Wie vermeide ich Dauerstress im Job?
Spontaneität und Fokus gegen Unproduktivität.
Wie viel Platz ist in deinem Leben eigentlich für Spontaneität?
Ganz bewusst frage ich nach deinem Leben und nicht ausschließlich nach deinem Arbeitsalltag. Denn mir ist mal wieder etwas im Alltag passiert, was sich ganz herrlich aufs Projektmanagement übertragen lässt.
Lust auf eine Geschichte?
Es geht darin mal wieder um meinen Sohnemann. Und DEN Anruf, den niemand als Eltern bekommen möchte: Der Kindergarten meldet sich am Vormittag „Können Sie Ihr Kind abholen? Es ist etwas passiert!“
Freeze!
Geschehen erst diese Woche. Und weil das, was dann passiert ist, mir so viel vor Augen geführt hat, möchte ich es direkt mit dir teilen.
Mein Sohn war gestürzt, Gesicht voraus, Blut überall. Die gute Nachricht: sie konnten ihn gut erstversorgen, ein Arzt war nicht nötig und er hatte sich auch schon wieder beruhigt. Mochte allerdings trotzdem von Mama oder Papa abgeholt werden.
„Ich bin in spätestens 15 Minuten da!“ war meine Antwort, und hab mich direkt aufs Radl gesetzt und der Mama noch eine Nachricht hinterlassen. Als ich ihn abholte, saß er mit einer Erzieherin beim Lesen über einem Buch, Kühlakku überm Mund, ganz in sich gekehrt. Und erleichtert, dass Papa da ist.
Ganz in Ruhe haben wir dann zusammengepackt, mit der Erzieherin nur das Essenzielle besprochen und sind dann zusammen nach Hause. Am Ende war alles gut und es gab Schokoeis zum Trost und Kühlen der Oberlippe von innen.
Was mich die ganze Situation gelehrt hat:
- Ich war noch beim ersten Klingeln am Telefon.
- Ich hatte keinen Termin und keine dringende Arbeit zu erledigen.
- Und war damit sofort und spontan verfügbar.
- Ohne einen einzigen Gedanken in Richtung „sh*t, dann erstmal dem Kunden absagen“ oder „dann kommst du jetzt nicht zu dem und dem“
- Aka, keine Wettbewerbssituation im Kopf.
- Kein natürlich Da-sein und Helf-wollen mit Abstrichen.
- Keine extra Willenskraft, weil erst mal Depriorisieren angesagt ist.
- Voller Fokus und volle Energie auf das Kind und dessen Bedürfnisse.
- Wirklich alles stehen-und-liegen-lassen können, ohne schlechtes Gewissen.
- Kein „Ich komme so schnell wie möglich, ABER ...“
So spontan zu sein, darf kein Luxus sein!
Mich macht das unglaublich glücklich und ich empfinde das als sehr beruhigend, dass so mein Arbeits- und Privatleben aussieht. Kein Hetzen von Termin zu Termin. Keine Überforderung mit 10 Prio-1-Aufgaben gleichzeitig, die alle hätten schon längst fertig sein sollen.
Sondern Raum und Zeit zum Atmen, zum Sortieren, zum Gestalten, zum Innehalten, auch mal Nichtstun und wirken lassen. Und vor allem Zeit, um auch für andere da zu sein.
Für viele leider ein Luxus, der, wenn überhaupt, an Wochenenden oder im Urlaub realistisch ist.
Sorry, keine Zeit!
Die Realität vieler sieht insbesondere in der Arbeit so aus, dass wenn jemand um Hilfe und Unterstützung bittet, wir entweder so voll mit eigenen Themen sind, dass wir mit „Sorry, keine Zeit!“ abwinken oder unser Helfergen anspringt, wir schnell husch-husch unser Bestes tun und hinterher ein doppelt schlechtes Gewissen haben, weil wir doch nicht richtig geholfen haben und unsere Themen jetzt auch liegengeblieben sind.
Und ganz oft steckt hinter dem Wunsch nach mehr Zeit gar nicht so das Schneller-Höher-Weiter, oder reines alles-gut-und-zuverlässig-fertigbekommen, was auf unserem Tisch liegt. Nein, statt Leistung und Erfolg unterhalten wir uns in meinen Zeitmanagement- und Produktivitäts-Modulen mehr über (alles O-Töne meiner Kunden):
- Mehr Fokus i. S. v. Zeit für Deep Work
- Auch mal ungestört Zeit zum Nachdenken haben
- Mal in Ruhe an was arbeiten können
- Überhaupt mal richtig in den Flow finden
- Endlich zu wirklich wichtigen Dingen kommen
- Endlich an den Problemursachen arbeiten, statt immer nur die Folgen zu bekämpfen
- Freizeit für die eigene mentale Gesundheit
- Ohne sich allein in Meetingräumen wegzusperren
- Ohne sich im Homeoffice verstecken zu müssen
- Mehr präsent zu sein im Hier und Jetzt und wirklich zuhören zu können
- Echte Downtime und den Kopf frei kriegen
- Abschalten können statt Arbeit als ständigen Begleiter im Hinterkopf / sogar im Schlaf
Und eben auch mehr Spontaneität und Pufferzeiten für Ungeplantes. Oder im privaten Kontext, Hobbies, Familie, Freunde.
