffen, Verantwortlichkeiten geklärt, Prioritäten verschoben, Regeln der Zusammenarbeit geschärft, usw.
Der Spirit war von innen geweckt.
Highlights waren sicher Dinge wie:
- fehlende Single-Source-of-Truth
- way too much information
- schlechte Dokumentation
- langes Warten auf Feedback/Rückmeldungen
- ausbleibende Entscheidungen
- Schattentabellen und viel manuelles Copy-Paste trotz Tools
- Falsche Daten als Input
- fehlende Vorlagen und immer wieder Starten auf der grünen Wiese
- keine Verfügbarkeit trotz Zusagen
- nicht kommunizierte Due Dates
Du möchtest den vollständigen Zettel?
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Spart Zeit, versprochen!
Happy Verschwendung vermeiden und Nutzen/Mehrwert/Wirkung optimieren im Team!
Was kann ich mit der Tabelle „Muda-/Verschwendungsanalyse“ jetzt machen?
Als erstes identifizierst du auf der linken Seite der Tabelle die Ursache bzw. Quelle der Verschwendung:
- Überproduktion:
Überflüssige Anforderungen, Ergebnisse, Informationen (Gold Plating, Scope Creep) - Unterarbeitung:
Oberflächliche Abarbeitung, unzureichende Doku und Kommunikation - Unnötige Bewegung:
Unnötige Reisen, Änderungen, Iterationsschleifen, Unterbrechungen, Störungen - Leerlaufzeiten:
Warten auf Entscheidungen, Input, Informationen, Feedback, Daten, fehlende Single-Source-of-Truth - Lange Prozessketten:
Zu viele Schnittstellen und Übergaben, fehlende Automatisierungen, zu viele Meetings - Fehlweisung:
Zu viele Schnittstellen und Übergaben, fehlende Automatisierungen, ineffizientes Outsourcing, lange Unterschriftenläufe - Defekte:
Unklarheit über bzw. Ignorieren von Fehlern, fehlerhafte Infos (sh*t in & sh*t out; hast du alles, was du brauchst, um deine Arbeit zu verrichten?), lähmende Konflikte - Ungenutztes Potential:
Nicht eingebrachte Skills, verlorengegangenes Wissen, keine Templates/ Vorlagen/Checklisten - Fehlallokationen:
Fehlende Verfügbarkeit, Kompetenzen, Ressourcen/Mittel/Budget, unzureichendes Skill-Set
Und dann geht ihr auf die Behebung dieser Verschwendungspunkte ein, one by one.
Und zwar indem ihr Schmerzpunkte herausarbeitet, die verlorene Zeit in Stunden schätzt und dann Maßnahmen definiert ... oder zumindest Verbesserungsvorschläge und Versuche ausarbeitet.
Ihr rockt das!
Vergesst nie, dass ihr jederzeit was reißen, zusammen etwas verändern und insgesamt etwas bewirken könnt!
Fragen und Antworten zur Muda-Analyse bzw . Verschwendungsanalyse:
Welche Arten von Verschwendung treten in Projekten häufig auf?
Zum Beispiel:
- fehlende Single-Source-of-Truth
- manuelles Copy-Paste trotz Tools
- lange Entscheidungswege
- unklare Verantwortlichkeiten
- Informationsüberflutung
- Wartezeiten auf Feedback
Was ist Kaizen im Projektkontext?
Kontinuierliche Verbesserung durch kleine, systematische Schritte; idealerweise initiiert vom Team selbst.
Wie motiviere ich ein Team zur Verbesserung?
Indem du es selbst Verschwendung identifizieren lässt. Jede:r hat da häufig einen anderen Blick und andere Pain Points. Ownership etwas daran zu ändern entsteht nicht durch Vorgaben, sondern durch Selbstenterkenntnis.
Warum scheitern viele Verbesserungsinitiativen?
Weil sie top-down verordnet werden. Lean wirkt am stärksten, wenn der Spirit von innen entsteht. Ownership, Value Creation und Engpass also zusammenfallen.
Wie steigert Lean den Kundennutzen?
Durch Eliminierung unnötiger Tätigkeiten wird Zeit frei, die ihr für Qualität, Wirkung und echte Wertschöpfung viel sinnvoller einsetzen könnt.
💡 Mein Tipp für dich
Stell nicht die Frage: „Was läuft schlecht?“ sondern: „Wo verlieren wir Zeit und Nerven?“
Diese Perspektive:
macht Probleme konkret
erzeugt emotionale Betroffenheit
schafft Ownership
und bringt sofort Energie ins System
Lass das Team die Top 3 Zeitfresser markieren, inklusive Zeitschätzung pro Woche.
Wenn Zeit sichtbar wird, entsteht Motivation zur Veränderung.
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