Leider sind wir oft bis zum Anschlag ausgelastet oder in der Arbeit verplant. Arbeiten ab. Funktionieren. Reagieren dann, wenn Zeit wäre, eher mit Ablenkung (Netflix), Vermeidung (geht ja eh allen so) und Kompensation (Sport und Ruhesuchen in der Erschöpfung).
Mehr davon? Geballtes Wissen, locker und humorvoll verpackt, 1 x die Woche, ohne erhobenen Zeigefinger: Das Beste aus meinen persönlichen Erlebnissen, verbunden mit praktischen Projekt-Tipps bekommst du in meinem persönlichen Newsletter. Ganz einfach jetzt anmelden und jede Woche Projektmanagement-Botschaft-News erhalten.
Ein Rechenbeispiel:
Nehmen wir an, ein Sonderthema dauert geschätzt einen Tag.
- Jemand der/die 100 % frei ist, wäre an einem Tag fertig.
- Jemand der/die 50 % ausgelastet ist, bräuchte 2 Tage.
- Jemand der/die 80 % ausgelastet ist, eine Woche.
- Jemand der/die 99 % ausgelastet ist, ca. 100 Tage.
Ein 1-Tages-Projekt, 100 Tage. Völlig insane. Und in der Realität sind wir 120 % ausgelastet. Haben also eigentlich gar keine Zeit.
Und dahin geht der Durchsatz. Alles wird ständig geschoben. Und sogar das Schieben beansprucht unsere Zeit durch ständiges Umorganisieren und Neu-Abstimmen. Katastrophe!
Das ist also die Stelle für mein Plädoyer für mehr Mut:
- Hab Mut, Dinge wegzulassen.
- Hab Mut, weniger Dinge gleichzeitig zu machen.
- Hab Mut, nur die Dinge zu machen, die du wirklich gut kannst und Freude dabei hast.
- Hab Mut, dich konsequent weiterzubilden, auch wenn die Effekte nicht instant eintreten.
- Hab Mut, Nein zu sagen und dich abzugrenzen von Dingen, die nicht auf deinen Tisch gehören.
- Hab Mut, zu delegieren und zu vertrauen.
- Hab Mut, sogar Verantwortung abzugeben.
- Hab Mut, Loszulassen und Zuzulassen.
- Hab Mut. dich auf deine eigene Intuition verlassen zu können.
Und hab Mut für den Ralitäts-Check, um zu erkennen, dass dein Zeiteinsatz und dein Erfolg nicht in direkter Abhängigkeit zueinander stehen.
Weniger ist nicht Stillstand.
Weniger ist oft mehr Fokus. Weniger ist nicht schlecht, sondern bringt meist Verfügbarkeit für die Möglichkeiten entlang des Weges. Chancen, die wir sonst verpassen, weil der Blick nicht gehoben, sondern mit ToDos versperrt ist.
Limitiere deine Zeit zur Not künstlich.
Aber deutlich! Versuch mal dasselbe in 20 statt 40 Stunden zu schaffen. Weil du dich mit Freunden verabredest, den überfälligen Kontrollbesuch beim Zahnarzt direkt mit einer Zahnreinigung kombinierst. Und zwar während der Arbeitszeit. Weil du deinem Kind einen Pausetag im Kindergarten gönnst und ins Schwimmbad fährst.
Denn dieses Weniger an Zeit zwingt dich, smarter zu sein.
Dinge ganz grundsätzlich anders anzugehen. Neue Wege zu finden. Und sogar zu erkennen, wo deine Use-Cases für die KI liegen, die dir die Arbeit abnimmt. Oder einfach nur festzustellen, dass du dies und jenes nicht geschafft hast, und davon die Welt auch nicht untergeht.
Fragen & Antworten zum Thema „Spontaneität im Projekt“
Warum fehlt vielen Menschen Spontaneität im Alltag?
Weil Kalender, Meetings und Dauerbelastung jede freie Kapazität auffressen und kein Raum für Ungeplantes bleibt. Oder angesichts strenger Vorgaben und Pflichten gar kein Handlungsspielraum mehr vorhanden ist.
Warum ist Überlastung so problematisch?
Hohe Auslastung reduziert Fokus, Durchsatz und Entscheidungsqualität und verlängert Aufgaben oft massiv.
Was bedeutet Deep Work?
Ungestörtes, konzentriertes Arbeiten an wichtigen Themen ohne permanente Unterbrechungen.
Warum ist weniger oft produktiver?
Weil weniger parallele Themen mehr Fokus, bessere Qualität und schnelleren Fortschritt ermöglichen.
Wie hilft künstliche Zeitbegrenzung?
Sie zwingt dazu, smarter zu priorisieren, Ballast wegzulassen und effizientere Wege zu finden. Oder ganze Systeme infrage zu stellen.
Welche Rolle spielt Spontaneität im Projektmanagement?
Spontaneität schafft Verfügbarkeit für Probleme, Chancen und echte Unterstützung im entscheidenden Moment.
💡 Mein Tipp für dich
Plane nicht jede Minute voll.
Pufferzeiten sind keine Ineffizienz, sondern sie schaffen Fokus, Präsenz und echte Handlungsfähigkeit.
Du hast noch Fragen, einen Spezialfall vorliegen oder möchtest dich mit mir austauschen? Keine falsche Scheu, klick gerne in meinen Kalender rein und vereinbar einen kostenlosen Ersttermin mit mir. Oder schreib mir eine Mail an chris(at)pm-botschaft.com.
